Лучшие программы для бухучёта ИП на УСН в 2018 — сравнение их плюсов и минусов

Бух. учёт

Начиная своё дело или развивая его, индивидуальные предприниматели, как правило, сталкиваются со множеством формальных вопросов. Первый и обязательный вопрос — налоговый учёт. И отметим: у упрощенцев он не так прост, как кажется на первый взгляд. Но эта тема — отдельный разговор. А вот нужен ли ИП бухгалтерский учёт при ведении бизнеса — решать только коммерсанту. Мы подобрали наиболее популярные компьютерные программы, которые помогут упрощенцу вести бухучёт на своём предприятии. И сравнили их преимущества и недостатки.

Нужно ли вести бухгалтерский учёт ИП

Основной документ, который регулирует ведение бухучёта, — нормативный акт №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011. Согласно этому документу, бухгалтерский учёт обязаны вести только субъекты, обладающие статусом юридического лица. Этот же ФЗ чётко декларирует, что требование ведения бухучёта не распространяется на индивидуальных предпринимателей, вне зависимости от того налогового режима, который они применяют.

При этом законодательство не запрещает предпринимателю вести свою бухгалтерию, если этого требует внутренний финансовый контроль микропредприятия. Другое дело, что в отличие от налоговой отчётности, этот документ не будет являться подтверждающим документом ни при расчётах налогообложения, ни при отчётности по страховым взносам, ни по каким-либо другим фискальным вопросам. Это только помощник для бизнеса.

Это будет строго реестр для внутреннего контроля и аналитики. Поэтому вопрос: какие функции бухучёта нужно использовать при ведении своего дела зависит только от специфики бизнеса. Вести бухгалтерский учёт ИП может в любом, в том числе и в упрощённом, виде.

Из этого следует, что вести бухучёт коммерсант может, используя любой ресурс, который ему самому кажется удобным. И, разумеется, тем, который согласуется со спецификой его бизнес-деятельности: бухучёт при оказании упрощенцем услуг будет существенно отличаться от бухучёта торговой точки. Главное условие при выборе программы учёта — чтобы она давала максимально полную картину о деятельности малого бизнеса.

Разберёмся, чем бухгалтерский учёт может помочь ИП на упрощёнке:

  1. Анализ финансовых потоков — так называемый на языке бухгалтеров дебет/кредит.
  2. Максимально полная и прозрачная финансовая картина текущей бизнес-деятельности для самого ИП.
  3. Более точный прогноз и стратегическое планирование последущих периодов.
  4. Подготовка к декларированию, точность данных и расчётов в главном налоговом отчёте. Причём сервисы распознают технические ошибки и дают ссылки на законодательство.
  5. Корректное ведение учёта и отчётности по персоналу, подготовка справок (2-НДФЛ, 6-НДФЛ и пр.), отчётов в ПФР, ФСС. К примеру, на основе начислений и удержаний, указаных по работникам в бухгалтеском сервисе, данные в отчёте 4-ФСС формируются автоматически.
  6. Точный расчёт зарплаты работникам ИП, а также выплат по НДФЛ сотрудников.
  7. Начисление больничных, отпускных своему персоналу.
  8. Основная масса программ бухучёта даёт возможность формировать и отправлять отчётность в контролирующие ведомства.
  9. Проведение онлайн-сверок с фискальным регулятором, внебюджетными фондами.
  10. Автоматические напоминания о сдаче отчётности контролёрам.
  11. Возможность работы по всем направлениям бухучёта и налоговой отчётности с нескольких компьютеров и на удалёнке.

Заметьте, что вести налоговый учёт должны вести все частные бизнесмены, зарегистрированные в Едином реестре предпринимательства, вне зависимости от того, ведёт ли ИП бухучёт или нет. То есть Книга учёта доходов и расходов для ИП — обязательный атрибут при ведении бизнеса. Здесь выбора нет.

Таким образом, очевидно, что ведение бух. учёта несёт на себе две основные функции:

  1. Ведение учёта серьёзно помогает, когда в штате упрощенца есть наёмный персонал. Что ведёт к регулярной развёрнутой отчётности, требующей постоянной скрупулёзной фиксации нескольких показателей одновременно.
  2. Контроль и аналитика всех бизнес-процессов.

Как вести бухучёт в программе Excel

Это самый элементарный способ ведения учёта. Однако этот вариант требует от пользователя хотя бы минимальных знаний по работе в Эксель. Научиться выставлять автосуммы, макросы, формулы можно и самостоятельно. Досточно использовать подсказки, выдаваемые программы в справках, и знать самые простые правила составления формул.

