Как вести бухучёт индивидуальному предпринимателю

бухгалтер

Открывая ИП, многие бизнесмены не всегда достаточное внимание обращают на организацию бухучёта. Это объясняется разными факторами. Кто-то считает, что ИП по закону не обязаны вести бухгалтерию, другие уверены, что важнее сперва получить от своего бизнеса устойчивый поток денег, а потом заниматься «бумажками» и отчётами, третьи уверены, что ничего сложного в бухгалтерии для ИП нет, поэтому можно легко всё сделать самому. Бухгалтерский учёт для ИП, действительно, отличается в сторону упрощения от бухучёта для организаций, однако знать и понимать хотя бы его базовые принципы обязан каждый предприниматель.

Должен ли ИП вести бухгалтерский учёт и сдавать бухгалтерский баланс

По умолчанию, бухучёт обязаны вести все субъекты предпринимательской деятельности, если только они не освобождены от этой обязанности каким-то отдельным постановлением либо законом. Вопросы применения бухгалтерского учёта на практике регулируются федеральным законом «О бухгалтерском учёте» от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Согласно пункту 2.1 названного закона, ИП освобождены от ведения бухучёта.

Бухгалтерский учёт в соответствии с настоящим Федеральным законом могут не вести:

1) индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, — в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определённый вид предпринимательской деятельности.

П. 2.1 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»/

Таким образом, предприниматели не ведут бухучёт в традиционном смысле слова (с выполнением проводок, выведением баланса и тому подобными операциями) и не сдают по нему отчётность. Это утверждение справедливо для любых ИП вне зависимости от штата, направления деятельности и оборотов бизнеса. От сдачи бухгалтерского баланса, таким образом, частные бизнесмены тоже освобождены (смотри пункт 5 статьи 23 НК РФ). Предприниматель должен лишь заполнять специальные унифицированные книги (КУДИР) доходов и расходов (смотри статью 346.24 НК РФ), что также является определённой формой учёта, которая на практике так и называется «бухгалтерской отчётностью для ИП». Строго говоря, бухгалтерский учёт для ИП сводится главным образом к налоговому учёту, которым ни в коем случае пренебрегать нельзя.

Мужчина читает Налоговый кодекс
Освобождение ИП от бухгалтерского учёта не означает, что он не должен вести учёт налоговый

Многие предприниматели смотрят сквозь пальцы на бухгалтерскую работу, однако этот вопрос нуждается в самом пристальном внимании уже на ступени планирования бизнеса, поскольку определяет несколько ключевых моментов. В частности, бизнесмены, заранее озадачившиеся вопросами бухгалтерии, получают:

  • возможность минимизировать налоговую нагрузку за счёт оптимального выбора системы обложения налогом;
  • возможность использовать право на налоговые льготы;
  • осведомлённость о точных сроках сдачи отчётности и уплаты налогов.

Способы ведения бухгалтерии для индивидуального предпринимателя в 2018 году

Частному бизнесмену сегодня доступны различные опции при организации бухгалтерского учёта в зависимости от выбранного режима обложения налогом, а также от общей рабочей нагрузки на самого владельца ИП. Один предприниматель может найти в себе силы и желание вести бухгалтерию самостоятельно с использованием специализированного программного обеспечения, другому спокойнее каждый день видеть бухгалтера в своём офисе, а третий с радостью отдаст всю рутинную деятельность на аутсорс. Каждый из вариантов имеет право на существование. Главное условие, которое должно соблюдаться беспрекословно, заключается в том, что вести бухгалтерию необходимо профессионально.

