Расчёт 6-НДФЛ — новое по отчёту ИП в качестве налогового агента в 2018 году

Предприниматель

Декларирование по 6-НДФЛ введено в систему налоговой отчётности не так давно, но уже в 2018 году этот расчёт претерпел некоторые уточнения по его оформлению. Бизнесу, имеющему в своём штате наёмных сотрудников, необходимо владеть полной информацией по заполнению этого отчёта. Для понимания сути текущих изменений, а также чтобы не попасть под штрафные санкции налоговой (а они есть при определённых нарушениях) рекомендуем оформлять расчёт, опираясь на законодательные акты налогового органа и следуя грамотным инструкциям.

Цели предоставления расчёта 6-НДФЛ в налоговую

Ключевая задача декларирования частного предпринимательства по расчёту 6-НДФЛ — сдача отчётности в качестве налогового агента.

Справочно: к налоговым агентам причисляются все бизнесмены и юрлица, у кого в штате трудоустроен хотя бы один работник (хотя бы на один день). При таком условии коммерсант несёт бремя фискальной ответственности по уплате подоходного налога за свой персонал в госбюджет и, соответственно, ему вменяется полный перечень отчётности по этому вопросу. Но если ИП без наёмного персонала обязан отчитаться по главной декларации по подоходном налогу — 3НДФЛ в любой вариации, вне зависимости получал он доход или нет, то расчёт 6НДФЛ (кстати, так же как и 2НДФЛ) бизнесмен должен предоставлять только за то время, когда у него работали наёмные сотрудники.

Эта форма была внедрена в систему отчётности бизнеса с 2016 года. С этого периода все коммерсанты со штатом должны ежеквартально представлять в инспекцию по месту прописки расчётную форму по сумме начисленного и удержанного фискального сбора на доходы своих сотрудников, и эта форма — №6-НДФЛ.

Нормативный документ, который регулирует отчётность бизнесменов с персоналом, введён к исполнению законодательным документом №113-ФЗ от 2 мая 2015. Именно этот акт регламентирует ежеквартальную периодичность предоставления отчёта.

Шаблон, схема расчёта, способы сдачи и правила заполнения 6-НДФЛ утверждены приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7–11/450@.

В целом форма по КНД 1151099 содержит обобщённые предпринимателем сведения по всем физлицам, трудоустроенным у ИП и получившим зарплату, премиальные, другие мотивационные выплаты за свой труд, а также по тем физ.лицам, которые получили выплаты по гражданско-правовым соглашениям.

А также сведения по срокам и суммам:

  • выплат, полученных сотрудниками от нанимателя:
  • удержанного и направленного в госбюджет подоходного сбора по работникам ИП.

Способ сдачи расчёта установлен законодательством в двух вариантах:

  1. В бумажном виде декларацию можно самостоятельно или через своё доверенное лицо (с нотариально заверенным бланком) привезти в инспекцию. При таком способе сдачи оптимальный вариант — иметь отчёт ещё и на USB-носителе, чтобы проверяющий инспектор мог скачать информацию в электронный документооборот ФНС (флешку вернут). Можно направить распечатанный документ заказным письмом (с описью). Но нужно учитывать, что расчёт на бумажном носителе будет принят только в том случае, если численность компании не переходит границу в 25 человек.
  2. В противном случае отчёт сдаётся строго в онлайн-форме через оператора электронного документооборота (ЭДО) или с помощью программы «Налогоплательщик ЮЛ». Но здесь нужно знать, что для работы сервиса у ИП должна быть усиленная ключом электронная виза (УКЭП). К слову, программа, разработанная налоговиками, устанавливается бесплатно, а вот за УКЭП придётся ежегодно платить определённую сумму, в минимальном варианте она составляет около трёх тысяч рублей за 12 месяцев.

Отчётные периоды по 6-НДФЛ — квартал / полугодие / 9 месяцев и полный отчётный год.

Если говорить по сроку представления отчёта, он установлен в следующие даты:

  • 30 апреля за I квартал;
  • 31 июля;
  • 31 октября;
  • годовая отчётность должна быть предоставлена налоговикам в срок до 1 апреля следующего года.

Как и для всей фискальной отчётности здесь действует алгоритм: когда пограничный день сдачи расчёта попадает на выходной или праздник, то финальным днём считается первый рабочий день.

В случае если ИП не вёл деятельность и не осуществлял выплаты своим работникам за отчётный период, он не обязан предоставлять расчёт по форме, так как отсутствует сам факт обязанности налогового агента. Так установлено во втором пункте статьи №230 НК РФ.

Заметьте: самозанятый ИП (работающий в одиночку) не предоставляет регулятору расчёт 6НДФЛ, и это логично, ведь в этом случае он не признаётся налоговым агентом.