Чтобы ответить на вопрос: удобно ли вести полноценный бухгалтерский учёт в стандартном Экселе (Microsoft Excel), нужно обратиться к двум ключевым положениям, которые формулируют сущность бухгалтерского учёта:

  1. Формально бухучёт — запись всех торговых, финансовых операций в хронологической последовательности.
  2. Причём запись на счета ведётся дублирующая: если в одном месте прибыло, значит, в другом — убыло. Это принцип дебет/кредита, от которого бух. учёт не может отклоняться

Заметим, что в бухучёте есть перечень определённых пунктов, которые ИП на УСН обязательно должен учитывать:

  • номенклатура бизнеса — материалы (ТМЦ), товары и услуги, которые производит и закупает частное предприятие;
  • поступающая выручка;
  • расчёты с поставщиками;
  • расчёты с покупателями;
  • сумма налога, для выплаты в бюджет;
  • обязательные страховые взносы.

Таким образом, в эксель-таблице нужно будет разносить в разные столбцы все первичные документы в разбивке: доход/расход. И очень аккуратно относиться к ведению учёта по принципу двойной записи. Это, в свою очередь, требует от пользователя высокого уровня организованности и регулярного внесения данных. Причём если у предпринимателя в течение месяца проходит большое количество хозяйственных операций, нужно ежедневно разносить каждый документ, чтобы не запутаться впоследствии.

Окно с таблицей Эксель с бухучётом ИП
В таблице Excel в разных блоках разносятся доходы и расходы ИП, в итоге автоматически рассчитывается автосумма (итого)

Нужно учесть, что настройки Экселя позволяют упростить формирование учёта. Можно настроить аналитику, в том числе диаграммы, графики доходности и затрат, компоновать доли при учёте конкретных показателей, например, посмотреть, сколько в структуре расходов составляет зарплата наёмных работников упрощенца или увидеть, какое направление бизнеса приносит больший валовый доход. Настроив макросы, можно одним кликом схлапывать ненужное и вычленять нужную информацию (например, группировать учёт за месяц, неделю). Главное — научиться общаться с программой.

Можно попросить знакомого, который сразу настроит все формулы и макросы. Тогда бизнесмену останется только регулярно вносить цифры.

Резюмируя ведение бухучёта в Excel, отметим: вести бухучёт здесь можно. Но только если у предпринимателя небольшой штат работников, и у него проходит незначительное количество операций в месяц. Только тогда работа в программе не будет отнимать много времени.

Плюс этого варианта — не нужно ни за что платить, программа автоматически уже заложена в функционал Microsoft. Если правильно настроены формулы, Еxcel всё автоматически рассчитывает (например, ставку на налогу на зарплату, итоговый результат дебета/кредита за каждый день или месяц и пр.). Надо просто научиться работать в программе и периодически проверять формулы.

Из минусов: Эксель не сможет проверить контрольные цифры (к примеру, правильно ли ИП посчитал налоговый сбор), не отправит отчёт налоговикам, не проведёт акт сверки по расчётам с фискальным контролёром или фондом и пр. То есть всё, что касается функционала учёта, он здесь очень ограничен.

Всё-таки куда проще и удобнее пользоваться уже готовыми программами. Тем более, сегодня есть и платные программы, их стоимость зависит от того функционала, который заложен в учёт, и бесплатные, особенно распространено пробное бесплатное обслуживание не несколько месяцев. Есть и программы учёта, которые даются ИП в подарок от банков при открытии у них расчётного счёта. Что актуально для тех упрощенцев, кто только планирует открытие своего дела.

Бесплатные программы для ведения бухучёта

Для тех предпринимателей, кто не хочет покупать сервисы для ведения бизнеса, на рынке представлен выбор из нескольких популярных программ, которые помогают эффективно вести бухгалтерский учёт. Рассмотрим наиболее распространённые, тем более что функционал у многих из них идентичен.

Программа ФНС РФ — Налогоплательщик ЮЛ

Этот онлайн-сервис не так давно разработан и рекомендован Федеральной налоговой службой РФ и даётся в пользование частному бизнесу абсолютно бесплатно. Достаточно загрузить с онлайн-портала фискального регулятора определённые программные средства (тоже бесплатно). Главное, чтобы на компьютере пользователя были соблюдены основные системные требования (основна масса ПК сегодня полностью соответствует им):

  • версии Windows, Linux должны обладать 512 Мбайт оперативной памяти;
  • монитор должен быть с разрешением экрана ≥ 800х600;
  • на жёстком дистке —1,5 Гбайт свободного места.
    По описанию с официального сайта ясно, что она подходит для предприятий с любой системой налогообложения, и даже для бухучета личных финансов. Значит, можно ею успешно пользоваться ещё до открытия ИП: осваивать функциональные возможности и разбираться в нюансах.

