Всё о дополнительном отпуске — нормы, продолжительность, оформление

дио

Все трудоустроенные лица знают о 28 днях отпускного оплачиваемого периода, которые они должны отгулять каждый год. Это право чётко регламентировано трудовым законодательством. Но не всегда служащие осведомлены обо всех установленных ТК РФ преференциях, которые положены им при определённых трудовых условиях. По поводу дополнительных отпусков возникает множество вопросов и у сотрудников, и у кадровиков.

Дополнительный отпуск — нормативные основания и условия предоставления

Правила предоставления дополнительных оплачиваемых отпусков регулируются двумя базовыми нормами — статьями 114 и 116 ТК РФ. А также определёнными нормативно-законодательными актами, регламентирующими обстоятельства отпуска и статус трудящихся, которым он положен. Законодательство устанавливает несколько категорий сотрудников, которым положены дополнительные дни отдыха. Их нужно приплюсовать к общепринятому ежегодному отпуску.

На дополнительный отпуск имеют право не только постоянные сотрудники, но и те, кто работает по совместительству и по временному соглашению. Это установлено в части 2 статьи 287, а также в статьях 291, 295, части 4 статьи 310 и части 2 статьи 312.4 ТК РФ.

Дополнительный отпуск можно совместить с основным или взять отдельно. Трудовой кодекс не содержит ограничений. Здесь важно соблюсти 2 ключевых условия, что регламентировано статьёй 125 ТК РФ:

  • при разделении отпускного периода на части нужно согласие обеих сторон;
  • за рабочий год сотрудник должен отгулять хотя бы одну часть отпуска не менее 14 календарных дней подряд, длительность остальной части может быть любой.

Не нужно путать дополнительный и удлинённый отпуска. Удлинён­ный ос­нов­ной от­пуск применяется к опре­де­лён­ным ка­те­го­ри­ям служащих, самой распространённой из которых являются учителя, профессура, другие направления научно-педагогической деятельности. У них длительность отдыха от работы может достигать 56 дней. Регламентирован такой вид отпуска статьёй 115 ТК РФ.

Виды отпусков
Дополнительный отпуск — отдельный вид отдыха, который даётся за особые условия труда

При этом важно помнить, что если 28 дней основного отпуска невозможно взять денежной компенсацией, то большинство видов доп. отпусков это позволяют. Замена предполагает строго заявительный порядок, и наниматель не имеет права требовать от работника заменить отдых на выплату. Но он может и отказать в денежной компенсации доп. отпуска, причём как-то обосновывать своё решение не обязан.

Есть определённые категории работников, которым невозможно выплатить денежное вознаграждение вместо положенного отпуска (согласно ст. 126 ТК РФ):

  • беременные работницы;
  • лица, не достигшие восемнадцати лет;
  • сотрудники, работающие во вредных или опасных условиях.

Зачастую у сотрудников и кадровиков возникает вопрос о возможности взять дополнительный отпуск авансом, то есть тогда, когда отпускное время ещё не заработано. Отвечая на этот вопрос, нужно заметить, что практически все виды доп. отпусков могут быть взяты вперёд. Только отпуск «за вредность» даётся за уже отработанное человеком время. Причём если это необходимо, наниматель имеет право согласовать такой доп. отпуск, но только строго пропорционально отработанному периоду. Регламентировано это статьёй 121 ТК РФ, а также Письмом Роструда №657–6-0.

В случае нарушения работодателем условий или сроков предоставления оплачиваемых дополнительных отпусков для предприятия предусмотрена административная ответственность.

Кто имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск

Дополнительный оплачиваемый отпуск положен сотрудникам, у которых в трудовом договоре (ТД) установлен ненормированный рабочий день. Статья 119 ТК РФ регламентирует минимальный срок увеличенного срока отдыха для этой категории служащих — 3 календарных дня за каждые отработанные 12 месяцев. Как правило, эта льгота предоставляется сотрудникам с управленческим статусом. Сюда можно отнести:

  • директоров и их официальных заместителей;
  • главбуха и его зама;
  • руководителей структурных подразделений;
  • начальников цехов, служб и пр.

Добавочный период отдыха должен быть предоставлен работающему в любом случае, даже когда переработок в отчётном году не было (напомним, что рабочий год начинает свой отсчёт не по календарю, а с момента трудоустройства человека). Этот отпуск, в отличие от общепринятых 28 дней, может быть взят деньгами. Такое решение должно быть зафиксировано двусторонним соглашением. А это значит, что человек должен составить отдельное заявление на выплату суммы, а наниматель — согласовать эту выплату.

