Правила и порядок издания приказа об утверждении графика отпусков и о внесении изменений в него

1

Часто перед работниками кадровой службы и руководителями небольших компаний, которые самостоятельно ведут делопроизводство, встаёт вопрос: необходимо ли утверждать график отпусков через издание отдельного распоряжения или можно обойтись без него. Да и вообще: нужен ли согласованный реестр с установленными на весь год отпускными периодами по всем сотрудникам предприятия. А если нужен приказ, по какой форме его составить, что в нём отразить, кто его визирует. В общем, вопросов много, разберёмся в них, опираясь на законодательные нормы.

Для чего нужен график отпусков и распоряжение по нему — нормы права и порядок вынесения

Отметим, что утверждённый график отпусков, в котором по всем сотрудникам предприятия на целый календарный год проставлены точные периоды, когда они обязаны выйти в отпуск, — непреложное требование законодательства для всех компаний, где есть трудоустроенный персонал. Это условие регулируется статьёй 123 ТК РФ.

Исключительное право не составлять такой документ предоставляется только микропредприятиям — индивидуальным предпринимателям, численность штата которых составляет не более пятнадцати человек.

Причём нормами трудового права установлен определённый период, когда реестр отпускных периодов персонала должен быть документально утверждён. За 14 дней до начала календарного года, когда соответствующий график вступает в силу и подлежит исполнению всеми участниками, он должен быть на 100% составлен (в нём должны быть учтены все работники компании) и утверждён руководством.

При этом следует учитывать, что при согласовании этого документа в обязательном порядке нужно:

  1. Получить одобрение профсоюзной организации (при её наличии).
    Мотивированное мнение профсоюза (пример)
    Мотивированное мнение профсоюза может быть оформлено отдельным документом
    • Как правило, отметка об этом ставится прямо на графике отпусков.
      График отпусков с отметкой о мнении профсоюза (образец)
      Если компания пользуется своей формой (как в примере), нужно предусмотреть в форме место для отметки о согласовании с профсоюзом
  2. В отпускном реестре право первого согласования установлено за льготниками, которые по законодательству имеют право брать отпуск в любое удобное для них время. Сюда относятся несколько категорий служащих. Так, на выбор времени ухода в отпуск имеют право:
    • Несовершеннолетние сотрудники (норма, устанавливающая эту привилегию — статья 267 ТК РФ).
    • Беременные и молодые мамочки (см. статью 260 ТК РФ).
    • Служащие, которые работают по внутреннему или по внешнему совместительству.
    • Лица, усыновившие ребёнка и другие льготные категории.

Таким образом, крайний срок, когда отпускной реестр по компании на 2019 год должен быть согласован, — 17 декабря 2018 года.

А для этого нужно пройти несколько этапов:

  1. Работодатель обязан подготовить шаблон документа, где будет записан каждый работающий на предприятии человек.
    • Начальникам подразделений нужно обсудить фактически с каждым своим подчинённым его пожелания по времени отпуска (в первую очередь — со льготниками), состыковать всех сотрудников, чтобы производственный процесс шёл своим чередом.
    • Сделать это рекомендуется к середине ноября — началу декабря.
    • Далее должно пройти согласование с профсоюзом.
      График отпусков (пример с выделенным блоком информации по сотрудникам)
      Первым делом кадровик составляет для каждого отдела (если их несколько) шаблон, где стоят ФИО, должность, табельный номер (если есть)
  2. После чего наступает очередь ознакомления персонала с составленным документом. Опытные кадровики советуют провести информирование работников, получив от каждого подпись. В противном случае сотрудников, несогласных со временем ухода в отпуск, будет трудно призвать к выполнению своих обязательств. Хотя трудовое право и не устанавливает эту обязанность для нанимателя. Даты отдыха, которые установлены в утверждённом графике, можно перенести, но только согласовав это обеими сторонами. В одностороннем порядке такое делать запрещено. Получить письменное подтверждение, что работник поставлен в известность с периодами, когда он обязан выйти в отпуск, можно двумя способами:
    • Сотрудник может поставить визу прямо графике отпусков, для этого можно добавить в стандартный график дополнительный столбец, можно это сделать и на обороте листка.
    • Можно подготовить отдельный журнал ознакомления.
    • В обоих случаях важно, чтобы рядом с подписью стояла и дата.
      Лист ознакомления с графиком
      Если в самом графике около визы по ознакомлению, можно опустить дату (хотя по всем правилам документооборота этого лучше не делать), то на листе ознакомления дата должна стоять
  3. Финальный этап — утверждение отпускного реестра. Подписывать этот документ, если он составлен по унифицированной форме №Т-7, утверждённой распоряжением Госкомстата РФ №1, должен руководитель предприятия.