Зайти на страницу, чтобы загрузить все необходимые инструмеенты можно здесь, а далее, следовать по инструкциям программного обеспечения.

Скрин страницы «Налогоплательщик ЮЛ» (загрузка)
Сервис «Налогоплательщие ЮЛ» даёт возможность ИП формировать полную отчётность и учёт, формировать документы для регистрации ККТ и пр

В бесспорных плюсах программы нужно перечислить:

  • бесплатное пользование на протяжении всего периода, в том числе и при расширении функционала;
  • регулярное обновление в соответствии с изменениями в законодательстве;
  • 100% отвечает требованиям ФНС;
  • сервис автоматически формирует всю налоговую отчётность, а также расчёты в ПФР и соц. страх, основываясь на данных бухучёта, которые вносятся в систему;
  • применяются только актуальные формы отчётности;
  • мгновенная отправка любых форм регуляторам и контролёрам;
  • встроена возможность вести и другую документацию, помимо налоговой здесь можно формировать документы по открытию/закрытию банковских счетов, скачивать документы для регистрации онлайн-кассы, вести учёт счетов-фактур, делать платёжные документы и пр.

Какие существенные минусы фиксируют пользователи, которые уже работают в данном сервисе:

  • возможные сбои при загрузке программного обеспечения, долгая установка и медленная работа из-за тяжёлой базы данных КЛАДР;
  • всплывают конфликты с антивирусной системой ПК пользователя;
  • обязательна наличие усиленной квалифицированной подписи у предпринимателя (а это уже затраты);
  • серый и непривлекательный интерфейс;
  • возможны сложности в освоении ресурса (однако в интернете очень много открытой обучающей информации по использованию этой программы, чем это компенсируется);
  • тяжеловесные коммуникации со службой поддержки сервиса (они говорят на своём языке и не прислушиваются к боли клиента).
Скрин страницы «Налогоплательщик ЮЛ» (при работе)
Кроме всего прочего, программа напомнит о крайнем сроке налоговой страховой отчётности по ИП

Электронный сервис «Налогоплательщик ЮЛ» подойдёт упрощенцу, если:

  • ИП не доверяет сторонним программам и для него важно, что сервис рекомендован фискальным контролёром (ФНС РФ);
  • бизнесу нужна 100% бесплатная программа, в которой не будет ограничений по функционалу (хоть это и не отменяет условие покупки УКЭП);
  • внешний вид интерфейса для ИП не имеет значения;
  • ИП (его бухгалтер) готов самостоятельно обучаться и разбираться во всех нюансах программы.

Бухгалтерская программа от «Инфо-ПредприятиеТМ»

Компания «Инфо-Предприятие» специализируется на выпуске программ для автоматизации бизнес-процессов. У них есть платные продукты, однако бесплатная версия — «Бухгалтерия» — достаточно качественная. Она включает в себя все необходимые функции для отчётности, регулярно обновляется в соответствии с законодательством РФ и нововведениями налоговиков.

Подходит для малого бизнеса, применяющего любую систему налогообложения (ОСНО, упрощёнка, ЕНВД, патент или сельхозналог). Потянет сервис структуру микробизнеса со штатом до ста человек. А это значит, что ИП, который развивает или только начинает свою предпринимательскую деятельность на упрощёнке, сможет работать на этой программе на протяжении всей своей деятельности.

Скрин страницы «Бухгалтерия» сервиса «Инфо-Предприятие» (операции)
В «Бухгалтерии» сервиса «Инфо-Предприятие» ведутся все операции бухучёта

Скачать бесплатную версию программы можно по гиперссылке.

Есть здесь хороший плюс: если коммерсант ищет бухгалтерскую программу для перехода с другого ресурса, то ему не придётся переносить всю информацию за предыдущие периоды вручную. Программа самостоятельно переводит данные из 1С или Exсel и закачивает на сервис.

Помимо бухучёта и финансовых операций, здесь же можно сформировать аналитику, к примеру, по номенклатурным группам, динамике продаж и пр.