Отдельная группа трудящихся, которой должны предоставляться льготные дни, — лица, трудоустроенные в организациях с вредными и опасными условиями работы. Регламент, утверждающий эти положения, — статья 117 ТК РФ. Спецусловия труда должны быть признаны и задокументированы в официальном заключении комиссии, которая проводится на производстве. Оценка фиксируется в трудовом соглашении сотрудника и колдоговоре (или других локальных актах компании). Здесь законодательство ограничивает работодателя семью днями плюсом к основному отпуску. 7 дней даются именно на отдых, получить материальное вознаграждение за этот срок нельзя. А вот если добавленный отпуск превышает минимальный срок, оставшиеся дни можно заменить денежной выплатой.

Приказ о проведении оценки условий труда
Для того чтобы оценить условия труда на предприятии, создаётся специальная комиссия

Ещё одна категория лиц, кому положен добавочный отпускной период, — все, кто трудится на территориях Крайнего Севера, а также в районах и населённых пунктах, которые приравниваются к нему. Регулируются эти льготные отпускные периоды статьёй 14 Приказа ВС №4520–1, где установлены следующие преференции:

  • 24 доп. дня доступны всем, кто трудоустроен на Крайнем Севере;
  • 16 суток дополнительно отдыхают лица, трудящиеся в местностях, которые считаются приравненными к северным;
  • 8 суток даётся тем, кто несёт службу в районах, где при оплате труда насчитываются северные надбавки.

В отличие от доп. отдыха, предоставляемого за «вредность», весь «северный» добавочный отпуск может быть взят денежными средствами.

Следующая категория определена в статье 118 ТК РФ, которая даёт преференции для отдыха от работы сотрудникам с так называемым особым характером труда. Профессиональный реестр регламентирован отдельным распоряжением Правительства РФ. Например, сюда причислены доктора общей практики, имеющие непрерывный стаж именно в этой должности свыше трёх лет. Распоряжение Правительства РФ № 1588 предоставляет таким медработникам 3 льготных дня. А медикам, которые работают с носителями ВИЧ-ин­фек­ци­и, положено 14 ка­лен­дар­ных дней до­пол­ни­тель­но­го периода отдыха, это установлено в Постановлении Правительства РФ от 06.06.2013 N 482.

Другие категории сотрудников, которым положены дополнительные дни отпуска по закону:

  • спортсмены и тренерский состав;
  • лица, получившие травмы или профзаболевания во время выполнения ими должностных обязанностей;
  • военнослужащие, принимавшие участие в боевых действиях;
  • инвалиды всех групп. Они имеют право в заявительном порядке ежегодно брать ещё и отпуск без содержания на срок до 60 дней (смотри статью 128 ТК РФ).

Статья 116 ТК РФ даёт работодателю право устанавливать дополнительные отпуска даже для тех сотрудников, кому такая льгота не положена по закону. Главное — это должно быть закреплено в локальном документе. Это может быть коллективный договор, положение об отпусках или отдельный приказ. По обыкновению компании-наниматели предоставляют льготы в виде дополнительных дней отдыха сотрудникам, имеющим трудовые награды, за выслугу лет на предприятии и т. п. Организация имеет право как ввести эти преференции, так и отменить их. Но здесь нужно понимать, что никто не упраздняет учёт мнения профсоюзной организации (если она есть на предприятии). Если во внутренний акт, затрагивающий интересы трудящихся, вносятся корректировки, этот факт должен быть согласован профсоюзом. Иначе предприятие ожидают штрафные санкции со стороны регуляторов.

Видео: дополнительный отпуск для медиков

Когда и на каких условиях оплачивается дополнительный учебный отпуск

Трудовое законодательство предусматривает оплачиваемые учебные отпуска для людей, совмещающих работу с учёбой. Как правило, они нужны для подготовки и сдачи экзаменов. Устанавливается это право главой 26 ТК РФ, статьями 173—177, а также законодательным актом №125-ФЗ, регламентирующим получение высшего и поствузовского профобразования. Заметим, что в указанных актах нет ссылки на учебный отпуск, здесь говорится именно о дополнительном отпускном периоде.