Нюансы по уплате НДФЛ за работников: что учесть при расчёте

Как уже было упомянуто, все частные бизнесмены, у кого есть наёмный персонал, причисляются к фискальным агентам по начислению и уплате подоходного сбора за сотрудников, поэтому:

  1. Первым шагом до подачи декларации по форме 6-НДФЛ бизнесмен обязан сдать фискальному регулятору сведения по среднесписочному составу своей компании. Направив в течение двадцати дней с момента трудоустройства персонала, в налоговую инспекцию по месту своей регистрации определённую форму — по КНД 1110018. Скачать бланк предварительного отчёта по персоналу можно по гиперссылке. Просто для информации: финальные данные по итогам отчётного года сдаются до 20 января.
    Справка «Сведения о среднесписочной численности работников» (образец, верхняя часть)
    Данные в первой стравке о численности работников минимальные
  2. Вторая форма отчётности до момента сдачи 6НДФЛ — отчёт СЗВ-М, который направляется в ПФР, где отражаются основные сведения по каждому застрахованному в ведомстве работающему физ. лицу. Сдаётся отчёт каждый месяц, поэтому расчёт 6-НДФЛ будет сдаваться уже после освоения этой формы.
    Справка СЗВ-М (образец)
    Справка СЗВ-М — вторая форма отчёта после трудоустройства работников в штат ИП
  3. Заметьте: при наличии штата сроки по выплатам ИП-агента по НДФЛ в бюджет регулируются статьями 223 и 226 Кодекса, где установлено: подоходный налог должен быть перечислен в бюджет не позднее следующего дня после выплаты заработной платы наёмным работникам. Поэтому налоговому агенту нужно строго следовать этому правилу и чётко отражать эти данные в расчёте 6-НДФЛ.
  4. Далее, отчётность сдаётся по утверждённому налоговиками графику (приведём его в таблице ниже). Так, параллельно с расчётом 6-НДФЛ, ИП ежеквартально сдаёт налоговикам Единый расчёт по страховым взносам за своих работников. Есть у ИП определённые годовые отчёты.

Главное, что нужно учесть при оформлении расчёта 6-НДФЛ, это то, что в нём должны быть:

  • учтены все доходы работников, заработанные отчётный период;
  • занесены все данные о налоговых вычетах, в отчёте нужно учесть:
    • стандартные, профессиональные, имущественные, социальные вычеты — все, которые были предоставлены;
  • предварительно рассчитаны и зафиксированы все суммарные цифры начисленного и удержанного подоходного сбора.

Самый важный вопрос здесь: какие доходы и в каком объёме учитывать в расчёте. Так, к доходам, 100% которых должны быть включены в декларацию относятся:

  • заработная плата всех работников, причём проценты, которые полагаются сотруднику, если ему задерживают заработную плату, не подлежат налогообложению, соответственно, они не облагаются НДФЛ и не могут быть включены в доходы, которые отражаются в расчёте;
  • немаловажный момент при расчёте, в том числе и 6НДФЛ за квартал: если сотрудник в отчётном периоде находился на б/листе, коммерсант обязан уплатить подоходный за него в последний день месяца, когда была выдана зарплата. И, соответственно, учесть эту сумму в расчёте;
  • все разновидности премиальных выплат сотрудникам;
  • компенсация по гражданско-правовым договорам;
  • пособия, начисленные работникам;
  • отпускные выплаты;
  • дивиденды.

А вот подарки, которые получили работники, и оказанная им материальная помощь, считаются, исходя из статьи 217 НК РФ, то есть только в определённом законодательством порядке.

Так, к примеру, если один работник в компании получил подарок на сумму 6000 рублей, то из этой суммы вычитаются стандартные необлагаемые 4000 руб. А на остаток начисляется НДФЛ. В итоге налоговая база здесь рассчитывается по формуле: 6000 — 4000 = 2000 х 13% = 260 руб.

Полная отчётность ИП с работниками со сроками сдачи в 2018 году (таблица)

форма периодичность финальный срок сдачи даты сдачи в 2018/2019 годах куда сдаются
Среднесписочная численность работников по отдельному графику 20 дней с момента набора штата нет ИФНС
Отчёт по форме СЗВ-М каждый месяц до 10 числа по истечении отчётного месяца 10-е число (+/-) ПФР
Расчёт 6-НДФЛ ежеквартально по прошествии месяца, следующего за кварталом 03.05.2018 / 31.07.2018 / 31.10.2018 / 31.01.2019 ИФНС
ЕРСВ ИФНС
Расчёт взносов на ОС от несчастного случая на предприятии до 25-го числа (для формы, сдаваемой по ЭДО) и до 20-го числа (для формы на бумаге) месяца по прошествии отчётного квартала 25(20).04.2018 / 25(20).07.2018 / 25(22).10.2018 / 25(21).01.2019 ФСС
Среднесписочная численность работников ежегодно до 20 января 21.01.2018 ИФНС
СЗВ-Стаж до 1 марта 01.03.2019 ПФР
Справки 2-НДФЛ до 1 апреля 01.04.2019 ИФНС

