Приказ об отзыве работника из отпуска — ключевые правила и порядок издания документа

2

На любом предприятии может случиться форс-мажорная ситуация, требующая присутствия ответственных должностных лиц. Бывает, что происходит это в момент, когда именно работник, который может разрешить ситуацию, находится в отпуске. Что делать в такие кризисные для компании моменты, как грамотно и оперативно вызвать человека из положенного законодательством отпуска. Как трудовое право определяет основные положения по отзыву сотрудников из отпуска, какие подводные камни, ведущие к штрафам, есть в этом вопросе, разберём в этой статье.

Как отозвать сотрудника из отпуска — нормы права, нюансы и запреты

Нормативно-правовой акт, регламентирующий последовательность действий, возможности и ограничения по отзыву служащих из от­пус­ка — статья 125 ТК РФ (её части вторая и третья). И первое, что регламентирует норма трудового права, — такое добровольно-принудительное возвращение человека на рабочее место в период его законного отдыха воз­мо­жно строго с его со­гла­сия. Когда человек не даёт «добро» на досрочный выход и не собирается приступать к своим обязанностям, заставить его выйти раньше невозможно ни под каким предлогом. Причём Верховный Суд РФ в распоряжении №2 (пункт 37) от 17 марта 2004 однозначно указал, что такой отказ нельзя оценивать, как нарушение трудовой дисциплины, а, соответственно, и демотивировать работника каким-либо образом за это незаконно.

Если же человек готов прервать свой отпускной период в угоду производственной необходимости, наниматель должен предоставить на его усмотрение 2 варианта:

  • отгулять оставшуюся часть отпуска в любое время, которое он определит сам;
  • либо добавить неотгулянные дни к отпуску, который планируется в последующем рабочем году.

Следует учесть, что диктовать какие-либо условия и настаивать на определённом варианте работодатель не имеет права, это чревато наложением санкций.

Плюс в обязательном порядке все эти корректировки должны быть отражены в кадровых документах предприятия (об этом расскажем далее).

Следующий момент, о котором стоит упомянуть, — в законодательстве нет указания на причины, которые могут служить основанием для отзыва человека. Компания самостоятельно определяет, насколько серьёзна сложившаяся на предприятии ситуация, чтобы прерывать отдыха работника. Как правило, это бывают следующие обстоятельства:

  1. Аварийная ситуация на производственном объекте, которая требует немедленного устранения (кстати, в этом варианте в первую очередь вызывается на рабочее место гендиректор, если он пребывает в отпуске). В этом варианте, если директор является наёмным сотрудником, и другие моменты не уточнены в Уставе организации, он сам и выносит такое распоряжение. Чуть забегая вперёд, отметим, что при этом необходимость получения от него согласия на прерывание периода отдыха отпадает.
    Приказ о досрочном выходе из отпуска гендиректора (пример)
    Приказ об отзыве из отпуска гендиректора может визировать он сам (если он действует по ТК РФ, как в примере), если же есть моменты по этому вопросу в Уставе, он должен получить распоряжение от собственников
  2. Производственные неполадки, которые могут привести к экологическим последствиям или травмам людей, требующие присутствия главного инженера, специалиста по охране труда и экологии или других узких специалистов.
  3. Проведение внеплановой инвентаризации, на которой необходимо присутствие материально ответственного лица.
  4. Прохождение проверки фискального регулятора, которая требует присутствия на рабочем месте главбуха.
    Приказ о досрочном выходе из отпуска главбуха (пример)
    Пример приказа об отзыве главбуха
  5. Назначение внепланового аудита компании, что предполагает, к примеру, нахождение на местах руководителей определённых подразделений.
  6. Сбои в программном обеспечении, для устранения которых нужен IT-специалист.
    Приказ о досрочном выходе из отпуска системного администратора
    Приказ по выходу системного администратора может выглядеть так

В общем, это может быть любой сотрудник предприятия, обладающий компетенциями, позволяющими решить ту или иную возникшую проблему, которая грозит компании серьёзными финансовыми потерями.

Причины, по которым работники, выполняющие тот или иной функционал, могут быть вызваны на работу, могут быть прописаны в локальных актах и внутренних распоряжениях, а могут и отсутствовать в них.

Но независимо от обстоятельств, есть категории служащих, которых при любых вариантах запрещено отзывать из отпуска:

  • несовершеннолетние сотрудники;
  • беременные работницы;
  • сотрудники, которые трудоустроены на рабочие места с вред­ны­ми и(или) опасными усло­ви­я­ми труда (если это зарегистрировано инспекцией и отражено в трудовом договоре);
  • нельзя отзывать работников, которые совмещают с работой обучение или повышение квалификации и находятся в тот момент в дополнительном учебном отпуске.