Приведём пошаговую инструкцию, следуя которой предприниматель сможет принять решение о способе ведения бухгалтерии на своём предприятии:

  1. Прежде всего необходимо оценить потенциальные налоговые нагрузки, для чего придётся просчитать планируемые доходы и расходы бизнеса.
  2. Ориентируясь на суммы, полученные на первом шаге, необходимо подобрать оптимальную систему обложения налогом. ИП может выбирать между общей системой налогообложения и одним из специальных режимов (УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН).
  3. Выбрав систему налогообложения, надо изучить соответствующие формы отчётности, не забыв проверить их актуальность.
  4. Необходимо также принять решение об использовании труда наёмного персонала. Бухгалтерия для ИП-работодателя будет отличаться от бухучёта для самостоятельно трудящегося предпринимателя.
  5. Затем нужно найти налоговый календарь для выбранного налогового режима. Этого календаря придётся придерживаться при подготовке и сдаче отчётности, чтобы избежать просрочек по отчётам и последующих неприятностей от налоговой.
  6. На этом шаге можно принять взвешенное решение о способе ведения бухгалтерии. Большинство предпринимателей даже при использовании наёмного персонала легко справляется с самостоятельным ведением бухгалтерии на таких режимах, как УСН Доходы, ЕНВД и ПСН. Для тех же, кто выбрал основную систему обложения налогом либо упрощённую с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», а также для тех, чей бизнес гарантирует интенсивную операционную деятельность, более осмысленной будет передача бухгалтерской работы привлечённому профессионалу.

Вести документацию необходимо скрупулёзно, а хранить её закон обязывает предпринимателя на протяжении ещё трёх лет после ликвидации предприятия. В течение этого срока налоговая имеет право устроить проверку.

Различные компании в рекламных целях предоставляют бесплатные онлайн-консультации по подбору системы обложения налогом в зависимости от особенностей бизнеса, а также помогают оценить потенциальные налоговые платежи.

Самостоятельное ведение бухгалтерии

Предприниматель может вести бухучёт сам, если деятельность компании только начинается, банковский расчётный счёт ещё не открыт и пока не планируется больших оборотов. В таких условиях бухгалтерской работы будет минимум, поэтому с ней можно справиться и не будучи специалистом.

Возможностей для самостоятельного ведения бухгалтерии у частного предпринимателя сегодня как никогда много. К услугам бизнесмена всевозможные консультанты, инструкции, а также специализированный софт, созданный для того, чтобы максимально облегчить и автоматизировать не только бухучёт, но и весь документооборот компании в принципе. Часть программ доступна на бесплатной основе, за более совершенные версии придётся платить. Приведём лишь наиболее известные бухгалтерские программы:

  • 1С-Предприниматель — самая известная платная программа для полного ведения бухгалтерии;
  • Бизнес-Пак — бесплатная программа от разработчиков из Екатеринбурга;
  • Налогоплательщик ЮЛ — доступная бесплатно программа для создания отчётности от ФНС;
  • «Моё дело» — платный, но простой в освоении сервис для ведения бухучёта и сдачи отчётов в режиме онлайн;
  • Эльба — платный сервис для организации бухучёта и сдачи отчётности с бесплатным тестовым периодом;
  • Контур.Бухгалтерия — бухучёт в облаке, подходит для ИП на УСН и ЕНВД;
  • Небо — сервис, имеющий встроенную социальную сеть для нетворкинга, а также мобильное приложение;
  • Инфо-предприятие — бесплатная полноценная бухгалтерская программа для малого бизнеса.

Перечисленные выше специализированные программы способны вести учёт операций, исчислять подлежащие к уплате налоги, страховые платежи и заработную плату, формировать отчёты и отправлять их в соответствующие инстанции. С помощью таких программ самостоятельно ведущий свою бухгалтерию бизнесмен сможет быстро сформировать и кадровые документы.

