Как грамотно заполнить форму 6-НДФЛ в части авансовых выплат — зарплатные нюансы и тонкости исчисления НДФЛ

1

Декларация по форме 6-НДФЛ с поверхностного взгляда кажется элементарной — всего 2 раздела и несколько десятков строк. Но почему её не понимают и не любят 99% налоговых агентов? Да потому что именно по этому отчёту сегодня возникает масса вопросов буквально по каждой строке её разделов. На наш взгляд, даже сами фискальные регуляторы не в полной мере понимают порядок её заполнения. Иначе почему на эту тему с 2016 года от ФНС РФ вышел уже не один десяток разъяснений, комментариев и корректировок к этому отчёту. Сегодня разберём конкретный вопрос: как учитывать и в какие даты отражать авансовые платежи служащим компании в 6-НДФЛ.

Особенности уточнённой формы 6-НДФЛ в 2018 году

Декларирование по шаблону 6-НДФЛ введено в действие относительно недавно — только с 2016 года все предприятия, имеющие в штате наёмных сотрудников, а также выплачивающие вознаграждение физическим лицам по гражданско-правовым контрактам, должны сдавать этот расчёт. Причём нужно сказать, что, несмотря на довольно «молодой» возраст, в этот отчёт уже в 2018 году были внесены изменения. Приняты коррективы в начале 2018, ратифицированы Приказом фискального регулятора №ММВ-7–11/18@. В связи с чем, уже с 25 марта отчётность по 6-НДФЛ должна сдаваться в ИФНС строго в новом уточнённом формате.

Если налоговики получат отчёт, оформленный в старом формате, декларация будет считаться не сданной. Сегодня регулятор уже сплошь и рядом применяет эту меру к декларантам, считая, что поблажки и разъяснения, которые ведутся с 2016 года, пора уже прекращать.

Определить актуальность формы довольно просто: достаточно просто посмотреть на штрихкод, указанный на титульном листе, он должен иметь цифровой номер «1520 2017».

Шапка расчёта 6-НДФЛ с актуальным штрих-кодом
Начав заполнять расчёт 6-НДФЛ, обратите внимание на штрих-код, чтобы не оформить декларацию не в том шаблоне (с 2018 года он новый)

Обновлённый шаблон в разных форматах доступен для скачивания по гиперссылке. Взять его можно также на портале налоговиков, зайдя на страницу «Справочник отчётности», где сосредоточены все актуальные формы по налоговому и бухгалтерскому учёту, а также шаблоны по предыдущим годам, есть инструкции от ФНС по заполнению, ссылки на нормативные документы и прочая полезная информация.

Разберёмся, какие коррективы были внесены в расчёт 2018 года, благо их не много:

  1. С целью визуального контроля изменён шифр штрихового кодирования.
  2. Одно из основных нововведений — скорректированные для юр. лиц коды по месту сдачи расчёта (Приложение 2 — их можно увидеть в сводной таблице ниже), а также уточнённые коды для предприятий, которые были реорганизованы или ликвидированы в момент сдачи отчёта (смотри Приложение 4 и коды в таблице).
  3. Также есть несколько формальных корректив на титул-листе, касающихся формулировок, к примеру, уточнения к графе о том, что реорганизованные и преобразованные компании несут бремя правопреемственности за фирму-основателя.

Заметим, что в целом подход к формированию данных и расчётам не изменился. А для индивидуальных предпринимателей вообще ничего не поменялось в отчёте (кроме самой формы). Но это важно и нужно учитывать, чтобы отчёт не вернулся на переделку.