Но нужно отметить, что не все дополнительные отпуска, предназначенные для сдачи экзаменов, могут быть оплачены. Для денежной компенсации необходимо, чтобы выполнялись одновременно 3 ключевые условия:

  1. Учреждение, где проходит обучение, должно быть аккредитовано государством. Требования, предъявляемые к государственной аккредитации, указаны в статье 92 акта №273-ФЗ.
  2. Сотрудник приобретает своё первое образование (на определённом учебном уровне: среднее специальное, бакалавриат и т. п.).
  3. У человека на руках есть справка-вызов для получения образования в конкретном учебном заведении. Таким документом и определяется факт успешного прохождения обучения.

Наниматель не имеет права каким-либо образом контролировать ход и результат учёбы. Оценка успешности лежит только в сфере компетенций учебного заведения. Кадровики или директор организации не имеют права отказать в отпуске или не оплачивать его, если все условия соблюдаются.

Компания на своё усмотрение может применять оплачиваемый доп. отпуск и для сотрудников, получающих образование в учреждениях, не имеющих госаккредитации. В этом варианте в коллективном договоре или в трудовом контракте должен фигурировать соответствующий пункт. Аналогично можно скорректировать и другое ограничивающее условие — оплату дополнительного отпускного срока только при получении первого образования.

Следующие условия могут на законных основаниях давать право на оплачиваемый учебный отпуск:

  1. Сотрудник ранее проходил обучение в учебном учреждении, но не закончил курс и, соответственно, не получил диплом. Когда он восстанавливается в этом или близком по профилю учебном заведении, нужно применять правило, что работник учится впервые.
  2. Человек уже имеет вузовское образование, но идёт учиться по профилю, по которому он работает на данный момент.
  3. Служащий учится на курсах по повышению профквалификации.

Длительность оплачиваемого доп. отпуска, предназначенного для учёбы, регламентируется статьями 173, 174 и 176 ТК РФ. Она считается в календарных днях. Работодатель не имеет права сокращать такие отпускные периоды. Но работник может попросить указать в вызове меньшее количество дней для прохождения сессии. В этом варианте дни доп. отпуска могут быть сокращены.

Таблица: сроки учебных отпусков в зависимости от получаемого образования

Вид получаемого образования Обстоятельства получения оплачиваемого отпуска Максимальная продолжительность отпуска
Высшее / заочная или вечерняя форма обучения Промежуточная сессия на первом и втором курсах 40 дней
Промежуточные сессии на третьем и последующих курсах 50 дней
Прохождение учёбы по сокращённой программе на втором курсе 50 дней
Подготовка и защита дипломной работы об окончании образования, госэкзамены 4 месяца
Высшее / аспирантура. Заочная форма обучения. Прохождение учёбы 30 дней ежегодно и дополнительно время проезда на место учёбы и обратно
Завершение диссертации на соискание учёной степени кандидата наук Три месяца
Высшее / ординатура. Заочная форма обучения. Стажировка 30 дней в год и время проезда туда и обратно
Среднее профессиональное / заочная или вечерняя форма обучения Учебные сессии на первом и втором курсах 30 дней
Сессии на третьем и последующих курсах 40 дней
Подготовка и защита дипломной работы об окончании образования, госэкзамены Два месяца
Среднее / Вечерняя школа Выпускные экзамены после девятого класса 9 дней
Выпускные экзамены после 11 или 12 класса. 22 дня

Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска

Закон устанавливает минимально возможные сроки, а работодатель имеет право их увеличивать, отразив это в трудовом договоре с сотрудником и в локальных нормативных актах предприятия. Правила расчёта суммарной длительности оплачиваемых отпусков изложены в официальном письме Минтруда РФ от 01.02.2002 №625-ВВ.

Длительность дополнительного отпуска рассчитывается в календарных днях. Выходные и праздничные дни, которые попадают в период отпуска, не входят в их число, это установлено в статье 120 ТК РФ.

Таблица: минимальная длительность дополнительных отпусков по закону

Вид дополнительного отпускного периода Минимальный период Норма, регулирующая предоставление отпуска
Оплачиваемый отпуск для сотрудников с ненормированным рабочим днём 3 дня статья 119 ТК РФ
Оплачиваемый отпуск работникам, которые трудятся на предприятиях с вредными или опасными условиями 7 дней статья 117 ТК РФ
Отпуск работающим на Крайнем Севере и приравненных к мему регионах 8 — 24 дня в зависимости от региона статья 116 ТК РФ и Приказ ВС №4520–1
Отпускной период работникам с особым характером трудовой деятельности (медработники и пр. категории) 3 дня статья 118 ТК РФ
Отпуск, предназначенный работникам, получившим травму на производстве в зависимости от продолжительности санаторно-курортного лечения и дороги до места и обратно пп. 10 п. 2 ст. 17 закона №125-ФЗ
Дополнительный оплачиваемый отпуск для спортсменов и тренеров 4 дня ч. 2 ст. 348.10 ТК РФ
Оплачиваемый отпуск, положенный ветеранам военных действий 15 дней п. 5.1 ст. 11 закона №76-ФЗ
Отпуск за свой счёт ветеранам-военнослужащим 35 дней ФЗ №5
Оплачиваемый отпуск лицам с установленной инвалидностью 2 дня ст. 23 закона №181-ФЗ
Отпуск за свой счёт инвалидам 60 дней ст. 128 ТК РФ
Доп. отпуск без содержания работающим пенсионерам 14 дней ст. 128 ТК РФ