Даже если служащий из вышеперечисленных категорий написал официальное согласие на выход из отпуска, выход его на работу в период отпуска будет считаться нарушением трудового законодательства. И, соответственно, юр. лицо при проверке может быть оштрафовано по статье 5.27 КОаП РФ на сумму от 30 000 до 50 000 ₽, также предприятию может грозить приостановление деятельности на срок до 90 суток. Руководитель фирмы в этом случае может быть предупреждён или оштрафован на 1 000—5 000 ₽.

Санкции для индивидуальных предпринимателей, имеющих штат, чуть лояльнее, но они тоже есть. Для них предусмотрено либо предупреждение, либо административное наказание в виде штрафа от 1 000 до 5 000 ₽. И это только для первого раза, если нарушение будет отмечено повторно, штрафы значительно увеличиваются.

Важный момент при формировании документооборота в таких случаях: несмотря на всё вышесказанное, обстоятельства, которые привели к необходимости отзыва сотрудника с отдыха, должны быть отражены в кадровой документации. Причём требования законодательства точно не указывают, где это должно быть сделано, это может быть:

  • служебная или докладная записка, указывающая на причину;
  • приказ об отзыве работника;
  • либо в других внутренних документах предприятия.

Но на любом из документов на эту тему в обязательном порядке должна стоять резолюция руководителя предприятия.

Вспомним про административные санкции при нарушениях норм права, указанные выше. Они все применимы и к пробелам в кадровом делопроизводстве при отзыве работника из отпуска.

Подготовительные шаги, и издание приказа об отзыве работника из отпуска

Разберёмся с подготовительными этапами и документацией, которую должен оформить кадровик до издания соответствующего приказа на отзыв человека с законного отдыха:

  1. Первым делом необходимо получить письменное согласие от сотрудника на прерывание его отпуска по производственной необходимости. А для этого нужно известить его об этом. Сделать это можно в любой форме — по телефону, электронной почтой, телеграммой, через соседей или родственников. Но согласие работника должно быть оформлено строго в письменном виде. Зачастую кадровики готовят уведомление для отзыва, прямо на котором человек может удостоверить своё согласие. Допускается сделать это в день выхода человека на работу.
    Уведомление об отзыве (пример)
    Письменное согласие работника — важнейший момент, который нужно учитывать, получить его можно и на уведомлении об отзыве
  2. Заметим, что процедура вызова из отпуска может быть обозначена во внутренних документах компании. В этом случае в положении об отпусках либо в локальных правилах трудового распорядка, как правило, регламентировано, что для подготовки приказа по отзыву человека из отпуска потребуются:
    • Служебная (докладная) записка, исходящая от ответственного лица, написанная на имя директора. Именно этот документ может являться основанием для подготовки извещения об отзыве из отпуска. Документ должен быть завизирован директором.
      Служебная записка на тему отзыва из отпуска
      Причина вызова работника из отпуска может быть изложенав служебной записке
    • Подписанное работником согласие на досрочное прекращение отпуска.
      Согласие на отзыв (пример)
      Согласие на отзыв из отпуска может быть оформленои отдельным документом
    • Оформление приказа на отзыв.
    • Разнесение скорректированных данных о выборе варианта компенсации неотгулянных дней в график отпусков (унифицированная форма Т-7) и личную карточку работника (форма Т-2).
    • Может понадобится и доработка ежемесячного табеля.
    • Перерасчёт и корректировка в выплатах (об этом подробнее — в отдельной главе).
    • Если на предприятии есть такой регламент, кадровик обязан следовать ему.
  3. Если же порядок действий не установлен в локальных актах, то выполняются только основные этапы: получение письменного согласия от сотрудника → издание приказа → последующее оформление кадрового документооборота (формы Т-7 и Т-2) → перерасчёт/возврат отпускных:
    • Заметим, что графике отпусков нет отдельной графы по вызову из отпуска, поэтому используем графу №10 для комментариев, в графе №8 проставляем реквизиты распоряжения об отзыве, а в столбце №9 ставим дату предполагаемого отпуска.
      График отпусков с корректировка по отзыву (выдержка)
      В графике отпусков корректировка по отзыву может быть отражена так

Видеоинструкция: как без нарушений отозвать сотрудника из отпуска

Распоряжение от отзыве работника из отпуска: структура, содержание, образцы

Итак, одним из вышеперечисленных способов получено согласие на досрочный выход из отпуска от сотрудника. Можно запускать подготовку приказа.