Новое кодирование мест и форм реорганизации при внесении их в 6-НДФЛ в 2018 (свод-таблица)

Приложение 2. Коды мест представления расчёта сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом
Код Наименование
120 По месту жительства индивидуального предпринимателя
124 По месту жительства члена (главы) крестьянского (фермерского) хозяйства
125 По месту жительства адвоката
126 По месту жительства нотариуса
213 По месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика
214 По месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком
215 По месту нахождения правопреемника, не являющегося крупнейшим налогоплательщиком
216 По месту учета правопреемника, являющегося крупнейшим налогоплательщиком
220 По месту нахождения обособленного подразделения российской организации
320 По месту осуществления деятельности индивидуального предпринимателя
335 По месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации в Российской Федерации
Приложение 4. Коды форм реорганизации и ликвидации организации (обособленного подразделения)
Код Наименование
1 преобразование
2 слияние
3 разделение
5 присоединение
6 разделение с одновременным присоединением
0 ликвидация

Основополагающие моменты по назначению, структуре и порядку внесения показателей, которые требуется знать и применять всем декларантам, следующие:

  1. Работают с формой только предприятия, причисленные к налоговым агентам. Причём это может быть фирма с любым статусом и масштабом — от крупных налогоплательщиков до микробизнеса, а также любой организационно-правовой формы — и юр. лица, и частные бизнесмены. Главное — если компания в отчётный период выплачивала своим работникам денежные или товарно-материальные вознаграждения, она признаётся агентом по уплате НДФЛ за своих сотрудников, и, соответственно, должна сдавать отчёт. Признаются агентами по уплате НДФЛ и компании, работающие с физ. лицами по договорам ГПХ.
  2. Базироваться расчёт должен на регистрах фискального учёта. Это регламентировано пунктом 1 статьи 230 НК РФ, а также пунктом 1.1 первого раздела Приложения № 2 к приказу налоговиков №ММВ-7–11/450@, устанавливающего порядок оформления расчёта 6-НДФЛ. Чтобы не сводить все данные, касающиеся отчётности по подоходному сбору, рекомендуется автоматизировать процесс заполнения расчётной формы 6-НДФЛ, соединив её с регистрами, из которых формируются справки 2-НДФЛ. Тем более что это контрольное соотношение, так или иначе, будет проверяться фискальным контролёром при камеральной проверке total-отчётности компании. Налоговый агент может самостоятельно разработать такой журнал учёта по НДФЛ, но при этом нужно ратифицировать его в локальной учётной политике. Причём в регистре в обязательном порядке должны отражаться следующие строки: период, число человек, получивших доход, даты начисления дохода, удержания и перечисления налога, вид дохода, суммы и ставки, по которым начислялись выплаты, а также суммы вычетов и удержанный НДФЛ. Ведение такого регистра поможет при декларировании и убережёт компанию от санкций. Обратите внимание, что игнорирование требований по ведению учёта по НДФЛ может стать основанием для штрафных санкций по статье 120 НК РФ (смотри пункт 2 разъяснительного письма налоговиков за номером АС-4–2/22690).
    Регистр налогового учёта НДФЛ (пример)
    Налоговый агент имеет право разработать свой регистр налогового учёта НДФЛ, причём вести такой журнал нужно обязательно
  3. Ключевые требования удержания и перечисления НДФЛ с определённых видов дохода должны быть отражены в структуре расчёта:
    • Так, в первом разделе 6-НДФЛ отражаются обобщённые данные по всем видам доходов и налоговому сбору. Из нюансов, которые стоит здесь учесть:
      • Раздел №1 заполняется нарастающим итогом, то есть цифры первой в году отчётности за I квартал должны быть просуммированы в отчёте за полугодие с показателями II квартала и т. д.
      • Сколько ставок применяется на предприятии при расчёте дохода работников — столько листов нужно заполнять (для каждой ставки — свой лист).
      • Если по первому разделу заполняется несколько листов, то количество физ. лиц, получивших доход, указывается только на первом листе, на остальных ставится прочерк.
    • В разделе №2 должны быть отражены не только суммы начисленного дохода и уплаченного в бюджет сбора, а также и даты, когда это было сделано. При этом здесь указываются данные только за отдельный отчётный период — I, II, III, IV квартал.
      Разделы 1 и 2 расчёта 6-НДФЛ (пример)
      Весь расчёт фактически состоит (помимо титул-листа) из двух разделов
    • Следует помнить, что показатели первого и второго раздела 6-НДФЛ никак не корреспондируют между собой, они должны быть основаны только на данных учётного регистра по НДФЛ.
  4. Сроки предоставления отчётности — ежеквартально, крайняя дата — последний день месяца по прошествии квартала. Годовой расчёт 6-НДФЛ сдаётся до 1 апреля.
  5. Способов сдачи расчёта стандартно несколько:
    • Если на бумаге, то 6-НЛФЛ можно сдать лично, через законного представителя или направить почтой.
    • А если в электронном виде, то с помощью ЭДО с квалифицированной онлайн-визой. Причём здесь нужно учитывать, что если штат компании превышает 25 человек, расчёт предоставляется строго в электронном формате.
  6. Нюансы по месту направления отчётности:
    • Практически все компании и частный микробизнес сдают расчёт в ИФНС по месту своей регистрации.
    • Только обособленные подразделения юр. лиц, а также индивидуальные предприниматели, применяющие вменёнку (ЕНВД) или работающие по патенту, отчитываются по 6-НДФЛ в инспекцию, где они ведут коммерческую деятельность.
  7. И последнее из важного, что нужно отметить по расчёту, — налоговый регулятор в обязательном порядке проверяет декларацию по двум точкам:
    • По форме предоставления. Здесь налоговикам важно, чтобы отчёт был оформлен в нужной форме, завизирован лицом, которое уполномочено на совершение этих действий (если по доверенности, чтобы она была актуальна), а также чтобы 6-НДФЛ был сдан в положенный срок (просрок карается штрафами, о которых расскажем в отдельной главе).
    • Проходит расчёт и через проверку по так называемым контрольным соотношениям. Актуальные требования и разъяснения по соотнесению даны во внутреннем документе, предназначенном для инспекторов ФНС (смотри Письмо ФНС РФ от 10.03.2016 №БС-4–11/3852@). Контроль ведётся как по расчётам внутри документа, когда определённые строки соотносятся между собой, так и по платежам НДФЛ в госбюджет, а также по корреляции 6-НДФЛ с цифрами по справкам 2-НДФЛ и декларацией по прибыли организации. Хоть такая предпроверка и не является обязанностью агента, но она поможет более глубоко вникнуть в суть расчётов, а также нивелирует риски возвращения ошибочного расчёта на доработку и необходимости сдачи уточнённой декларации.
      Скрин проверки раздела №2 формы 6-НДФЛ в электронном виде
      Проверить расчёт можно в электронном виде, выделяя определённые ячейки и сверяя их с другой отчётностью