Заметьте, что даже если человек подписал отпускной реестр, это не отменяет законодательно установленное правило предупреждения отпускника за 2 недели до дня наступления этого срока. Иначе работник имеет полное право сдвинуть отпускной период на те дни, которые были пропущены кадровой службой нанимателя.

Казалось бы: после прохождения всех этапов согласования график подписан, дело сделано. Да, совершенно верно, нормативные акты не регламентируют, что график отпусков должен утверждаться отдельным приказом.

Он, по сути, самодостаточен, но только при условии, если используется стандартная форма Т-7 или на предприятии разработан свой шаблон, где в «шапке» документа стоит резолюция гендиректора «утверждаю» и дата.

Напомним, что уже более пяти лет как использование унифицированного бланка (в том числе и для графика отпусков) отменено законодательно.

Но если реально посчитать, сколько времени уходит на весь процесс согласования отпускного документа по компании в целом, нетрудно предположить, что для того, чтобы успеть сделать всё в срок, нужно запускать процедуру как минимум за месяц. А если ещё вспомнить предыдущие годы, и понять, что если не установить конкретные сроки и ответственных, то процесс может затянуться до бесконечности. Вот тогда становится понятна цель введения в эту хлопотную процедуру отдельного приказа об утверждении графика отпусков.

Уточним ещё здесь, что за несвоевременное введение в действие отпускного документа, предприятию и гендиректору лично может грозить административная ответственность по статье КоАП 5.27, где установлены следующие штрафы:

  • 30 тыс. — 50 тыс. ₽ за отсутствие графика в компании или его несвоевременную ратификацию (только для юридических лиц);
  • 1 тыс. — 5 тыс. ₽ за такое же нарушение для ИП либо для руководства организации.

Аргументы в пользу приказа по утверждении графика отпусков

Целесообразность введения в процедуру этого распоряжения можно подтвердить следующими доводами:

  1. Издание отдельного приказа мобилизует всех ответственных лиц. Здесь всеми заинтересованными лицами принимается чётко спланированный процесс с точными датами, где указано: кто, когда и что должен сделать. При этом все понимают, что «косяки» со сроками приведут к задержке следующих этапов и могут сорвать всю процедуру в целом. То есть уровень ответственности вырастает, и при этом все осознают свой вклад в успешное завершение процедуры.
  2. Когда на предприятии установлено, что ознакомление с графиком должно пройти с участием каждого (через подпись), распоряжение придаст веса этой процедуре. Проверено на практике, что, как правило, этот нелёгкий процесс проходит более гладко и просто.
  3. Руководству и кадровым сотрудникам эффективнее в плане использования рабочего времени утвердить одно распоряжение, а сами графики отпусков по отделам оформить в качестве приложений. В этом случае достаточно, чтобы сами отпускные реестры завизировали начальники подразделений и кадровик.
  4. Помимо всего сказанного, такой документ попросту облегчает жизнь ответственным лицам. Для исполнителей по сбору информации и её систематизации в реестре здесь есть информация, что нужно сделать, на что обратить внимание, установлены сроки (что очень стимулирует). А для кадровика, являющегося координатором всего процесса, приказ является документом, который фактически назначает его руководителем процедуры. Все ответственные лица (даже выше рангом) должны подчиняться указаниям координатора. Отмахнуться, нарушить сроки, завизировав лист ознакомления с распоряжением, по обыкновению, не осмеливается никто.

Таким образом, можно сделать вывод, что издание отдельного распоряжения, сделает утверждение и введение в действие графика отпусков более оперативным и простым, причём для всех участников процесса. Также это повысит статус этого документа.

Грамотное составление приказа — форма и образцы, детали в помощь кадровику

Унифицированной, утверждённой на законодательном уровне формы для такого рода распоряжения нет. Поэтому предприятие вправе выбирать форму самостоятельно. Главное здесь, чтобы в документе присутствовали ключевые реквизиты, которые должны применяться в любой документации такого рода. Кадровая документация — особый вид документооборота, здесь всё должно быть чётко и грамотно.

Итак, распоряжение о ратификации реестра отпусков оформляется следующим образом:

