Как грамотно заполнить расчёт 6-НДФЛ в 2018 году: порядок, особенности, нюансы

Расчёт

Так как вопрос довольно «свежий», по нему можно найти не так много информации. При этом, к сожалению, встречаются противоречивые и некорректные данные. Даже на портале налоговой службы (в противовес таким более «раскрученным» отчётам по НДФЛ, как 3-НДФЛ и 2-НДФЛ) вопросы на ответы по декларации 6-НДФЛ занимают всего 2 страницы. Информация ещё только накапливается на различных ресурсах. В связи с чем мы решили взять конкретный вопрос: заполнение обновлённой в 2018 году формы 6-НДФЛ и попробовать ответить на самые распространённые вопросы бизнеса.

Назначение и общая структура декларации 6-НДФЛ

Главная цель предоставления отчёта по форме 6-НДФЛ для фискального органа — получить от бизнеса данные по перечисленному в госбюджет подоходному налогу за работников. Форма была введена в действие в 2016 году, в тот момент, когда налоговики решили, что в государственную казну попадает незначительная итоговая сумма на НДФЛ. Такая проверочная декларация нужна контролёру, чтобы бизнес работал более прозрачно в части перечисления налогового сбора за всех работающих в РФ граждан.

В связи с чем в середине 2015 года был принят нормативно-законодательный акт, регламентирующий порядок ежеквартальной отчётности ИП по полной сумме уплаченного подоходного сбора, — закон №113-ФЗ. Из документа вытекает основная обязанность бизнеса по отчёту 6-НДФЛ — регулярно и своевременно направить в адрес фискального контролёра информацию по суммарной цифре подоходного налога, уплаченного за всех работников. Особенность этого отчёта заключается в том, что в нём указывается обобщённая информация по перечисленному в госбюджет НДФЛ, по всем сотрудникам, которые работают на предприятии. Здесь не фигурируют индивидуальные сведения, суммы дохода по отдельным работающим лицам и другие персональные данные. Ключевое здесь — сколько всего подоходного налога со своих работников бизнес перевёл в бюджет.

Заметьте: расчёт по форме КНД 1151099 (именно такой номер присвоен декларации 6-НДФЛ по коду налоговой декларации) сдаётся коммерсантами и компаниями:

  • имеющем в штате наёмных работников;
  • выплачивающим физ. лицам денежные вознаграждения по договорам гражданско-правового характера.

Таким образом, предоставляют расчёт по форме и предприниматели, и крупный бизнес, все компании, которые признаются налоговыми агентами.

Причём заметьте, что если бизнесмен (или юр. лицо) не выдавал зарплату своим работникам, не поощрял их другими выплатами (к примеру, материальной компенсацией за труд), он не обязан проходить такое декларирование. Правило здесь одно: если работники или нетрудоустроенные физ. лица получали от коммерсанта доход, он должен отразить это в расчёте 6-НДФЛ и сдать отчётность в налоговую. Если же работы были заморожены и работники находились в отчётный период в не оплачиваемом отпуске и не получали зарплату, декларация не подаётся. Это регулируется вторым пунктом статьи №230 НК РФ.

Для информации: предприниматель, который работает без штата и не выплачивает гонорары физ. лицам, не признаётся налоговым агентом, соответственно, он не сдаёт в районную инспекцию (ИФНС) отчёт 6-НДФЛ. Налоговый сбор «за себя» ИП рассчитывает и уплачивает по соответствующей налоговому режиму декларации или вменённому сбору.

Важный момент, который нужно знать коммерсантам со штатом наёмных работников: сроки по уплате НДФЛ за своих сотрудников в госбюджет установлены статьями 223 и 226 НК РФ. Они регламентируют основное требование фискального органа к нанимателю по НДФЛ — подоходный налог должен быть уплачен в казну не позже следующего дня после выплат сотрудникам. В связи с этим все налоговые агенты обязаны чётко соблюдать сроки налоговых платежей и грамотно отображать эти сведения в отчёте 6-НДФЛ.

Отчёт 6-НДФЛ состоит всего из двух разделов и титульного листа. Только вот страниц в первом и втором разделах может быть несколько. В первом разделе это зависит от количества налоговых ставок по НДФЛ, которые применяет бизнес при выплате зарплаты и других вознаграждений сотрудникам. А во втором — от количества работников и дат выплат мотивационных компенсаций.

Итак, рамочное содержание расчёта выглядит следующим образом:

  1. Титульник — лист с номером 001 — содержит общую вводную информацию о налоговом агенте и его штате.
  2. Раздел 1, содержащий обобщённые физические показатели по суммам, уплаченным налоговым агентом.
  3. Раздел 2, отражающий точные даты и суммарный доход по работникам. Помимо этого, здесь декларируется сумма удержанного НДФЛ.

