Когда возможна замена отпуска денежной компенсацией — что говорит ТК РФ

Деньги

Заметьте: регулярно брать отпуск и отдыхать — это не право, а обязанность работника. Трудовое законодательство выносит однозначное решение по этому вопросу. Поэтому и наниматель, и работник должны соблюдать эти требования. Но что делать, если сотруднику нужны деньги, а не время положенного отдыха. Есть ли варианты, когда на законных основаниях можно отказаться от отпуска и взять за неотгулянное время деньги. Рассмотрим этот вопрос, учитывая все нюансы.

Требования ТК РФ к компенсации за отпуск — кому положены, для кого запрещены

Основной документ, регламентирующий основания, по которым отпуск работника может быть заменён на компенсационную выплату, — Трудовой кодекс РФ (статья 126). Здесь определены конкретные случаи, когда это возможно.

Заметим, что нормативный акт запрещает предоставлять работнику денежные выплаты (иную материальную компенсацию) взамен стандартных 28 отпускных дней в году. То есть ни один день основного отпуска не может быть заменён на денежную компенсацию, это требования, которые нельзя нарушать.

Заменить на деньги можно только дни, превышающие срок основного отпуска. Здесь законодательство однозначно поясняет, что каждый трудоустроенный гражданин обязан 28 дней в году находиться в отпуске, это его обязанность, а не право. Даже если финансовое положение человека нестабильно и деньги очень нужны прямо сейчас, он не имеет права поменять время отдыха на выплаты.

Логично, что это ограничивает законодательство в этом вопросе не только работников. И если для наёмных служащих желание получить выплату за дни отдыха не чревато санкциями, то работодатель, нарушающий трудовое право, может быть подвергнут штрафам. Поэтому главная задача кадровика на предприятии или ИП, когда его работник просит такую компенсацию, — объяснить человеку, по какой причине это невозможно сделать, и не пропустить заявление на эту тему в кадровом документообороте.

Исключение здесь — увольнение сотрудника, в этом варианте компенсация проводится за весь отпускной период, который не был использован работником за время трудоустройства на предприятии. Сюда включаются и основной, и дополнительный оплачиваемые отпуска.

Виды отпусков, на которые распространяется замена отпуска компенсацией

Разберёмся, в каких случаях выплаты за отпуск допускаются законодательством. Также важен вопрос: какие категории работников и в каких случаях могут рассчитывать на компенсации по таким видам отпусков, итак, к таким видам относятся:

  1. Основной оплачиваемый отпуск, который превышает 28 календарных дней в течение одного года. Это так называемый удлинённый отпуск. Регламентирует это положение статья 334 ТК РФ, где установлено, что 28 дней стандартного отпуска увеличивается на определённое количество дней всем педагогическим работникам. Количество дней, на которое продлевается отпускной период зависит от того, где и кем работает педагог, воспитатель или руководитель. Это отражено в специальном реестре, где для каждой должности и штатной единицы установлен срок, который составляет 42 или 56 дней. Таким образом, при расчёте дней, за которые работник, относящийся к этой категории, может получить компенсацию, должна применяться следующая формула: полное количество положенного отпуска минус 28 обязательных дней. К примеру: 42 — 28 = 14 дней. Именно за эти 2 недели или за любую часть из этой удлинённой части служащий системы образования имеет право получить выплаты.
  2. Есть и другие категории работников, которым положен удлинённый оплачиваемый период отпуска, сюда относятся:
    • Лица, имеющие инвалидность любой группы. Эта категория имеет право отдыхать 30 суток за отработанный год. Регламентирует это закон, устанавливающий соц. льготы для лиц с ограниченными возможностями, — №181-ФЗ. Соответственно, такие сотрудники имеют право брать компенсацию за 2 дня.
    • Работающие пенсионеры, живущие в домах престарелых. Им также установлен удлинённый на 2 дня отпуск — всего 30 суток. Это право дано лицам, вышедшим на пенсию, статьями 5 и 13 нормативного акта №122-ФЗ.
    • Госслужащие и работники муниципалитетов могут отдыхать 30 дней — указано в статье 46 акта №79-ФЗ, а также в пункте 3 статьи 21 закона №25-ФЗ.
    • Также удлинён на 2 дня (всего 30 дней в году) отпуск работникам силовых структур. Это регламентировано определёнными актами Президента РФ и законами РФ, сюда причисляются, например, служащие МВД и наркоконтроля, таможенники и т. п. А у служащих МЧС удлинённый отпуск составляет от 30 до 40 суток (смотри пункт 5 статьи 28 закона №151-ФЗ).
    • Медработники, работающие на определённых должностях, включённых в перечень Приказа Минтруда РФ №50. Это категории основной отпуск удлинён на 8 дней. В общей сложности они могут отдыхать 36 дней, соответственно, 8 из которых они могут попросить компенсировать деньгами.
    • Есть в списке работников, которым положен удлинённый отпуск, и лица, кому не исполнилось 18 лет, — им время отдыха увеличено на 3 дня (установлено статьёй 267 ТК РФ). Но брать компенсацию за этот период они не имеют права, так как относятся к категории, которая подпадает под особую опёку защиты трудовых взаимоотношений с работодателем. В том числе это касается и компенсации за отпуск. Несовершеннолетние работники обязаны отдыхать в году 31 день (обо всех таких категориях расскажем чуть ниже).
  3. Ещё один вид отпуска, который может быть компенсирован работодателем без выхода на отдых — дополнительный. В законодательстве этот момент отражён в статье 116 ТК РФ. К видам доп. отпуска, подлежащего выплате относятся:
    • Дополнительный период к отпуску сотрудника, если в трудовом договоре у него установлено, что он работает по ненормированному рабочему дню. Это положение закреплено в статье 119 кодекса. Обычно такая преференция даётся работникам, состоящим на руководящих должностях: начальникам отделов, директорам, гл. бухгалтеру, их замам и пр. Закрепляется факт работы по ненормированному дню в трудовом договоре при приёме на работу. Согласно законодательству этот дополнительный отпуск не может быть менее трёх дней в году. Но внутренними локальными актами он может быть и увеличен. Здесь нужно понимать один важный нюанс: в случае, когда работник, которому установлен такой трудовой статус, в течение года не был привлечён к неурочным работам, этот факт не может отменить положенные дни к стандартному отпуску. Поэтому работодатель не имеет права лишить человека этих трёх льготных дней ни по какой-либо причине, а вот взять это время деньгами или уйти отдыхать — решают работник и работодатель коллегиально. От работника здесь требуется инициатива (в виде заявления), а от нанимателя — согласование.
    • 7 суток сверху к основному оплачиваемому отпуску добавляется работникам, которые трудоустроены на производстве с вредными или опасными условиями труда. Для этого на предприятии должна быть проведена официальная специальная оценка. Фиксируются такие условия в рабочем контракте и в коллективном трудовом соглашении (если оно есть на предприятии). Регламентирует этот пункт статья 117 ТК. Но здесь включается запрет: сотрудники этой категории обязаны отдыхать все положенные им дни отпуска, компенсация им не положена.
    • Северные доп. отпускные положены всем, кто работает на Крайнем Севере и на территориях, приравненных к нему. Это установлено статьёй 14 Распоряжения ВС №4520–1, которая гласит, что всем, кто работает в таких местностях положены дополнительные 24 дня — для работников-северян. Тем, кто работает в так называемых приравненных к Северу местностях, даётся 16 дней доп. отдыха, а тем, кто трудится в районах, где применяются северные надбавки, положены 8 дополнительных дней.
    • Дополнительный оплачиваемый отпуск положен и служащим с особым характером работы, это определено статьёй 118 ТК РФ. Она ссылается на перечень профессий, который устанавливается Правительством РФ. Здесь, например, есть доктора общей практики, которые имеют непрерывный стаж работы в этой должности более трёх лет. Им положены 3 доп. дня к отпуску (Постановление Правительства РФ №1588).
    • Даётся дополнительное время отдыха также действующим спортсменам и тренерам (смотри часть 2 ст. 348.10 ТК РФ).

