Нюансы отражения больничного листа в 6-НДФЛ

человек болеет

По заполнению формы 6-НДФЛ и отражению в ней определённых показателей возникает очень много вопросов. И немудрено: ведь даже фискальные контролёры периодически меняют правила игры. Чтобы не быть голословными, отметим, что только в 2016 году вышло 3 редакции по проверке декларации по контрольным соотношениям. То есть налоговики сами не в полной мере понимают, как проверять расчёт и что считать ошибками при заполнении этого отчёта. Периодически и у налоговых агентов возникает довольно узкий вопрос: как грамотно отразить в отчётности 6-НДФЛ выплаты по листам нетрудоспособности работников. И это логично, ведь выплаты по б/листам должны формироваться в отчёте по другим правилам (в отличие от отражения зарплаты).

Расчёт 6-НДФЛ — назначение, структура и тонкости заполнения

Декларация по форме 6-НДФЛ — отчётность, которую должны предоставлять в налоговые органы все компании и частный бизнес, у кого в штате есть наёмные работники. Как только на предприятие трудоустраивается первый работник, организация вне зависимости от организационного статуса и численности персонала признаётся налоговым агентом. Причисляются к агентам и компании, которые оплачивают услуги физ. лиц по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). А отсюда автоматом вытекают обязанности плательщика НДФЛ за своих сотрудников, а также граждан, которые оказывают услуги при ведении хозяйственной деятельности компании.

Расчёт 6-НДФЛ регламентирован нормативным актом №113-ФЗ от 02.05.2015, устанавливающим цели и ключевые положения по данному отчёту.

Приведём основные моменты, которые нужно соблюдать при расчётах, заполнении и сдаче отчётности по этой форме:

  1. Декларирование по 6-НДФЛ проходит, как правило, по месту постановки на учёт предприятия или индивидуального предпринимателя.
    • Исключение здесь юр. лица, имеющие в своём составе обособленные подразделения, которые расположены в других субъектах РФ, а также частный бизнес, применяющий единый вменённый налог (ЕНВД) или действующий на основании патента. Налоговые агенты с таким статусом сдают отчётность в ИФНС, расположенных в районе ведения коммерческой деятельности.
  2. Регулярность сдачи расчёта — ежеквартально, до окончания месяца, следующего за отчётным периодом. Годовая декларация сдаётся до 1 апреля (сроки приведены в п. 2 статьи 230 НК РФ).
  3. Но нужно учитывать, что все расчёты декларации формируются не по кварталам, а нарастающим итогом: I квартал → 6 месяцев → 9 месяцев → календарный год.
  4. Расчёт 6-НДФЛ оформляется в определённом шаблоне, поэтому нужно применять определённый код налоговой декларации — код по КНД №1151099. Форма введена в работу Приказом ФНС №ММВ-7–11/450@. Шаблон доступен для скачивания на портале налогового регулятора, а также по ссылке. Здесь нужно знать, что с 2018 года применяется уточнённая форма с шифром в шапке документа «1520 2017» (см. распоряжение фискального органа от 17.01.2018 за номером ММВ-7–11/18@). При составлении отчётности берётся только уточнённый бланк.
    Верх (шапка) титульного листа формы 6-НДФЛ (пример)
    Бланк расчёта 6-НДФЛ старого образца в 2018 году не принимается налоговиками
  5. Структура отчёта состоит из титул-листа и двух разделов.
    • Титульный лист содержит общие сведения о декларанте и данные по расчёту — первая или уточнённая декларация сдаётся, период отчётности, коды по нахождению и пр. Здесь всё стандартно.
      Титульный лист формы 6-НДФЛ (образец)
      В титульном листе формы 6-НДФЛ содержатся основные данные о налоговом агенте и конкретика по отчётности
    • Раздел №1 — обобщённые данные по суммам исчисленного дохода по применяемым налоговым агентом ставкам. Здесь стоит обратить внимание, что на каждый налоговый тариф по НДФЛ должен быть составлен отдельный лист. Ставка подоходного налога в 13% отражает стандартные выплаты резидентам РФ, 30% — если в штате есть нерезиденты, отработавшие в России менее шести месяцев, 15% — НДФЛ, удерживаемый с дивидендов. Причём если заполняется несколько листов, строка 060 заполняется только на первом листе, на листах с другими тарифами просто ставятся прочерки.
      Раздел №1 формы 6-НДФЛ (пример со ставкой 13%)
      Раздел №1 формы 6-НДФЛ содержит общие цифры по сумме дохода, налога и вычетов и пр
    • Раздел №2 содержит уже даты и суммы. Причём нужно обратить внимание, что первый и второй разделы декларации никак не корреспондируют между собой, поэтому сверять физические показатели по ним между собой не имеет смысла, они и не должны совпадать.
      Раздел №2 формы 6-НДФЛ
      Раздел №2 формы 6-НДФЛ содержит даты и суммы
  6. После составления отчёта рекомендуется проверить расчёт по основным контрольным соотношениям. Самый свежий документ, на который следует опираться при этом Письмо ФНС РФ от 10.03.2016 №БС-4–11/3852@. Контроль по определённым точкам расчёта, а также его соотнесение с другой отчётностью предприятия (справками 2-НДФЛ и декларацией по прибыли) не является обязанностью декларанта, но такая проверка застрахует налогового агента от возврата отчёта на доработку и санкций налоговиков.
  7. Способов сдачи этой отчётности несколько: стандартное личное предоставление в ИФНС или через доверенное лицо, почтой или в электронном виде. Стоит только знать, что законодательством предусмотрено, что если в штате компании 25 и более работников, расчёт сдаётся строго по электронному документообороту.
    Титульный лист формы 6-НДФЛ в электронном формате
    Титульный лист формы 6-НДФЛ в электронном формате выглядит так