Скрин страницы «Бухгалтерия» сервиса «Инфо-Предприятие» (Отчёт руководителю)
Бухгалтер или сам ИП могут сформировать «Отчёт руководителю», выбирая нужные функции сервиса

Но есть здесь и некоторые минусы, разберёмся с теми функциями, которых нет в бесплатной версии:

  • Нет отдельной инструкции, которая рассказывает как пользоваться программой. Но это компенсируется наличием внутри сервиса обучающих роликов, так что разобраться в функционале можно довольно быстро.
  • Тех. поддержка осуществляется только на форуме пользователей. Консультации и помощь в освоении Программы можно получить только при покупке платной версии.
  • Одновременно в программе может работать только один пользователь.
  • Нет возможности разграничить участки работы и настроить разный уровень доступа к учёту.
  • Невозможно доработать функционал, адаптировать сервис под бизнес.
  • Нет возможности интеграции с другими продуктами «Инфо-ПредприятиеТМ»

Ключевой минус программы состоит в том, что она разработана для тех, кто имеет хотя бы поверхностное представление о ведении бухгалтерского учёта. Этот специализированный софт не подойдёт для упрощенцев, если они ни разу не сталкивались с бухучётом и не имеют начальной базы знаний о бухгалтерии.

Поэтому как говорят сами разработчики: не стоит закачивать эту программу, если она нужна ИП только для сдачи нулевой отчётности в ИФНС. Программа призвана, чтобы помогать в ежедневной работе микробизнеса.

Программа подойдёт и станет хорошим помощником для упрощенца, если:

  • ИП знает основы бухгалтерского учёта, или у упрошенца есть бухгалтер, который будет его вести;
  • в сервисе будет работать только один человек: ИП или его бухгалтер, имеющий полный доступ к базе данных микропредприятия;
  • у коммерсанта нет необходимости адаптировать «Бухгалтерию» под особые нужды с помощью редактирования программного кода сервиса;
  • бизнесмен или его помощник располагает временем, чтобы в случае возникшего вопроса терпеливо дожидаться ответа от технической поддержки на общем форуме пользователей;
  • при этом бизнесу на УСН нужна программа с полным функционалом, которая предоставляется бесплатно, имеет связь с налоговым регулятором и внебюджетными контролёрами по ЭДО, обладает лицензией и полным набором функций бухучёта.

Программа для упрощенцев без работников «ИП УСН 2»

Эта программа разработана специально для индивидуальных предпринимателей, которые выбрали для себя упрощённую систему налогообложения, где объектом налогообложения являются «доходы», если у них нет наёмных работников. То есть этот сервис обслуживает самую простую для учёта сферу.

Программа предоставляется, как декларируют разработчики, условно бесплатно. Это означает, что если годовой доход упрощенца 6% составляет менее одного миллиона рублей, сервисом можно пользоваться без оплаты. Как только прибыль бизнеса превысит эту сумму, нужно будет купить лицензию, стоимость которой составляет 1000 ₽ за один год.

Скачать новую версию программы можно с так называемого разработчиками Центра загрузки по гиперссылке.

Скрин страницы с загрузкой программы «ИП УСН 2»
Для загрузки программы «ИП УСН 2″нужно минимальное обеспечение ПК

Программа позволяет микробизнесу готовить договоры с контрагентами, счета, акты и товарные накладные и пр. бизнес-документацию. Даёт возможность автоматически учитывать платёжки любых видов, проводить кассовые операции. По результатам работы бизнеса сервис рассчитывает суммы налоговых и страховых платежей, готавит фискальную отчётность.

Хороший плюс ресурса заключается в том, что сервис «ИП УСН 2» применяет в работе локальную базу данных и не требует определённых привязок к ПК, в связи с чем программа может быть перенесена с одного ПК на другой с помощью USB-накопителя, в том числе может быть запущена с этой флешки. То есть обеспечена полная мобильность сервиса.

С другой стороны это может явиться и недостатком программы, так как в этом случае фактически открытый доступ к программе делает уязвимой безопасность бизнес-данных.

Что входит в функционал программы «ИП УСН 2»:

  • упрощенцы здесь могут вести любые банковские операции;
  • проводить кассовые операции;
  • готовить первичку;
  • ресурс сам автоматически рассчитывает суммы налоговых сборов и всех взносов ИП;
  • готовит налоговую отчётность;
  • система интегрирована с системой «клиент-банк» и системами ЭДО с налоговиками и другими ведомствами;
  • хорошая преференция для бизнеса — автоматический расчёт пени по бюджетным платежам;
  • ИП получает уведомления и заявления от ИФНС;
  • здесь есть справочники и классификаторы, КЛАДР, справочник кредитных организаций;
  • есть шаблонный конструктор договоров, стандартных бланков и прочей нужной документации.

Разработчики программы «ИП УСН 2» выделяют следующие преимущества программы:

  • в сервисе есть система напоминаний;
  • возможность переноса софта на другой компьютер (но ещё неизвестно, плюс ли это);
  • в ресурсе есть функция ведения в одной программе бухучёта по нескольким направлениям бизнеса;
  • есть возможность подготовки платёжек для уплаты через Сбербанк.