Этим льготным категориям трудящихся удлинённые и дополнительные дни отпуска положены по Трудовому законодательству РФ и их предоставление — прямая обязанность работодателя. Эти права охраняются Кодексом об административных правонарушениях и ТК РФ.

Заметим, что есть ещё один вид дополнительных отпусков, по которым также можно получить материальную компенсацию. Закон также говорит, что каждый работодатель имеет право установить для своих сотрудников повышенные сроки доп. отдыха, закрепив это положение во внутренних актах предприятия: коллективном договоре, отдельных распоряжениях и пр. Такие мотивационные шаги могут быть установлены, к примеру, для работников, которые трудятся в компании непрерывно в течение более пяти (десяти) лет, если у человека нет в течение года листков нетрудоспособности, если у работника имеются награды за труд и пр. Но это — на 100% решение предприятия, законодательство здесь не вмешивается, поэтому такое решение, как может быть принято на определённый срок, так и отменено.

Но при этом работодателю нужно в обязательном порядке учитывать мнение профсоюза, если такая организация есть на предприятии. Каждый локальный акт компании, который затрагивает интересы работников, должен быть завизирован представителем профсоюзной организации. Иначе тоже можно нарваться на штрафы и предписания по устранению несоответствий.

Итак, подведём итоги и отметим ещё несколько важных нюансов, которые касаются компенсаций за неиспользованный отпуск:

  1. Каждый наёмный служащий имеет право на своё усмотрение использовать любую часть положенного ему удлинённого или дополнительного отпуска. Это относится как к установленным нормативными актами периодам отдыха, так и к дополнительным отпускам, которые закреплены во внутренних распоряжениях.
  2. Сотрудник имеет право уйти в отпуск на все дни таких отпусков, а также попросить компенсацию за определённое количество дней.
  3. Для этого работник должен написать заявление на замену времени отдыха на материальную компенсацию. Без его волеизъявления и без выпуска приказа наниматель не имеет права насчитывать компенсацию.
  4. Причём наниматель не имеет права принуждать сотрудника писать заявление и брать компенсацию за любой из видов отпуска. Это должно быть только желание служащего. Не имеет права наниматель также выпускать отдельные локальные распоряжения на эту тему. Если этот пункт будет нарушен, при любой проверке трудовой инспекции это будет признано нарушением и ситуацию придётся исправлять.
  5. Нужно понимать, что есть преференции на компенсацию части отпуска у работников вне зависимости от их статуса. То есть и совместители, и временщики, которые работают на предприятии, а также лица со срочными трудовыми договорами — все они имеют право на выплаты в счёт отпуска. Это отражено в части 2 статьи 287, в нормах статей 291, 295, в части 4 статьи 310, а также в части 2 статьи 312.4 ТК РФ.

Это всё, что касается прав и потенциала сотрудников.

Но в этом вопросе есть определённые права и у работодателя. Согласно уже упомянутой статье 126 ТК РФ, а также разъяснениям Минтруда РФ №966–10, согласование работнику денежной компенсации в счёт доп. отпуска является правом, но не обязанностью нанимателя. То есть руководитель организации может поставить положительную резолюцию на заявлении сотрудника, а может поставить и одно слово — «отказать».

Обычно отказ в компенсации может последовать, если на предприятии складывается ситуация, когда присутствие сотрудника на рабочем месте нецелесообразно с финансовой точки зрения, и его выгоднее отправить пусть даже в оплачиваемый, но отпуск, а не доплачивать ему.

И нужно знать, что ни кадровики, ни тем более руководитель организации, не обязаны приводить в пользу этого решения какие бы то ни были аргументы.

Категории работников, которые не могут претендовать на выплату за отпуск

Мы уже упоминали отдельные категории трудящихся, которым компенсация за отпуск не положена действующим законодательством. Соответственно, кадровик или частный предприниматель перед согласованием заявления на выплату средств за неотгулянный отпуск должен проверить, не подпадают ли эти сотрудники под определённый круг сотрудников, которых трудовое право обязывает отдыхать в полном объёме все положенные дни, вне зависимости от их желания. Итак, резюмируем, сюда причислены следующие категории:

  • работающие женщины в период беременности и подготовки к декретному отпуску;
  • несовершеннолетние лица до достижения ими возраста 18 лет;
  • рабочие вредных и опасных производств.