Есть несколько нюансов при заполнении декларации, которые нужно знать до начала оформления документа:

  1. Если предприятие начислило зарплату сотрудникам, а выплаты ещё не прошли в отчётный период, отчёт составляется и сдаётся.
  2. При условии, что зарплата не начислялась с начала полного отчётного периода, предоставлять расчёт не нужно. Так как в этом случае компания не считается налоговым агентом по НДФЛ (см. п. 2 ст. 230 НК РФ).
  3. Важно учитывать, что декларация рассчитывается нарастающим итогом, поэтому, если, например, в I квартале начислений ЗП не было и расчёт не сдавался, со второго квартала выплаты пошли, а в третьем они прекратились, отчитываться нужно за полугодие, 9 месяцев и год.

Нюансы расчёта НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности

Нормативное регулирование, устанавливающее уплату НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности работников, — пункт 1 статьи 217 НК РФ. Здесь ратифицировано, что подоходный налог с листков нетрудоспособности перечисляется налоговым агентом. Исключение здесь составляет только больничный, который выдаётся по беременности и родам.

Второй документ, который регламентирует сроки оформления б/листов и компенсации по ним — закон № 255-ФЗ (пункт 1 статьи 15) от 29.12.2006. Исходя из требований законодательного акта:

  • работодатель обязан в течение десяти дней после предъявления листка нетрудоспособности провести расчёт больничного пособия;
  • в первую после расчёта выплату зарплаты — компенсировать сотруднику сумму исчисленного б/пособия.

Соответственно, как только компенсация по б/листу проведена, у нанимателя возникает обязанность удержания НДФЛ и его уплаты в госбюджет. Что регламентировано пунктами 3, 4 статьи 226 НК РФ.

Отсюда вытекает коренное отличие в определении даты получения дохода между компенсацией по больничному и выплатой ЗП при отражении этих данных в расчёте 6-НДФЛ:

  1. При разнесении заработной платы в отчёте берётся крайний день месяца, за который была начислена выплата (смотри пункт 2 статьи 223 НК РФ).
  2. При формировании показателей по больничному пособию дата должна совпадать с днём проведения выплат, а тот факт, что расчёт суммы компенсации был произведён ранее, значения не имеет. По этому вопросу за подробными пояснениями можно обратиться к комментариям фискального регулятора в письмах №БС-4–11/1249@ и № БС-4–11/13984.

Соответственно, различными будут и сроки перечисления налогового сбора (смотри пункт 6 статьи 226 НК РФ):

  • с заработной платы платёж в бюджет должен пройти на следующий рабочий день;
  • с пособия по нетрудоспособности платёжка должна уйти в последний день месяца, когда компенсация была выплачена.

Резюмируя всё вышесказанное, отметим, что пособие по б/листу может быть выплачено вместе с ЗП (авансом или окончаловкой), но даты получения дохода и сроки для перечисления НДФЛ по больничному листу и заработной плате должны быть определены в 6-НДФЛ по-разному. Что влияет на заполнение второго раздела декларации.

Отражение б/листа в 6-НДФЛ

Если рассматривать фиксацию листка нетрудоспособности в расчёте, приведём пример: как обрабатывается больничный по конкретным строкам, где должны фигурировать цифры по выплатам этого пособия. Фактически данные по б/л проходят в расчёте по шести строкам:

  1. Строка 020 (первого раздела) — определяем доходную часть работника, берётся день, когда человек получил выплаты по больничному листу. Норма права, которая определяет этот шаг — статья 223 НК РФ.
  2. Строка 040 — в тот же день, когда выплачена компенсация, насчитываем и выплачиваем подоходный. Ориентир в законодательстве — пункт 3 статьи 226 Кодекса.
    Раздел №1 формы 6-НДФЛ с выделенными строками 020 и 040
    Листы нетрудоспособности фигурируют в разделе 1 в строках 020 и 040
  3. Далее данные по б/л отражаются в разделе №2, в строке 100 отражаем дату, когда сотрудник получает компенсацию — ставим её.
  4. Строки 070 и 110 — проставляется сумма удержанного НДФЛ, по срокам выполнения этот факт должен стоять в день выплаты.
  5. Строка 120 должна отражать уплату НДФЛ в госбюджет. Срок для этого, согласно пункту 6 статьи 226 НК РФ, — финальное число того месяца, когда деньги были выплачены сотруднику. Это регламентировано пунктом 6 статьи 226 НК РФ.
    Раздел №2 формы 6-НДФЛ с выделенными строками 100, 110 и 120
    В разделе 2 даты и цифры фигурируют в трёх строках