К числу преимуществ самостоятельного ведения бухгалтерии индивидуальным предпринимателем, безусловно, относится некоторая экономия средств, однако эта экономия будет оправдана лишь в том случае, когда бизнесмен занимается бухучётом не в ущерб своей основной деятельности по зарабатыванию денег. Оценивая предстоящие расходы на организацию бухгалтерского учёта, необходимо понимать, что бухгалтерия является хоть и обязательной, но всё же сервисной функцией по отношению к остальной деятельности компании. Кроме финансовых расходов, нужно также учитывать и расходы временные. Предприниматель для успешной работы нуждается также в свободном времени и в полноценном отдыхе. Не стоит в попытке сэкономить несколько тысяч нагружать себя ещё и бухгалтерией, ведь помимо непосредственно ведения учёта придётся потратить время и на изучение тонкостей и нюансов этого вида деятельности. Ошибки в бухучёте могут повлечь за собой штрафы, а также административную либо даже уголовную ответственность.

Другая положительная сторона самостоятельного ведения бухучёта состоит в том, что таким образом предприниматель сможет глубже погрузиться в экономические аспекты своего бизнеса, а также избежит рисков быть обманутым недобросовестным бухгалтером.

Наёмный бухгалтер

В некоторых ситуациях оптимальным является наличие должности бухгалтера в штатном расписании, а самого бухгалтера — в офисе. Такой специалист пригодится, например, если ИП ведёт несколько видов деятельности, содержит большой штат наёмного персонала или речь идёт о работе целой сети торговых или сервисных предприятий. Бухгалтер в этом случае может закрыть сразу несколько важных вопросов:

  • непосредственно ведение бухгалтерского и налогового учёта;
  • ведение кадрового учёта;
  • оформление первичной документации;
  • организация документооборота на предприятии;
  • подготовка отчётности и общение с налоговой и фондами.

Существенным моментом является также то, что наёмный бухгалтер несёт ответственность за свои действия перед работодателем и перед законом. Именно поэтому стоит особое внимание уделить подбору кандидата. Если не получится отыскать проверенного бухгалтера по рекомендациям знакомых и партнёров по бизнесу, можно искать резюме кандидатов на специализированных сайтах, например, на популярном сегодня hh.ru. Предпочтение стоит отдавать кандидатам с опытом работы в похожих на ваши условиях. Большую роль играет и впечатление, которое произведёт соискатель при личном общении во время интервью. Хороший бухгалтер должен не только разбираться в своей профессии, но и демонстрировать навыки системного мышления, быть спокойным и добропорядочным человеком.

Девушка считает на калькуляторе
Наёмному бухгалтеру необходимо также обеспечить и рабочее место в офисе: мебель, компьютер с соответствующим программным обеспечением, а также оргтехнику

Заработная плата наёмного бухгалтера определяется особенностями конкретного бизнеса, а также требованиями, предъявляемыми предпринимателем к сотруднику.

Бухгалтерские услуги на аутсорсинге

Под аутсорсингом подразумевается передача организацией каких-либо функций другой компании на выполнение. Как правило, эта «другая» компания специализируется на конкретном виде услуг. В рассматриваемом случае речь идёт о специализированных бухгалтерских фирмах, которые берут на обслуживание различные предприятия. При определённых условиях на аутсорс можно отдать и другие направления деятельности компании, например, маркетинг или продажи.

К преимуществам подобной организации работы можно отнести следующие:

  • фиксированная и заранее обозначенная стоимость предоставляемых услуг;
  • ответственность за корректность оформления документации и отчётов несут сотрудники компании, предоставляющей бухгалтерские услуги;
  • бухгалтерский учёт ведётся непрерывно;
  • взаимодействие с фискальными органами также полностью ложится на плечи компании-аутсорсера, если индивидуальный предприниматель выдаст компании соответствующую доверенность;
  • нет необходимости выплачивать зарплатные налоги и страховые взносы на штатного бухгалтера;
  • нет необходимости тратить деньги на приобретение и обслуживание специальных программ для ведения бухучёта и предоставления отчётности;
  • нет необходимости обеспечивать рабочее место для бухгалтера.

Ложкой дёгтя в этой бочке с мёдом можно считать тот факт, что при ведении бухучёта на аутсорсе часто возможно предоставление первичной документации с некоторой задержкой. Впрочем, и эту проблему можно решить, если оформлять кассовые первичные документы самостоятельно либо принять на работу кассира.