НДФЛ с аванса — как и когда удерживать

Для того чтобы разобраться с налогообложением зарплатных авансов, нужно опираться на законодательство. Так, авансовые перечисления заработной платы регулируются трудовым правом:

  1. Основополагающая норма права, регулирующая выплата аванса — статья 136 ТК РФ, которая предписывает нанимателю выплачивать заработную плату 2 раза в месяц.
  2. Если работодатель не соблюдает эти требования, он обязан начислять на зарплату, которая выплачивается с задержками, проценты и выплачивать работникам увеличенную за каждый день просрочки сумму. Статья Трудового кодекса, в которой это установлено, под номером 236.
  3. Установлена для компаний-нарушителей также и административная ответственность (смотри статью 5.27 КоАП РФ).

При этом конкретные даты авансовых и окончательных выплат устанавливаются внутри компании отдельным распоряжением, чаще всего — Положением об оплате труда. Этот факт зачастую провоцирует исключение из правил, о котором расскажет отдельно.

Отсюда следует, что аванс — это прямая составляющая дохода сотрудника, который должен быть обложен подоходным налогом. Соответственно, и в отчётность по НДФЛ эти выплаты должны попадать однозначно.

Но вот когда это должно быть сделано в расчёте 6-НДФЛ нужно разобраться отдельно. Этот вопрос требует детального рассмотрения из-за определённых нюансов и частностей. А зависит всё от установленных на законодательном уровне сроках и требованиях:

  1. По начислению НДФЛ — этот вопрос регламентирован пунктом 3 статьи 226 НК РФ, которая устанавливает, что агент должен исчислить подоходный сбор в день фактического получения дохода физ. лицом.
  2. Срок по удержанию подоходного налога установлен в пункте 4 статьи 226 НК РФ, который определяет, что НДФЛ должен быть удержан из зарплаты служащего при её фактической выплате.
  3. И самое главное в этом вопросе — нормы трудового права признают датой получения прибыли в виде заработной платы (а сюда входят и авансовые перечисления) финальный день месяца, за который совершены зарплатные выплаты. Это регламентировано пунктом 2 статьи 223 НК РФ, комментарии касательно этого приведены в разъяснениях Минфина №03–04–05/44802 от 13.07.2017.

Из всего сказанного следует определённый вывод: удерживать НДФЛ в момент авансовых выплат не нужно, так как в момент перечисления аванса он ещё фактически не признаётся доходом.

Исключение из общих правил при удержании НДФЛ с аванса — пример заполнения формы

Всё вышесказанное может быть опровергнуто одним частным случаем (но на то они и исключения, чтобы подтверждать правила). Возьмём вариант, когда на предприятии дни для выплаты заработка устанавливаются со следующими сроками:

  • 30 числа текущего месяца работникам переводится аванс;
  • 15 числа — так называемая в народе окончаловка.

Вспоминаем, что налоговый агент должен перечислить сумму исчисленного и удержанного НДФЛ на следующий день после выдачи работнику зарплаты, это крайний срок (смотри пункт 6 статьи 226 НК РФ). Этот норматив применяется с учётом требований статьи 223 Кодекса, которая устанавливает конкретные даты фактического получения для определённых видов доходной части. Применимо к зарплате такой датой признаётся финальный день месяца, за который начисляется доход. Именно этот норматив даёт право не удерживать подоходник при выплате вознаграждения за первую часть месяца (аванса).

Но в нашем случае зарплатный аванс будет начисляться и выплачиваться (в определённые месяцы) как раз в финальный день текущего расчётного месяца. То есть дата фактического получения вознаграждения за труд (пункт 2 статьи 223 НК РФ) совпадёт с выплатой дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Следовательно, предприятие-агент должен будет начислить в этот день и сбор по НДФЛ за текущий заканчивающийся месяц, если конечно месяц состоит из тридцати дней и он — крайний.

Как установлено в разъяснениях Верховного Суда РФ №309-КГ16–1804 от 11.05.2016: если выплата авансового платежа проходит в крайний день месяца, то НДФЛ нужно будет удержать. В госбюджет налоговый сбор нужно будет уплатить в следующие рабочие сутки. А это значит, что в такой вариации ответ на вопрос: удерживается ли НДФЛ с аванса, будет зависеть от количества дней в конкретном месяце. Если к примеру, в феврале (когда будет перенос выплат), апреле, июне, сентябре и ноябре выплата зарплатного аванса 30 числа приведёт к необходимости исчисления и удержания подоходного сбора, то в январе, марте, мае, июле, августе и т. д. — нет.

Алгоритм заполнения расчёта в случае тридцатидневных месяцев будет выглядеть таким образом (возьмём, к примеру, отчёт за полный 2018 год). В нём 30 ноября 2018 года должно будет быть признанным и датой получения вознаграждения, и датой его выплаты, следовательно, 30.11.2018 должно быть внесено в раздел №2 расчёта следующим образом:

  • по строчке 100 — 30.11.2018;
  • по строчке 110 — 30.11.2018;
  • по строке 120 — 03.12.2018 (та как финальный срок уплаты НДФЛ в госбюджет — первый рабочий день после 30.11.2018).
Пример заполнения раздела 2, если дата выплата аванса установлена на 30 число
Небоьльшой пример заполнения одного из блоков про выплате аванса 30.11.2018, если компанией установлена дата выплата аванса на 30 числа месяца

И в декабре 2018 аванс будет выплачен в последний месяца, так как 30.12.2018 выпадает на выходной. Поэтому и строки будут заполняться по аналогии.