Особенности заполнения декларации 6-НДФЛ в 2018 году

Начнём рассмотрение специфики заполнения шаблона декларации налогового агента с нововведения, принятого в начале 2018 года, когда в Приложения №2 и 3 формы Приказом ФНС РФ №ММВ-7–11/18@ от 17 января 2018 были сделаны корректировки. Этот законодательный акт утвердил, что с 25 марта при отчётности по 6-НДФЛ начинает работать скорректированная форма, до этого момента нужно заполнять старую форму. Скачать актуальную форму 6-НДФЛ можно, перейдя по гиперссылке.

Уточнения коснулись следующих моментов:

  1. Обновлён титул-лист формы расчёта, а также заменён номер штрихового кодирования — вместо номера 15201027 сейчас ставится штрих-код 15202024.
  2. Корректировки по Приложению №2 коснулись только юр. лиц (крупнейших налогоплательщиков), в том числе по реорганизованным предприятиям. ИП эти изменения не коснулись.

А в остальном для ИП каких-либо серьёзных изменений не произошло.

Небольшой совет по поиску необходимой формы по любому коду налоговой отчётности: самый простой и надёжный способ — воспользоваться бесплатным сервисом налоговиков. Для этого достаточно зайти по ссылке на страницу Справочника отчётности и выбрать из выпадающего списка налог или взнос и тот документ, который нужно заполнить. После выбрать период, по которому нужно отчитаться. Ресурс выдаст шаблон отчёта и инструкцию для его заполнения. Как видно на фото ниже, по расчёту 6-НДФЛ есть как старая инструкция по заполнению отчёта, так и новая редакция, действующая со второго квартала.

Скрин страницы «Справочник налоговой отчётности»
В «Справочнике налоговой отчётности» на портале ФНС можно найти любую форму

Нужно сразу заметить, что расчёт заполняется нарастающим итогом: I квартал / 6 месяцев / 9 месяцев / год, то есть согласно полным отчётным периодам.

Состав формы формируется из:

  1. Титул-листа — страница 001.
  2. Раздела №1, который содержит обобщённые цифры по выплатам налогового агента.
  3. Раздела №2, отражающего даты и суммарные полученные доходы по всем работающим у ИП, а также НДФЛ, который был удержан из зарплаты в счёт государства.

Если в Разделе №1 ИП нужно указать несколько облагаемых ставок (к примеру, и 13%, и 30% для нерезидентов РФ), заполняется столько страниц, сколько необходимо, при этом нумерация страниц — сквозная, проходит от титульника (всегда №001) и далее.

Расчёту присущи все стандартные правила оформления налоговых деклараций:

  • запрещается корректировать информацию в заполненном расчёте, пользоваться корректором или зачёркивать данные;
  • печать должна быть только на одной стороне листа;
  • нельзя скреплять листы отчёта;
  • при заполнении от руки разрешено использование чернил чёрного, синего, фиолетового цветов.
  • если в цифровых блоках нет данных, ставится «0»;
  • все знакоместа, где нет данных, перечёркиваются знаком «—»;
  • при заполнении на ПК разрешено не проставлять в незаполненных ячейках минусы, допустимый шрифт — Courier New размер 16–18;
  • на каждом листе в подтверждение сведений ставится дата и виза ИП (либо его представителя, если расчёт сдаёт доверенное лицо).

Есть и отличительные особенности при заполнении формы, например, если в расчёте есть дробные части (к примеру, в сумме дохода), то слева-направо ставится полное число, а в последних двух ячейках ставится дробное. Например, ставим в пятнадцати отведённых под физический показатель ячейках: 112112112112—.50.