Стоимость ведения бухгалтерии на аутсорсе начинается от 3 500 рублей в месяц и варьируется в зависимости от пакета предоставляемых услуг.

Чтобы правильно подобрать компанию-аутсорсера, необходимо:

  • оценить потребности своего бизнеса;
  • изучить рыночные предложения от бухгалтерских фирм;
  • выбрать поставщика услуг;
  • заключить договор на предоставление бухгалтерских услуг.

Заключение договора в письменном виде является непременным условием сотрудничества, поскольку именно в этом документе регламентируется перечень оказываемых услуг, а также их стоимость и сроки оплаты. Предприниматель вправе использовать как полный пакет услуг компании-подрядчика, так и использовать лишь какие-то определённые услуги из выборки, например:

  • подготовка отчётных документов;
  • восстановление утраченных в прежние годы отчётных документов;
  • разработка учётной политики предприятия;
  • осуществление инвентаризации;
  • оптимизация налоговых платежей;
  • бухгалтерское сопровождение компании.

Шаблон договора легко скачать по ссылке. Договор должен быть составлен в двух экземплярах, каждый из которых должен содержать подписи обеих сторон. Особо стоит обратить внимание на конкретный список заказываемых работ, порядок их выполнения, условия оплаты, штрафные санкции в случае нарушения обязанностей. В соглашении к договору могут быть прописаны также и прочие стандарты ответственности или обязанности компании-исполнителя перед заказчиком. Если же никаких специальных дополнений названо не будет, на сделку распространяются нормы действующего Гражданского кодекса. Необходимо также проследить за тем, чтобы в договоре были указаны действительные реквизиты обеих сторон.

Шаблон договора с бухгалтерской компанией, страница 1
Договор обязательно должен быть подписан в бумажном виде

Особенности ведения бухгалтерии ИП в зависимости от системы налогообложения

Состав бухгалтерской отчётности для предпринимателя определяется выбранным им для работы режимом обложения налогом. Для каждой из систем налогообложения законом определены конкретные виды отчётности, а также сроки обязательного предоставления этой отчётности в контролирующие инстанции.

ОСНО

К числу выплачиваемых на этом режиме налогов относятся НДС, НДФЛ и налог на имущество. Для корректного определения налога на добавленную стоимость придётся вести книги покупок и продаж, в которых учитывать данные из счетов-фактур. В некоторых случаях необходимо вести отдельно и журнал для учёта самих счетов-фактур. Выплачивается налог в несколько этапов. Общая исчислённая сумма делится на три части и вносится в бюджет в течение трёх месяцев с момента окончания отчётного квартала до 25 числа каждого месяца.

Так, например, если за 2 квартал полагается уплатить 171 000 рублей налога на добавленную стоимость, то перечисляться в бюджет налог будет по 57 000 соответственно до 25 июля, до 25 августа и до 25 сентября.

Отчётность на ОСНО сдаётся поквартально, не позже 25-го числа месяца, идущего за отчётным кварталом.

НДФЛ вычисляется с помощью данных, записанных в книгу учёта доходов и расходов. Налог выплачивается в течение года тремя авансовыми платежами по полученным из налоговой инспекции уведомлениям. Срок выплат — до 15 числа месяца, идущего за отчётным кварталом. Декларация 3-НДФЛ сдаётся до 30 апреля идущего за отчётным года.

Только что зарегистрировавшиеся предприниматели не позже 5 дней с момента регистрации обязаны предоставить также декларацию 4-НДФЛ с указанием ожидаемых доходов. С помощью этого документа налоговики вычислят авансовые платежи, которые придётся уплатить в первый год работы фирмы.