Но как и все остальные работники, эти лица имеют право получить денежную компенсацию при увольнении. Здесь действует стандартное правило: в последний день на рабочем месте, в день получения трудовой книжки наниматель должен выдать им полный расчёт, в том числе по всем накопленным отпускным дням: по основному, дополнительному или удлинённому отпускам.

Компенсация за неиспользованный отпуск: порядок оформления документы и сроки выплат

Первым шагом при оформлении компенсации за неотгулянный отпуск должно быть даже не написание заявления.

Хотя, как правило, работники (если они внимательно читали свой трудовой договор) знают, сколько дней дополнительного отпуска им положено и помнят, когда они ходили в тот или иной отпуск. Но, несмотря на это, рекомендуем работнику: прежде чем писать заявление, зайдите в отдел кадров или напишите запрос по электронной почте. Уточните, есть ли у вас право получить денежную выплату, чтобы отказ от компенсации не был сюрпризом. Может так случиться, что этот отпуск уже отгулян или выплачен. Ведь кадры считают годовой период работы не как календарный год, а с момента трудоустройства человека. И в этом варианте отказ может быть дан на этапе согласования компенсации с непосредственным руководителем.

Здесь важно отметить, что в отличие от основного оплачиваемого отпуска, который копится в течение года, и работодатель в этом варианте имеет право отпустить человека в отпуск тогда, когда человек уже «заработал» определённое число дней, а также если отпуск стоит в графике отпусков, то в варианте дополнительных отпусков это правило не действует. Нужно знать и кадровикам, и сотрудникам: любой вид дополнительного или удалённого отпуска может быть взят человеком в любое время, в том числе авансом.

Следовательно, и попросить выплату за этот период можно в любое время. А вот согласовать или отказать заявителю — прерогатива работодателя.

Итак, если работник знает, что дополнительные отпускные дни у него есть, он в обязательном порядке должен написать заявление. Почему это нужно сделать, становится понятно, если учитывать, что на первой же проверке инспектор по труду в первую очередь будет поднимать весь пакет документов, на основании которого человеку была выплачена компенсация.

А это значит, что в отделе кадров должен быть полный комплект документов по конкретной компенсации отпуска:

  1. Первым документом должно стать заявление от работника. Бумага может быть оформлена на компьютере (с обязательной «живой» визой заявителя), также можно написать заявление от руки. Узаконенной формы для такого документа нет, пишется заявление в свободном формате. Но, заметим, что здесь всё-таки должны быть применены стандарты кадрового документооборота, к которым относятся:
    • «Шапка» документа должна содержать данные: кому направляется заявление и от кого. С обязательным указанием должностей обеих сторон. Причём рекомендуется прописать этот блок справа, оставив слева место для резолюции руководителя организации.
    • Следующий блок документа — основное содержание заявления. Здесь чётко, без воды формулируется суть документа: основания для просьбы (указываем статью 126 ТК РФ), вид отпуска, применяемого для выплаты, обязательно должен быть указан период, в счёт которого испрашивается компенсация, количество дней для расчёта выплаты.
    • В финале документ визируется заявителем, ставится дата.
      Заявление на замену отпуска компенсацией
      Обязательные реквизы заявления — шапка, суть документа, подпись и дата
  2. Следующий момент процедуры — необязательный, но возможный шаг — согласование заявления непосредственным руководителем. Это бывает необходимо при заформализованности организации, когда кадровая служба не включается в работу до того момента, пока работник не поставил в известность своего непосредственного руководителя. Это ведь своего рода мотивационная составляющая. Работнику могут пойти на встречу, а могут и завернуть инициативу. В этом случае после подписи заявителя начальник ставит резолюцию: «согласовано / несогласовано» (при отказе желательно краткое изложение причины). После чего заявление направляется в службу управления персоналом.
  3. Ответственный работник службы должен проверить табель учёта, а также трудовой договор работника на предмет возможности проведения такой операции. На заявлении ставится резолюция кадровика: положен ли работнику доп. отпуск, сколько дней разрешено использовать в текущем периоде. Ставится подпись и дата прохождения документа.
  4. После чего документ должен попасть на визирование руководителю организации, который принимает решение о выплате денег или отказе. Резолюция выносится прямо на документе. Если следует решение — «отказать», сотрудник должен выйти в отпуск во время, установленное в графике отпусков. Если же резолюция положительная, директором назначается лицо, ответственное все дальнейшие действия по заявлению. К примеру, форма резолюции может выглядеть так.
    Образец резолюции руководителя на заявлении
    Образец резолюции руководителя на заявлении может выглять так
  5. В крупных компаниях, как правило, ведётся специальный журнал, где фиксируются все заявления на отпуск. Шаблона формы такого регистра не существует, так же как и не обязательно и его ведение. Но этот документ, если он ведётся в электронном виде и хранится на общем сервере, помогает систематизировать кадровый учёт. Заявления на замену отпуска компенсацией можно также фиксировать в этом регистре.
    Журнал учёта заявлений работников на отпуск
    Журнал учёта заявлений на отпуск можно оформлять разными способами, но лучше это делать в электронном виде
  6. Следующий шаг — подготовка приказа со всеми необходимыми реквизитами документа. Унифицированная форма №Т-6, которая составляется при составлении стандартного приказа на отпуск, здесь не работает. Поэтому шаблон такого распоряжения может быть подготовлен в организации самостоятельно. Но в документ в обязательном порядке должны входить реквизиты:
    • На основании чего выпускается распоряжение, в нашем случае — заявление и его дата, данные о заявителе — Ф. И. О. Желательно указать структурное подразделение, где числится работник, его должность и табельный номер в штатном расписании. Особенно это актуально для компаний со штатным расписанием более 25 человек.
    • Вид отпуска, по которому выплачивается компенсация.
    • Период, за который должна быть начислена отпускная компенсация.
    • Количество дней компенсируемого отпуска.
    • Здесь же, как правило указываются ответственные лица, кто будет заниматься исполнением требований приказа.
    • Визирует распоряжение руководитель предприятия.
    • Если указаны ответственные лица, нужно ознакомить и их с распоряжением.
    • После чего с документом нужно ознакомить и заявителя (по стандартной процедуре документооборота).
  7. Последний шаг — внесение распоряжения в журнал регистрации приказов на отпуск. Отметим, что ведение такого регистра также не является обязательным.
    Журнал регистрации приказов об отпуске
    Журнал регистрации приказов может быть оформлен в свободной форме
  8. Опираясь на приказ, расчётный отдел рассчитывает объём выплаты. Расчёт идёт по стандартному алгоритму:
    • Определяется среднедневной заработок, согласно этой цифре и рассчитывается сумма компенсации.
    • Здесь важно учитывать, что с 01.05.2018 был изменён подход к расчёту выплат низкооплачиваемым работникам. Так, если сотрудник в месяц получает на руки сумму, меньшую, чем МРОТ (а с мая 2018 она составляет 11 163 ₽), для такого работника расчёт отпускных идёт от суммы минималки. Это отражено в п. 18 Постановления Правительства РФ №922.
    • Расчёт суммы должен проводиться в соответствии со статьёй 139 ТК РФ, который гласит, что сюда должны входить все виды выплат работнику за 12 месяцев до назначения выплаты (зарплата, премии, надбавки). В итоге эту сумму нужно разделить на 12 и умножить на коэффициент 29,3 (устанавливается ежегодно, в 2018 он такой). Затем среднедневной доход умножается на число отпускных дней для компенсации.
      Формулы для расчёта отпускных в 2018
      Формула расчёта компенсации за отпуск выглядят так же, как и алгоритм расчёта стандартных отпускных
  9. И последний шаг — расчётная сумма выплачивается заявителю. Если говорить по сроку выплаты, то здесь работает формальное правило. Деньги должны быть выплачены работнику до дня, который указан в заявлении, как начало отпуска. Поэтому рекомендуем учитывать, что для прохождения всех формальностей нанимателю нужно определённое время. Следовательно, написать заявление лучше заранее. По законодательству срок подачи заявления на отпуск должен составлять 14 дней. В противном случае кадровики имеют право завернуть бумагу. Хотя обычно, это правило не соблюдается, и отдел персонала идёт навстречу работнику. Но лучше не рисковать, тем более, если деньги нужны к определённому сроку.