Специфика отражения переходящего б/листа в расчёте

Если ещё детальнее разбираться с отличиями в фискальных схемах признания дохода, то в периоды, когда заработная плата и больничный лист фиксируются в переходящие на следующий отчётный период сроки, получается следующее:

  • Показатели по заработной плате, премиальным и т. п., как правило, попадают в разные месяцы, так как мотивационные выплаты начисляются в одном месяце, а перечисляются работникам в следующем. Когда это происходит на переходе одного отчётного периода в другой, цифры по ЗП за пограничный месяц отчётного квартала попадают в раздел №1 (в начисленную сумму дохода), а в разделе №2 (по дате, когда ЗП была выплачена) они отразятся только по следующему отчётному периоду.
  • Физические показатели по выплатам и обложению пособия по листкам нетрудоспособности по обыкновению попадают в один отчётный период. Это связано с тем, что срок уплаты налогового сбора на б/л привязан к месяцу выплаты компенсации.

Но иногда сроки выплаты сбора по бюллетеню могут перетекать в следующий месяц, и, соответственно, это может произойти и по отчётному периоду. Происходит это тогда, когда финальные числа месяца оказываются выходными или праздничными.

Заметим, что согласно требованиям норматива, зафиксированного в пункте 7 статьи 6.1 НК РФ, если срок выплат попадает на выходной или праздничный день, перечисления должны быть перенесены на первый следующий за выходными рабочий день. В связи с чем когда больничный закрывается в последний день отчётного периода, оплата по нему пройдёт уже в следующем квартале, что повлияет на отражение в расчёте 6-НДФЛ. Комментарии по данному вопросу можно найти в письме налоговиков №БС-4–11/14329@ от 21.07.2017.

Следовательно, к примеру, если работник сдаст свой больничный 28 декабря 2018 года, то, согласно производственному календарю на 2019 год, когда праздничные каникулы будут идти до 9 января, налоговый сбор по б/листу, который вносится в строчки 100—140 второго раздела, попадёт в отчёт, относящийся уже к последующему периоду. А в первом разделе по строчкам 020, 040 и 070 их нужно будет отразить в периоде, когда прошла оплата (31 декабря).

Разъяснения по таким нюансам даны в Письме Минфина №БС-4–11/4440@ от 13.03.2017.

Видеоподсказки: как провести б/лист в 6-НДФЛ

Санкции по НК РФ за недостоверные данные и несвоевременную сдачу расчёта

Заметим, что ФЗ-113 ужесточил наказания при предоставлении недостоверной информации в расчёте 6-НДФЛ. Все шаги фискального регулятора направлены здесь на то, чтобы налоговые агенты не могли (и даже не старались) уйти от уплаты НДФЛ за своих работников. Для этого отчёт составлен именно в такой форме, идёт нарастающим итогом, что не даёт возможности подгонять цифры, а также проверяется как по внутренним, так и по внешним контрольным соотношениям. Поэтому сознательно фальсифицировать расчёт довольно сложно.

Как правило, ошибки, которые допускаются в расчёте, обусловлены простой невнимательностью, неопытностью или сильной загруженностью бухгалтера. Поэтому налоговые инспекторы пока не зверствуют и возвращают отчёты на доработку и уточнение цифр, не налагая на предприятие штрафы. Но если при камеральной проверке будут обнаружены серьёзные нарушения законодательства, компании грозят штрафы и санкции:

  • 1 000 ₽ — если отчётность сдаётся с опозданием, причём штраф начисляется за каждый полный и неполный месяц с крайней даты, когда расчёт должен быть сдан (смотри пункт 1.2 статьи 126 НК РФ);
  • если компания не сдаёт расчёт в положенный срок, через 10 дней налоговики имеют право без предупреждения заблокировать расчётный счёт предприятия (установлено пунктом 3.2 статьи 76 НК РФ), а 1000 ₽ всё равно взыщут;
  • 500 ₽ штрафа ждёт нарушителя за каждый документ, который содержит недостоверные данные (смотри пункт 1 статьи 126.1 Кодекса);
  • 200 ₽ — если декларация была сдана, но не в той форме или ненадлежащим способом (указано в статье 119.1 НК);
  • 5 000 ₽ — когда налоговый агент не предоставляет в ИФНС пояснения по 6-НДФЛ, если это случается единожды;
  • 20 000 ₽ — когда агент игнорирует требования фискального контролёра во второй и последующие разы.

Отметим, что несмотря на кажущуюся простоту внесения данных в расчёт 6-НДФЛ, практически у каждого налогового агента возникают вопросы по его заполнению. Нюансы по внесению данных по листкам нетрудоспособности сотрудников есть, но их немного. Нужно просто разобраться в отличиях при отражении в отчёте зарплатных выплат и компенсации по больничным, так как у этих доходов разный подход к обложению и уплате налогового сбора. Могут возникнуть небольшие сложности при наличии б/листов, сроки по начислению и уплате НДФЛ по которым переходят в следующий отчётный период. Здесь нужно просто быть внимательным и опираться на нормативы.