Итак, если идти по порядку:

  1. Титульный лист расчёта форме по КНД 1151099 заполняется стандартно.
    • В блок ИНН вносятся данные из свидетельства (или выписки из ЕГРИП). КПП предприниматели не заполняют.
    • По умолчанию определено, что первый расчёт по отчётному периоду будет обозначен цифрой «000». Если в расчёт вносятся корректировки, и он по-новому сдаётся в ИФНС, нумерация продолжается «001» и т. д.
    • Коды периодов определены нормативным актом как: 21 / 31 / 33 / 34, соответственно, по отчётным периодам.
    • ИФНС можно взять из собственного свидетельства ИП: это первые 4 цифры. Узнать номер районного регулятора можно также на интернет-портале ФНС, пройдя на страницу по гиперссылке.
    • Важный момент — правильно указать код по месту учёта. Для ИП это может быть либо «120», если ИП сдаёт расчёт по месту регистрации, либо «320», если ИП работает по ЕНВД в другом районе.
    • Уточнить свой код ОКТМО можно уточнить на ресурсе налогового органа, по гиперссылке. Подход здесь такой же, как и в пункте выше: если ИП работает по вменёнке или патенте, он указывает код по месту работы ИП, остальные коммерсанты — только по месту постановки на учёт ИП.
      Титульный лист 6-НДФЛ (образец)
      В титульном листе 6-НДФЛ указываются стандартные данные ИП (по аналогии с ЮЛ, только некоторые коды отличаются)
  2. В шапке Раздела №1 в обязательном порядке ставится ИНН предпринимателя.
    • Как уже говорилось, все физические показатели дохода, налога и пр. ставятся от левого края, «хвостик» с копейками ставится после точки. Напомним, что данные рассчитываются нарастающим итогом. Учтите, что в поле с количеством физ. лиц — работников ИП, которые получили доход за отчётный период, должно быть равно реальному количеству тех, кто получил ЗП и прочие выплаты, а не подписанных трудовых договоров. То есть, если работник в одном месяце получил доход, уволился и снова устроился на работу через месяц, получив выплаты, он будет учитываться как 1 получатель. И даже в случае, когда один работник отработал по разным налоговым ставкам, он всё равно считается одним получателем.
      Раздел №1 расчёта 6-НДФЛ
      Раздел №1 расчёта 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом (образец)
  3. В Разделе №2 подход к расчётам несколько отличается от Раздела №1. Так, физические показатели здесь вносятся не из расчёта нарастающей суммы, а за отчётный квартал. В цифрах строк под номерами 100–140 должны отображаться суммы по доходам одного или нескольких сотрудников вместе, но с привязкой по датам к трём показателям:
    • получения налогооблагаемого дохода;
    • удержания НДФЛ;
    • уплаты ИП налогового сбора в бюджет.
      Раздел №2 расчёта 6-НДФЛ
      Образец заполнения Раздела №2 декларации 6-НДФЛ

    В результате: в варианте, когда 2+ человек получили доход, по которому даты по трём вышеперечисленным пунктам совпадают, то данные о выплатах отображаются в одной графе полей №(100–140). А когда есть отличие хотя бы в одной — данные вносятся в отдельные графы полей 100–140. Учтите, что дата выплат и удержания НДФЛ — если получилось удержать налог — должны быть идентичными (п. 4 ст. 226 Кодекса).

Видеоурок: как предоставить 6-НДФЛ за I полугодие 2018 года

Ответственность за несвоевременное предоставление

Как и по любой отчётности при декларировании налога при нарушениях по 6-НДФЛ есть штрафные санкции, которые предусматривают:

  1. Штраф 1000 ₽ либо 5% от суммы фискального сбора — если ИП допускает просрочку, предоставляя 6НДФЛ (или совсем не сдаёт расчёт). Причём сумма рассчитывается исходя из каждого месяца опоздания. При этом максимум, что может установить налоговый регулятор — 30% от начисленной суммы НДФЛ.
  2. Самая распространённая сегодня санкция — блокировка р/счёта ИП. Как правило, уже через 10 дней после положенного срока налоговики закрывают доступ к виртуальным деньгам бизнеса.
  3. Если ИП сдал отчёт не по той форме, ему грозит штраф в 200 ₽.
  4. Если бизнесмен, будучи налоговым агентом, не удержал или не перевёл сумму налога в бюджет, он получит штраф в объёме 20% от неуплаченной суммы НДФЛ.

Есть наказания за непредоставление фискальному контролёру затребованной документации, а также отказ от дачи комментариев по расчётам, что предусмотрено статьёй 126 НК РФ:

  • 200 ₽ — за каждый непредоставленный расчёт;
  • 500 ₽ — за ошибки в расчёте 6-НДФЛ;
  • 10000 ₽ — если документы отчётности были подделаны (если доказано умышленное действие).

Видеоинструкция: что быдет, если ИП не сдаст фискальный расчёт

НДФЛ — один из самых жёстко регулируемых налоговых сборов в перечне контролёров: чего стоит представление только четырёх деклараций по подоходному налогу. Поэтому рекомендуем ИП, сдавая отчётность, внимательно изучить все требования и нововведения налоговиков. Тем более важно на сегодняшний момент всё, что касается зарплатной части работников. В этом вопросе нужно быть особенно пунктуальным и грамотным.