  1. «Шапка» документа — лицо компании, которая издаёт документ, в ней указываются основные реквизиты предприятия:
    • Название организации или ИП, согласно установленным в учредительных документах данным, рекомендуется указать и полное и сокращённое имя фирмы (если есть).
    • Согласно требованиям общего делопроизводства, в реквизитах компании можно указать квалификационное коды — ИНН, КПП (если это юр. лицо), а также ОКПО организации (заметим, что это желательные, но необязательные реквизиты).
    • В наименовании документа должно присутствовать конкретизация, что это «приказ (распоряжение)», лучше использовать оба названия, как это делается в стандартных формах. Также приказу присваивается порядковый номер, который фиксируется в журнале распоряжений. Коды, которые ему могут быть присвоены, отдаются на откуп составителю (к примеру, это может быть аббревиатура графика отпусков или общей документации).
    • Далее, следует основная тема распоряжения, где указывается, что документ составлен для утверждения графика отпусков на определённый год.
    • Финальные данные в шапке — слева проставляется город, где расположено предприятие, справа — дата его ратификации.
      Приказ об утверждении графика отпусков (шапка)
      Грамотное оформление «шапки» приказа выглядит так
  2. Основная часть распоряжения должна состоять из:
    • Преамбулы, в которой указываются правовые нормы, устанавливающие необходимость документа (в нашем случае — графика отпусков). Как уже упоминалось, ссылка должна стоять на статью 123 ТК РФ, регулирующую основные положения и вопросы применения отпускного реестра.
    • Содержательной части документа, где в первую очередь фиксируется главенствующая цель приказа — ратифицировать график отпусков к определённому сроку. А далее прописываются основные этапы процесса подготовки, а также назначаются ответственные лица по каждому его пункту. Здесь же можно сфокусировать внимание должностных лиц на правовые нормы, которым нужно следовать:
      • К примеру, что при согласовании графика со своими подчинёнными, нужно в первую очередь учесть пожелания льготных категорий сотрудников, имеющих право уйти в отпуск в любое удобное для них время (не забывая и про совместителей).
      • А также тот факт, что ежегодный оплачиваемый отпуск, в соответствии со статьёй 125 ТК РФ, можно дробить, но один из отпускных периодов должен составлять не менее четырнадцати дней.
        Приказ об утверждении графика отпусков (основная часть)
        Чем полнее и конкретнее будет содержательная часть приказа, тем проще по нему работать всем заинтресованным лицам
      • Можно также уточнить, что в графике должны быть учтены не только основной, но и все виды дополнительных или удлинённых отпусков подчинённых (и самого руководителя).
      • Если этот установлено в локальных актах предприятия, нужно конкретизировать для того, кто будет составлять учётную политику на следующий год, чтобы ответственный сотрудник предусмотрел создание резерва на выплату отпускных компенсаций с целью равномерного распределения этих расходов в затраты предприятия.
        Приказ об утверждении графика отпусков (указание по учётной политике)
        В приказе нужно учесть самые важные моменты
      • При наличии профсоюза в приказе может быть указано, кто назначается ответственным за коммуникации с выборным органом и в какие сроки нужно получить одобрение.
      • Также отдельным пунктом можно установить порядок внесения корректировок в график (а они на 99% будут в рабочем документе).
  3. В следующей части закрепляется перечень лиц для ознакомления с распоряжением, а также определяется ответственный работник, на которого возлагается total-контроль за процессом. Генеральный директор (или частный предприниматель) имеет право взять этот контроль в свои руки, а также поручить это задание любому другому должностному лицу, кто ведёт кадровый документооборот (начальник отдела кадров, бухгалтер, секретарь, один из начальников отдела и пр.).
    Приказ об утверждении графика отпусков (ответственный координатор)
    Ответственное лицо — координатор и фактически директор определённого проекта
  4. Далее, должна быть зафиксирована ссылка, что графики отпусков по отделам или службам принимаются как приложения к приказу.
  5. Визируется документ руководителем предприятия.
  6. Приложением к приказу идут графы с подписями ответственных заинтересованных лиц, где они ставят визу и дату, когда они ознакомлены с документом.
    Приказ об утверждении графика отпусков (визирование документа)
    Каждое заинтересованное лицо, упомяное в приказе, должно быть ознакомлено с ним под роспись

По мере исполнения распоряжения документ подшивается в кадровый документооборот. Храниться приказ, как и его приложения (графики отпусков), которые он вводит в действие, должен 1 год по истечении применяемого периода. То есть, график отпусков на 2019 год вместе с приказом можно утилизировать в начале 2021 года.

Видеоурок: как подготовить и утвердить график отпусков

Резюмируем всё вышесказанное: первое, что нужно помнить — главный документ, регулирующий отпускные периоды на целый год для всех сотрудников предприятия, — график отпусков. Ратифицирован этот документ должен быть за 2 недели до начала календарного года. Это непреложное правило нужно соблюдать неукоснительно всем компаниям, где есть штат наёмных служащих. Единственное исключение — микропредприятия в статусе ИП, где трудоустроено не более пятнадцати человек. Если игнорировать это требование, к организации или ИП могут быт применены серьёзные санкции. А вот как вводить в действие график, компания выбирает самостоятельно. Приказ об утверждении реестра отпусков не является обязательным, но его издание зачастую бывает крайне целесообразно и для контроля сроков исполнения, и для чёткого информирования ответственных лиц по всем этапам и нужным деталям. Документ даёт возможность принять график без задержек и правильно. Подготовить этот документ несложно, форму выбирает сам исполнитель, достаточно знать и использовать определённые алгоритмы ведения кадрового делопроизводства.