Основной недостаток программы — узкое применение. Чтобы продуктивно вести в ней учёт, ИП должен применять только объект «доходы» и не иметь наёмного персонала в штате. А, к примеру, начав совмещение нескольких налоговых режимов или переходе на другую систему обложения ИП не сможет больше в ней работать.

В остальном, это довольно полный и продуманный ресурс учёта, который, кстати, постоянно обновляется.

Видеоурок: как ИП вести бухучёт без бухгалтера

Платные сервисы для бухгалтерии ИП

Нужно отметить, что платных сервисов для ведения налогового и бухучёта для частного бизнеса существует большое количество. И каждый год на рынок выводятся всё новые предложения. Все они зарегистрированы в электронном документообороте и интегрированы со всеми нужными регулирующими инстанциями. Каждый разработчик софтов выделяет своё уникальное торговое предложение при использовании программы, но, как правило, это маркетинговый ход. Поэтому здесь, прежде всего, можно порекомендовать: ориентироваться, в первую очередь, на дружелюбность и оперативность сервиса. А во-вторую очередь — оценить стоимость годового обслуживания.

Для этого мы собрали в таблицу основные предложения на рынке таких программных услуг, оставив право выбора упрощенцам. Здесь всё очень индивидуально.

Сравнительная таблица: платные программы для ведения бухучёта ИП

разработчик / ценовой сегмент эконом бизнес премиум специфика
БухСофт: упрощённая система Стоимость 1838 ₽ / год.
Функционал:
• учёт основных средств и НМА;
• учёт материально-производственных запасов;
• учёт покупок и продаж;
• складской учёт;
• зарплата;
• книга доходов и расходов;
• отчётность в ИФНС;
• совмещение УСН и ЕНВД.
нет нет Можно установить программу на компьютер или пользоваться онлайн-версией.
Контур-Эльба Стоимость 4 900 ₽ / год.
Функционал:
• отчётность в ИФНС (подготовка, отправка через ЭДО).
Стоимость 12 000 ₽ / год.
Функционал:
• отчётность в ИФНС;
• документооборот (первичка, товарный учёт, сверка и отслеживание задолженностей).
Стоимость 18 000 ₽ / год.
Функционал:
• отчётность в ИФНС;
• кадры (ведение, отчётность);
• консультации экспертов;
• валютные счета.
Премиум на год бесплатно (если с момента открытия ИП — не больше 3 месяцев)
1С: бизнес-старт Стоимость 4 800 ₽ / год.
Функционал:
• расчёт налогов и взносов;
• формирование отчётности и сдача её онлайн;
• расчёт зарплаты;
• онлайн-обмен информацией с банками;
• автозаполнение реквизитов;
• управление финансами и товарами;
• отчёты для анализа бизнеса;
• внесение изменений в ЕГРИП.
нет Стоимость 29 400 ₽ / год.
Больше ориентирован на юр. лиц;
• многопользовательский режим;
• сервисы ИТС:
1С Подпись;
1С-ЭДО;
1С Сверка.
Бесплатный тестовый период — 30 дней.
Моё дело Стоимость 10 000 ₽ / год.
Функционал:
• расчёт налогов и взносов;
• формирование и отправка отчётности;
•подготовка первичных документов, выставление счетов;
• консультации экспертов;
• складской учёт.
Стоимость 19 500 ₽ / год.
Функционал:
• расчёт налогов и взносов;
• формирование и отправка отчётности;
• подготовка первичных документов и выставление счетов;
• консультации экспертов;
• складской учёт;
• учёт по сотрудникам (до 5 человек)
Стоимость 25 000 ₽ / год.
Функционал:
• расчёт налогов и взносов;
• формирование и отправка отчётности;
• подготовка первичных документов и выставление счетов;
• консультации экспертов;
• складской учёт;
• учёт по сотрудникам (до 100 человек)
Есть бесплатный тестовый период.

Видеоинструкция по платному софту «Моё дело»: как ИП на УСН вести учёт

Решение вести бухгалтерию при ведении бизнеса или ограничиться только налоговым учётом всегда остаётся за индивидуальным предпринимателем. Но полноценный финансовый контроль и прозрачные входящие и исходящие потоки денежных средств никогда не будут лишними. Особенно, если ИП собирается развивать своё микропредприятие, и у него в штате есть наёмные работники. Бухучёт в этом случае поможет грамотно вести нужную отчётность и принимать грамотные управленческие решения.