Так же нужно будет действовать в феврале каждого года, если выплата аванса в компании установлена на 28 число. Главное — не упускать такие моменты при сдаче отчёта. Иначе это будет признано ошибкой. Справедливости ради заметим, что на предприятиях крайне редко устанавливаются именно такие даты аванса и окончаловки. Но здесь важен сам подход к расчёту НДФЛ и его фиксации в отчёте.

Где в расчёте 6-НДФЛ отражается зарплатный аванс — общие требования

Исходя из вышеприведённых доводов и частных вариаций, отметим, что как таковой аванс не отражается напрямую в отчёте. Отдельной строчки для авансовых перечислений в декларации нет. Комментарии по вопросу фиксации авансовых выплат в 6-НДФЛ содержатся в отдельных письмах-разъяснениях фискального контролёра под номерами БС-4–11/320 и БС-4–11/4999 от 15.01.2016 и 24.03.2016 соответственно.

Но как уже говорилось выше, сумма авансовых выплат, и, соответственно, подоходный налог входят в физические показатели расчёта. Просто фиксируются они вместе с общими зарплатными выплатами.

Пример отражения аванса в расчёте

Возьмём компанию ООО «Искорка», которая отработала в 2018 году только 2 месяца — февраль и март. Зарплата персоналу, начисленная за этот период составила 1,2 млн ₽ (НДФЛ = 156 000 ₽), из них:

  • 487 805 ₽ аванса было выдано 20.02.2018;
  • 712 195 ₽ было выдано по окончательному расчёту за февраль 05.03.2018.

Чтобы не перегружать пример, уточним, что других выплат (ни отпускных, ни больничных, ни других) за этот период не было.

Следовательно, во втором разделе расчёта 6-НДФЛ будут отражены следующие данные:

  • строчка 100 (дата фактического получения дохода) — 20.02.2018;
  • строчка 110 (дата удержания НДФЛ) — 05.03.2018;
  • строчка 120 (день перечисления подоходного) — 06.03.2018;
  • строчка 130 (сумма фактически полученного дохода) — 1 200 000———,00 ₽;
  • строчка 140 (сумма удержанного НДФЛ) — 156 000———,00.
Пример заполнения раздела 2 при отражении дат аванса
Пример заполнения раздела 2 при отражении аванса — дату выносим в строку 100, а сумму дохода и удержанного НДФЛ считаем вместе с ЗП

Видеоинструкция: как правильно отражать даты получения дохода в отчёте 6-НДФЛ

Алгоритм исправления ошибок и сдачи уточнённого расчёта

Не стоит сильно беспокоиться, когда после сдачи отчётности по форме 6-НДФД ошибки были обнаружены самим декларантом. Пока на адрес компании не пришло уведомление, что в расчёте найдены конкретные несоответствия, ситуацию можно исправить довольно просто: в ИФНС, куда был сдан первичный расчёт, направляется уточнёнка.

По оформлению она ничем не отличается от первичного расчёта за исключением номера корректировки:

  • вместо «000», который должен стоять в первичном отчёте за данный период;
  • в первой уточнёнке ставится «001», во второй — «002» и т. д.

Обратите внимание, что если в декларации, которая сдаётся в первый раз за отчётный период, будет указан номер «001», это считается ошибкой. Такой расчёт не будет принят налоговиками, ведь в форме категорически не допускаются исправления и подтирки. Поэтому с этим блоком нужно быть внимательным.

Скрин шапки титул-листа с комментариями по номеру уточнёнки
Заполняя номер корректировки, начинаем отсчёт с кода «000», код «001» признаётс ошибкой

В уточнённом расчёте, помимо нового номера, нужно будет исправить все несоответствия в суммах и датах (где они были). Предоставляется уточнёнка тем же способом, что и первичный расчёт. Рекомендуется приложить к новому расчёту пояснительную записку, в которой указать на причину возникновения арифметических или других ошибок.