Налог на имущество по полученным налоговым квитанциям уплачивается предпринимателями как обыкновенными физическими лицами до 1 декабря года, идущего за отчётным. Налоговую не интересует, использует предприниматель своё имущество для извлечения прибыли или нет. Точно так же нет и обязанности высылать какого-либо рода отчётность по этому налогу.

УСН

ИП, использующие специальный режим УСН со ставкой 15%, должны в специальной форме КУДиР вести учёт доходов и расходов, влияющих на величину налога. ИП, использующие УСН со ставкой 6%, могут учитывать в КУДиР лишь свои доходы. Налог выплачивается тремя авансовыми платежами за первые три, шесть и девять месяцев в году соответственно до 25 числа месяца, идущего следом за отчётным периодом. Остаток налога за год выплачивается до конца апреля следующего года. Декларация по упрощёнке предоставляется в налоговую также до конца апреля года, который идёт за отчётным.

ЕНВД

Работающие по этой схеме бизнесмены имеют законное право вообще не вести учёт фактической прибыли и не готовить по ней отчёты. Право это обусловлено особенностью самого режима обложения налогом, согласно которому налог высчитывается по специальной формуле без связи с размером полученной прибыли. Конечно, никто не запрещает вести учёт этих данных для собственной осведомлённости, однако налоговики эти сведения проверять никогда не будут.

Бухгалтер ИП, использующего ЕНВД, обязан учитывать так называемые физические показатели, поскольку именно они оказывают непосредственное влияние на размер уплачиваемого налога. Физические показатели конкретно определены для каждого вида деятельности. Так, например, для торгового предприятия таким показателем будет количество квадратных метров площади торгового павильона, а для службы грузоперевозок — число эксплуатируемых единиц транспортной техники. Соответственно, в зависимости от характеристик физических показателей, необходимо вести табели учёта рабочего времени, иметь технические паспорта автомобилей, планы, техпаспорта и арендные договора для торговых помещений. Именно эти документы станут предметом интереса налоговиков при проверках.

Сам налог должен уплачиваться в бюджет четырежды в год, поквартально, не позже 25 дней после окончания соответствующего квартала. Отчётность сдаётся в том же режиме, но на сдачу её отводится лишь 20 дней с момента окончания квартала.

Производственный календарь
Каждому бухгалтеру рекомендуется вести свой производственный календарь, в котором проставлять отметки о сроках расчёта с бюджетом

ПСН

Патентный режим обложения налогом является наиболее щадящим с точки зрения обилия отчётов и бумажной работы. Декларацию при этом режиме сдавать и вовсе не нужно, сам налог уплачивается авансом при покупке патента. ИП обязан лишь вести книгу учёта доходов.

Чтобы гарантированно ничего не пропустить и не забыть оплатить, надёжнее всего будет обратиться за консультацией в районную налоговую инспекцию.

Отчётность для ИП-работодателей

Предпринимателям, работающим с привлечением наёмного персонала, придётся потратить на бухучёт несколько больше времени и сил чем тем, кто сам себе и директор, и работник. ИП с наёмными работниками, помимо всего вышеперечисленного, по закону обязаны:

  • вести кадровый учёт;
  • вести учёт рабочего времени;
  • вычислять заработную плату и взносы в страховые фонды;
  • выплачивать за работников страховые взносы и НДФЛ;
  • предоставлять дополнительную отчётность в налоговую, ПФР и ФСС.

НДФЛ за работников положено выплатить не позже дня, идущего за днём выплаты основной (не авансовой) части заработной платы сотрудника. Страховые взносы должны быть выплачены д 15 числа каждого месяца. При этом получателем пенсионных, социальных и медицинских страховых взносов является налоговая, а от платежи по страхованию от несчастных случаев направляются в ФСС.