Как составить заявление на дополнительный отпуск

Отметим, что ежегодные оплачиваемые отпуска — и основной, и дополнительный — должны входить в общий график отпусков по предприятию. По законодательству такой документ должен быть утверждён в каждой компании (за исключением микробизнеса) до середины декабря. Если у человека отпуск стоит в официальном графике, заявление он имеет право не составлять. Просто в установленный день не выходит на работу.

При этом в обязанность работодателя входит:

  • уведомление работника о предстоящем отдыхе (за 2 недели до назначенной даты);
  • выплата положенных отпускных (за 3 дня до начала отпуска).

Но если человек идёт в отпуск вне графика (и это не зависит от того, перенесён ли отпуск или он просто не был установлен), необходимо согласовать этот момент с работодателем. Поэтому нужно оформить заявление.

Определённой формы законодательством не установлено, но рекомендуется составлять документ по канонам кадрового делопроизводства:

  1. В «шапке» заявления указываются:
    • должность и Ф. И. О. руководителя;
    • организация (сокращённое название работодателя);
    • Ф. И. О. заявителя, должность, можно указать табельный номер (если штат компании серьёзный и может возникнуть путаница).
  2. Далее нужно указать название документа — заявление (без точки на конце).
  3. В основной части можно упомянуть законодательное основание для предоставления отпускного периода. Но самое главное здесь — вид доп. отпуска, который должен быть предоставлен, дата его начала и количество необходимых дней.
  4. Заключительная часть — дата, когда бумага была составлена, и подпись заявителя с расшифровкой.
Заявление на доп. отпуск (образец)
Важно не пропустить срок подачи заявления

Срок написания заявления на отпуск не регламентирован законодательством. Но работнику нужно учесть, что для работодателя существуют установленные ТК РФ требования, поэтому подача документа в конце рабочего дня накануне отпуска может привести к отказу. Ведь невыплата за 3 дня отпускной компенсации чревата для работодателя штрафными санкциями. Поэтому рекомендуем направить заявление заранее. В идеальном варианте — за 7 – 14 дней до начала отпускного периода.

И напомним в заключении этой темы, что без резолюции руководителя «согласовано» на заявлении и соответствующего приказа в дополнительный отпуск уходить нельзя. В противном случае это может быть расценено как прогул.

Как отразить дополнительный отпуск в табеле учёта

Все опытные кадровики знают, что табель учёта рабочего времени может вестись как в форме №Т-12, так и по шаблону №Т-13. Они утверждены Постановлением Госкомстата РФ под номером 1.

Все виды рабочих/нерабочих дней обозначаются под определёнными кодами. К дополнительному отпуску могут быть применены следующие обозначения (буквенные или цифровые):

  • дни ежегодного дополнительного отпуска, который оплачивается нанимателем, обозначается кодом «ОД» (отпуск дополнительный) или цифрой «10»;
  • когда отпуск выпадает на нерабочий или праздничный день, то в регистре за эти дни проставляется «В» (выходной) или код «26»;
  • доп. отпуск за свой счёт обозначается кодом «ОЗ» или «17».
Табель учёта рабочего времени (пример)
В табеле учёта рабочего времени проставляются коды, присвоенные дополнительному отпуску

Дополнительные отпуска положены довольно широкому кругу работающих граждан. Сюда относятся и управленцы, и трудящиеся на вредном производстве, и северяне, и инвалиды. Помимо оплачиваемых, есть ещё и неоплачиваемые отпускные периоды (для пенсионеров, военнослужащих и пр.). Для всех категорий применяется определённая продолжительность доп. отпусков. Главное для работника, желающего взять сверх-отпуск, — своевременно написать заявление (если отпускного периода нет в графике или дни отдыха нужны вне его). А работодателю — правильно внести его в табель учёта рабочего времени.