Как проходит налогообложение компенсации

Налоги с компенсации за неиспользованный отпуск рассчитываются аналогично, как и расчёт по основному, дополнительному и удалённому отпускам. В налогооблагаемую базу стандартно должен быть включён НДФЛ работника. Если сотрудник является резидентом РФ его подоходный составляет 13%, если же человек находится на территории России менее шести месяцев, его подоходный составляет 30% от начисленной зарплаты, премий и прочих выплат.

Обязательно насчитываются на компенсацию за неиспользованный отпуск и обязательные взносы на пенсионку (ОПС), мед. страхование (ОМС) и соц. страх (ОСС). Стандартная суммарная доля отчислений на страхование в 2017—2019 годах составляет 30%. Разбивку долей по страховым направлениям смотри в таблице ниже.

Уплата НДФЛ за сотрудников, должна пройти в день начисления. Если компенсация выплачивается наличными, допускается платёжка в ИФНС, оформленная на следующий день после.

Таблица: ставки по страховым взносам за работников

Тарифы в 2017–2019 гг.(в %) Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (ОПС) Страховые взносы на обязательное социальное страхование (ОСС) на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Страховые взносы на обязательное медицинское страхование (ОМС)
В отношении выплат и иных вознаграждений в пользу иностранцев и лиц без гражданства, временно пребывающих на территории РФ В отношении остальных выплат
В пределах установленной предельной величины базы 22% 1,8% 2,9% 5,1%
Свыше установленной предельной величины базы 10% X X

Что ждёт работодателя при нарушении требований ТК РФ

Если работодатель нарушает законодательство в части компенсации за отпуск или ведёт некорректный расчёт, к нему применяется полный спектр санкций, которые действуют по всем отпускным вопросам. В итоге, согласно части 1 ст. 5.27 КоАП РФ, при нарушениях по оформлению и выплатам при замене отпуска на деньги, обнаруженных единожды, на предприятие может быть наложен штраф:

  • 1 000—5 000 ₽ на руководителя компании или индивидуального предпринимателя;
  • 30 000—50 000 ₽ на организацию.

Если нарушения происходят систематически, штрафы вырастают в разы, а руководитель организации-нарушителя может быть отстранён от должности (ч. 4 ст. 5.27 КоАП):

  • от 10 000 до 20 000 ₽ может составить штраф для директора и ИП, предусмотрено также снятие с должности руководителя на срок 1—3 года;
  • штраф компании может составить от 50 000 до 70 000 ₽.

Зачастую работодатель считает, что обнаружить такие ошибки практически нереально, но факты говорят об обратном.

Всплывают нарушения, как правило, в двух вариантах:

  • сотрудник обращается в Инспекцию по труду или в судебную инстанцию (причём, тема может быть и другой, а при проверке контролёра по трудовым отношениям могут вскрыться и эти несоответствия);
  • не стоит забывать, что согласно ч. 1 ст. 353 и ч. 2 ст. 360 ТК РФ, существуют плановые и внеплановые проверки работодателей, которые и работают на выявление таких правонарушений.

Видео: замена отпуска компенсацией

Трудовое законодательство регулирует вопрос замены отпускных дней компенсацией чётко и неоднозначно. Толкования здесь невозможны. Поэтому, оформляя документы, и сотруднику и его нанимателю рекомендуется проверять все условия, при которых выплаты допускаются ТК РФ. А работнику отдельно хочется порекомендовать соблюдать порядок действий при желании заменить неиспользованную часть отпуска денежной компенсацией, тогда риск отказа нанимателя по этому вопросу будет минимальным.