Таблица: отчётность за сотрудников

Инстанция-получатель отчёта Тип отчёта Сроки предоставления отчёта
Налоговая инспекция отчёт по среднесписочной численности ежегодно в срок до 20 января года, идущего за отчётным
Налоговая инспекция расчёт по страховым взносам поквартально до 30 числа месяца, идущего за отчётным кварталом
Налоговая инспекция 6-НДФЛ по итогам трёх, шести и девяти первых месяцев года отчёт сдаётся в течение 30 дней, следующих за окончанием отчётного периода, по итогам года отчёт сдаётся до 1 апреля следующего года.
Налоговая инспекция 2-НДФЛ по каждому из работников ежегодно в срок до 1 апреля следующего года
Пенсионный фонд СЗВ-М (информация о застрахованных лицах) помесячно в срок до 15 числа каждого месяца
Пенсионный фонд СЗВ-стаж (вместе с ОДВ-1) ежегодно в срок до 1 апреля следующего года
Фонд социального страхования 4-ФСС (страхование от несчастных случаев) поквартально в срок до 20 числа месяца, идущего следом за кварталом (при электронной сдаче срок продлевается до 25 числа)

Кроме того, ИП обязаны раз в пять лет отправлять статистическую отчётность в Росстат. Как правило, уведомление о необходимости направить подобный отчёт приходит по почте, однако чтобы не гадать, придёт запрос или нет, можно самостоятельно обратиться с запросом на сайт Росстата.

Чтобы предприниматель не забыл о важных для ведения бухгалтерии и отчётности сроках, придуман так называемый календарь бухгалтера, который хранит информацию обо всех важных для ведения бухучёта сроках. В частности, в этом календаре можно найти сроки уплаты налогов и предоставления отчётности, а также прочие сведения.

Фрагмент бухгалтерского календаря
Бухгалтерские календари от разных издателей могут и выглядеть по-разному

Чаще всего такие календари сегодня представлены в электронном виде и выпускаются фирмами-производителями специализированного бухгалтерского софта, компаниями-поставщиками консультационных услуг (например, Консультант Плюс) либо тематическими интернет-порталами. Однако встречаются и бумажные версии. Электронные бухгалтерские календари можно найти непосредственно в бухгалтерских программах либо в интернете.

Видео: календарь бухгалтера ИП на 2018 год

Порядок и срок хранения бухгалтерских документов для ИП

Индивидуальный предприниматель обязан хранить бухгалтерские документы на протяжении некоторого количества лет. Эти сроки не могут быть нарушены и в случае закрытия ИП. Должна быть обеспечена сохранность следующих документов:

  • текущая бухгалтерская отчётность (хранится на протяжении 4 лет);
  • первичная бухгалтерская документация по сотрудникам (хранится на протяжении 5 лет);
  • отчётность по страховым взносам, пенсионным выплатам и по медицинскому страхованию (хранится на протяжении 6 лет);
  • информация по наёмному персоналу, в том числе личные карточки, трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении сотрудников (хранится 75 лет).

Храниться документация может как в офисе предпринимателя, так и в ячейках, предоставляемых специализированными организациями в условиях, когда к документам не могут получить доступ посторонние лица. В случае утраты какого-либо документа необходимо составить соответствующий акт. Эти акты полагается хранить в отдельном месте. Чаще всего утраченные документы при необходимости можно восстановить с использованием сохранившихся документов.

Предприниматели, которые не хранят документы по деятельности ИП либо нарушают порядок хранения, нарушают административное законодательство и рискуют быть оштрафованными в соответствии со статьями КоАП РФ (от ст. 13.20 до ст. 5.27)

Минимальный бухгалтерский учёт обязаны вести даже индивидуальные предприниматели. Современным бизнесменам доступен выбор между различными вариантами организации бухучёта в своей компании. Кто-то предпочтёт вести бухгалтерию самостоятельно, другой захочет нанять сотрудника в офис или воспользоваться услугами специализированной фирмы на аутсорсинге. В любом случае, чтобы не иметь проблем с контролирующими инстанциями, индивидуальный предприниматель обязан понимать хотя бы базовые вопросы финансового и налогового учёта деятельности своего предприятия.