Как выставить счёт на оплату и счёт-фактуру от индивидуального предпринимателя

документы на столе

В работе каждого бизнесмена наступает час, когда пора получать с клиента оплату за проделанную работу, проданный товар или предоставленную услугу. Оплате часто предшествует выставление счёта. Несмотря на то что выпуск этого документа по закону не является обязательным, большинство владельцев бизнеса всё же предпочитают использовать его в работе с тем, чтобы упорядочить процесс поступления платежей. Начинающим предпринимателям полезно будет узнать, как можно легко, быстро и корректно сформировать этот документ, а также как доставить его клиенту.

Что такое счёт на оплату

Счётом традиционно называют документ, в котором содержатся базовые сведения о прошедшей между сторонами сделке (поставляемые товары или услуги и их стоимость), а также реквизиты банковского счёта для проведения оплаты. Счёт обычно составляется продавцом товара либо лицом, оказывающим услугу, и служит для сообщения клиенту того факта, что пора переводить оплату за выполненные работы либо поставленные товары.

Стоит отметить, что законодательство не обязует индивидуальных предпринимателей выставлять счета на оплату и вообще хоть как-то использовать этот документ в работе. Однако большинство бизнесменов предпочитают всё же работать с применением счетов, поскольку это позволяет систематизировать поступающие платежи. Однако в некоторых ситуациях выставление счёта является непременным обязательством поставщика. Так, счёт должен быть выставлен в любом случае, если:

  • сумма, подлежащая оплате, не прописана в договоре между сторонами (ярким примером такой ситуации является расчёт за оказанные коммунальные услуги);
  • в самом договоре прописано требование выставить счёт.

Как создать счёт на оплату

Счёт на оплату может быть оформлен в произвольной форме, однако в нём обязательно должны быть указаны следующие сведения:

  • реквизиты предпринимателя (Ф. И. О., ИНН, адрес регистрации);
  • реквизиты банковского счёта;
  • регистрационные данные самого документа (номер счёта и дата его выставления);
  • перечень оказанных услуг либо поставленных товаров с указанием стоимости;
  • итоговая сумма к оплате.

Бизнесмены, работающие с применением общей системы налогообложения, должны указывать в счёте сумму, с которой будет уплачен НДС, а также полную сумму с учётом этого налога.

Процесс непосредственного создания счёта не должен вызвать затруднений. Для подготовки этого документа можно использовать любую программу для работы с офисными документами (например, Microsoft Word или его бесплатный аналог OpenOffice, Microsoft Excel или бесплатный табличный редактор от Google). Самый простой способ заключается в том, чтобы скачать в интернете шаблон счёта, а затем изменить данные в нём на релевантные сделке. Сформировать счёт одним нажатием кнопки можно и в специализированных бухгалтерских программах, если таковые применяются на предприятии.

Существуют и онлайн-конструкторы счетов на оплату. Эти конструкторы легко находятся по запросу «составить счёт онлайн». При формировании счёта онлайн достаточно ввести в поля формы необходимые данные, а затем сохранить результат своей работы в формате doc или pdf.

Онлайн-конструктор счёта на оплату
Сформировать счёт на оплату легко онлайн

Счёт не обязательно даже распечатывать. Можно отправить его клиенту в электронном виде по e-mail. Если же счёт всё же необходимо распечатать, это можно сделать как на обычном листе А4, так и на фирменном бланке предприятия.

Образец счёта на оплату
Счёт на оплату может быть оформлен в произвольном виде

Порядок выставления счёта

Счёт можно выставлять и как самостоятельный документ, и как документ, привязанный к заключённому между сторонами договору. Счёт традиционно выпускается в двух экземплярах по одному для каждого из участников сделки. Сформированный документ необходимо направить плательщику либо по электронным каналам, либо в бумажном виде. Оплата по счёту может выполняться как в безналичной форме, так и наличными деньгами. Однако чаще всего счета используются именно при безналичных расчётах. Сроки выставления счёта могут варьироваться, документ может быть сформирован как до, так и после оказания услуг или поставки товаров.

Чтобы выставить счёт организации, необходимо заключить с ней договор о поставке товара либо о предоставлении услуги. Выставить счёт физическому лицу можно как с заключением договора, так и без него. Допускается выставление счёта и в электронном виде.

Строго говоря, указание в счёте сроков оплаты ни на что не влияет. Обязательства по оплате возникают не в момент создания счёта либо направления его плательщику, а само наличие счёта не является обязательным требованием для проведения оплаты. Кроме того, не обязательно ставить на счёте подпись руководителя компании или печать организации.

Видео: как выставить счёт

Может ли ИП выставлять счёт-фактуры при работе с НДС

Существует также отдельный документ, название которого созвучно со счётом и звучит как счёт-фактура. В отличие от простого счёта, речь о котором шла выше, счёт-фактура оформляется по строго определённой форме и является необходимым документом для компаний, которые обязаны уплачивать налог на добавленную стоимость (НДС). В настоящее время используется форма, заданная постановлением Правительства России № 1137 от 26 декабря 2011 года. Формат документа может быть печатным либо электронным.

В счёт-фактуре должны быть обязательно отражены следующие данные:

  • реквизиты документа (название, дата и место составления, номер по порядку);
  • сведения о сторонах, участвующих в сделке (продавец, грузоотправитель, покупатель, получатель);
  • валюта, в которой выполняются расчёты;
  • подробные сведения о поставляемом товаре или оказываемой услуге;
  • строка с итоговой суммой и количеством товаров или услуг;
  • подписи ответственных лиц с указанием ФИО и занимаемой должности.

В фотогалерее далее приведён пример оформления счёта-фактуры.

Фотогалерея: образец оформления счёта-фактуры

Согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ, в графе «подпись» на счёт-фактуре должны стоять автографы руководителя организации, а также главного бухгалтера. Допускается и подпись иных лиц, если их полномочия подтверждены соответствующими доверенностями от организации.

Видео: что такое счёт-фактура

Счёт не является обязательным документом в системе документооборота предприятия, однако его использование помогает наладить учёт на предприятии. Не стоит путать счёт и счёт-фактуру. Оформление счёта-фактуры является непременным требованием для компаний, обязанных выплачивать НДС. При оформлении последнего документа необходимо учитывать и изменения в законодательстве, поскольку ошибки в оформлении счёта-фактуры могут привести к проблемам с фискальными органами.