По стандартам налоговой службы: как только к фискальному контролёру попадает уточнённая декларация, камеральная проверка по уже сданной отчётности прекращается и запускается новая камералка без каких-либо санкций и штрафов.

А вот если ошибки были обнаружены самими налоговиками, ситуация осложняется. Напомним, что камералка по любой из деклараций может продолжаться в течение трёх месяцев. В этот период налоговый инспектор имеет право:

  1. Требовать от декларанта пояснения по любому из пунктов отчёта. И такие комментарии должны быть даны в течение пяти рабочих дней. При этом декларант имеет право отстаивать свою точку зрения, предоставлять первичку, регистр учёта НДФЛ, зарплатные ведомости, другую документацию (смотри пункт 4 статьи 88 НК РФ).
  2. Запрашивать документацию, которая касается отчётности 6-НДФЛ. Опять же это должно быть сделано за 5 дней, иначе могут последовать штрафы.
  3. Помимо этого, налоговики могут вызывать к себе и ответственное лицо декларанта¸ и его контрагентов, запрашивать информацию по р/счетам компании из банков, проверять все данные по платёжкам в бюджет, а также по контрольным соотношениям.
  4. Если контролёр признает ошибки, будет составлен акт, в котором будут указаны все несоответствия и назначены санкции или предупреждение.
  5. Если всё-таки после камеральной проверки на предприятие наложен штраф, оплатить его требуется в 60 дней.

Заметим, что после указания на ошибки, все из которых должны быть указаны в официальной бумаге, направленной на адрес декларанта, уточнёнка может быть предоставлена в ИФНС (на это дано 5 дней), а может и не сдаваться. Декларант имеет право на своё усмотрение сдавать или не сдавать скорректированный расчёт. Это не является обязанностью налогового агента. Но не стоит игнорировать вопросы фискалов, это тупиковый путь, который, к тому же грозит штрафами за отказ за дачу пояснений.

Чем чревато предоставление недостоверных данных и опоздания при сдаче расчёта

Действующим законодательством предусмотрена финансовая ответственность при нарушениях в сроках, форме расчёта, а также при предоставлении ложных сведений декларантом. Сюда относятся штрафы:

  • на 1 000 ₽ за каждый полный и неполный календарный месяц имеют право оштрафовать агента, если он сдаёт расчёт с опозданием или просто не предоставляет его (смотри пункт 1.2 ст. 126 НК РФ);
  • не отменяет первый штраф и уже широко распространённую санкцию в виде блокировки расчётного счёта предприятия, если декларация не сдаётся более 10 дней (указано в пункте 3.2 статьи 76 НК РФ);
  • 500 ₽ за каждый предоставленный по запросам ИФНС документ будет наложено фискалами на декларанта, если в нём будут обнаружены недостоверные сведения (регламентировано как раз именно для расчёта 6-НДФЛ в пункте 1 статьи 126.1 Кодекса);
  • 200 ₽ — если расчёт сдан не в той форме или несоответствующим способом (статья 119.1 НК РФ);
  • 5 000 ₽ — когда агент игнорирует вопросы контролёров, если это происходит в первый раз;
  • 20 000 ₽ — если декларант отказывается выходить на контакт в последующие разы.

Поэтому акцентируем внимание ещё раз: проверяйте и перепроверяйте все расчёты в 6-НДФЛ. Уже есть статистика, что в 90% числа неправильно оформленных деклараций ошибки допускаются по причинам невнимательности или безграмотности составляющих.

Итак, отражая авансовые выплаты в расчёте, цифра аванса суммируется с цифрой окончательного расчёта и указывается только конкретная дата его выплаты. Отдельной графы для этого физического показателя не существует. Аргумент по такому решению довольно прост: зарплатный аванс при исчислении НДФЛ не причисляется к доходу физ. лица, соответственно, и налоговый сбор с него фиксируется только в окончательном расчёте. При этом могут быть частные случаи, когда аванс может пройти по отдельным строкам и суммам раздела №2 декларации. Поэтому при оформлении таких сумм нужно опираться на сроки исчисления и удержания НДФЛ, установленные действующим законодательством.