Отметим, что унифицированной формы распоряжения на эту тему законодательством не предусмотрено. Кадровая служба предприятия может самостоятельно разработать шаблон этого документа. Главное — чтобы в документе были соблюдены ключевые требования кадрового делопроизводства, к которым относятся:

  1. Грамотно оформленная шапка документа, где должно фигурировать название предприятия (так, как стоит в Уставе компании). Можно указать также местонахождение компании, ИНН и КПП. Здесь же указываются реквизиты распоряжения — наименование самого документа, номер и дата его ратификации.
  2. Далее может следовать указание причины возникновения такой ситуации. Заметим, что нормативные акты не предусматривают этого пункта в обязательном порядке, если хотя бы в одном из предшествующих документов (служебной записке или в уведомлении работника) есть такое обоснование. Если же причина вызова нигде не указана, рекомендуется поставить её в преамбулу документа.
    Приказ об отзыве работника из отпуска (образец 1)
    Образец №1 приказа об отзыве из отпуска
  3. В содержании самого распоряжения должно быть указано:
    • Ф. И. О. человека, которого вызывают из отпуска.
    • Если в компании серьёзный штат, желательно указать структурное подразделение, должность и табельный номер сотрудника, чтобы потом проще было ориентироваться в других кадровых документах и не допустить путаницы при наличии однофамильцев.
    • Здесь же нужно прописать дату выхода отпускника на рабочее место.
  4. Далее следует информация: каким образом неотгулянный отпуск будет компенсироваться человеку (перенос на определённые даты или присоединение к отпуску следующего года).
  5. Отдельным пунктом нужно дать распоряжение ответственным лицам о перерасчёте отпускных выплат, начислении заработной платы и прочие финансовые моменты (если есть).
  6. И последний пункт основного содержания — указания кадровикам по оформлению документооборота. Здесь может быть указано не только внесение уточнений в график отпусков, но и в личную карточку сотрудника (если есть на предприятии).
  7. Правильной (и уж точно не лишней) будет формулировка о том, на кого возлагается контроль за исполнением распоряжения (смотри п. 5 в образце №2).
  8. В заключительной части приказа нужно привести основания для издания документа, ими должны являться:
    • В первую очередь — согласие работника на отзыв из отпуска (желательно с датой его подписания).
    • Можно указать также предшествующий документ, к примеру, докладную записку руководителя подразделения (если есть).
  9. Ратифицируется приказ визой генерального директора.
  10. В финальной части приказа должны быть подписи всех лиц, которые упомянуты в распоряжении и должны руководить процессом. В первую очередь ставится виза отпускника, затем — всех остальных.
    Приказ об отзыве работника из отпуска (образец 2)
    Образец №2 приказа об отзыве из отпуска

Финальный шаг и последствия отзыва из отпуска — перерасчёт отпускных

Мы отозвали работника из запланированного отпуска, получили его согласие и издали приказ, решив при этом проблемы и риски компании, но на этом дело ещё не заканчивается. И речь здесь даже не о корректировках в кадровом делопроизводстве, хотя от этого тоже не уйти. Зачастую возникает вопрос: можно ли отозвать сотрудника из отпуска, не пересчитывая уже выплаченное ему отпускное пособие. Ответ здесь однозначный — нельзя. Опираясь на статью 139 ТК РФ, мы должны пересчитать средний дневной заработок за период, когда работник был вызван из отпуска, то есть должен быть взят новый расчётный период, как того требует законодательство. А это значит, что отпускные, уже выплаченные за тот период, когда работник фактически приступил к своим обязанностям должны быть возвращены предприятию.

Произвести удержание без согласия на то сотрудника компания не имеет права (смотри требования статьи 137 ТК РФ). Поэтому кадровик должен:

  1. Вариант №1 — получить разрешение от работника на удержание части выплаченной суммы из последующей зарплаты.
  2. Возможен вариант №2 — сотрудник возвращает в кассу эти денежные средства.
  3. Третье — оформить переплаченные отпускные в качестве аванса в счёт предстоящей ЗП.

Как бы то ни было, дабы не нарушать законодательство, работник должен дать разрешение на удержание части выплаченной ему суммы отпускных из расчёта количества дней, когда он был вызван из отпуска.

Отзыв сотрудника с запланированного отдыха может быть спровоцирован разными причинами: незапланированная инвентаризация (и такое нужно делать иногда), авария на производстве, вопросы и проверка фискального регулятора, сбои в оборудовании и пр. Законодательством утверждены определённые шаги в таких случаях, которым необходимо следовать. Для того чтобы процесс отзыва из отпуска соответствовал требованиям законодательства нужно, во-первых, получить согласие сотрудника на досрочный выход на рабочее место. Во-вторых, подготовить соответствующее, правильно оформленное распоряжение и договориться с работником о переносе неотгулянного времени, а также об удержании из выплаченного отпускного пособия сумм за дни, на которые вынужденно был сокращён его отпуск. Но если человек не хочет прерывать законный отпуск, работодатель не имеет права настаивать на этом. Тогда нет необходимости ни в приказе, ни в корректировках кадровой документации.