Какие выплаты попадают в 6-НДФЛ

Главный вопрос при декларировании — какие выплаты должны быть включены в эту форму.

Для начала разберёмся подробнее, какие базовые физические показатели должны быть учтены при формировании бланка, какие цифры при выплатах необходимо будет фиксировать:

  1. В форме КНД №1151099 должна быть отражена полная сумма всех доходов сотрудников, полученных за отчётный период. В том числе учитываются и суммы дивидендов, начисленных людям.
  2. Зафиксированы все цифры по налоговым вычетам (стандартным, профессиональным, имущественным, социальным). Это повлияет на налоговый сбор, поэтому эти данные должны быть отражены при декларировании.
  3. Подсчитаны суммы по начисленному и удержанному налогу, в том числе в декларации отдельно нужно будет выделить налоговый сбор, начисленный на дивиденды (если он был).
  4. Обозначена сумма фиксированного авансового платежа.

В выплаты налогового агента физ. лицам и наёмным работникам, отражённым в 6-НДФЛ, должны попасть:

  • Зарплата. Причём вознаграждение за труд может быть уплачено и в виде материальной компенсации (например, работник может взять в зачёт ЗП продукцию предприятия), это ничем не отличается от денежной выплаты. Но примите к сведению, что по законодательству при задержке заработной платы работодатель должен насчитать проценты компенсации работникам. Так вот эти сверх-выплаты не облагаются НДФЛ, значит, и включать их в суммарный доход работников компании нельзя. В расчёте их быть не должно.
  • Премии — ежемесячные, квартальные, годовые и единовременные — это наниматель и работник считают эти выплаты только возможным вознаграждением, для налоговиков это стандартный доход, который подлежит налогообложению.
  • Отпускные — здесь без комментариев, по ТК РФ это прямая обязанность налогового агента: насчитать положенные выплаты за 28 дней отдыха в году и уплатить с них стандартный НДФЛ.
  • Пособия, предоставленные сотрудникам в отчётном периоде.
  • В том числе компенсация по больничному листу. Здесь нужно соблюдать правило, что в случае когда работник был на больничном, нужно перечислить НДФЛ за него в крайний день месяца, когда ему была проведена выплата. И, следовательно, внести эту часть суммы в отчёте.
  • Часть прибыли компании в виде дивидендов, выплаченных работникам.
  • Денежное возмещение по гражданско-правовым договорам, заключённым с физ. лицами.

Другой подход к обложению подарков, полученными служащими, и материальной помощи. Эти выплаты должны подлежать налогообложению с опорой на законодательство.

Например, 10 работников предприятия получили на профессиональный праздник подарки на сумму 5 000 рублей (каждый). При расчёте выплат, согласно статье №217 НК РФ, из фактической суммы каждого подарка нужно будет вычесть обоснованные законом необлагаемые 4 000 рублей. А на оставшуюся сумму начислить и уплатить 13% НДФЛ (к примеру, все работники резиденты). В результате алгоритм расчёта будет выглядеть так: (5 000 ₽ — 4 000 ₽) х 10 чел. = 10 000 х 13% = 1 300 ₽ (НДФЛ с подарков).

Новая редакция расчёта 6-НДФЛ 2018 года

Первая форма расчёта, утверждённая приказом ФНС РФ №ММВ-7–11/450@, применялась с января 2016 года по 2017 год включительно. Налоговый регулятор допускает использование этой формы для отчётности за данный период.

А в январе 2018 года вступил в силу Приказ ФНС РФ №ММВ-7–11/18@, который внёс формальные корректировки в шаблон формы №1151099. Заметим, что нововведение обязательны к применению с 25 марта, то есть со второго квартала 2018 года применяется уже уточнённый бланк 6-НДФЛ. Скачать обновлённый шаблон можно здесь.

Корректировки затронули лишь несколько моментов декларации:

  1. Изменена шапка титульника и штриховое кодирование формы: номер 15201027 заменён на штрихкод 15202024.
    Шапка расчёта 6-НДФЛ (пример)
    в
  2. Внесены формальные уточнения в формулировках. Так, определена и добавлена правопреемственность для ЮЛ, за реорганизованные организации при их присоединении, слиянии или преобразовании будут отчитываться их правопреемники.
  3. В Приложениях №2 и 4 вышеуказанного Приказа установлены:
    • Кодовые шифры мест сдачи расчёта сумм налога на доходы физ. лиц.
      Приложение №2 к Порядку заполнения 6-НДФЛ (Приказ №ММВ-7–11/450@)
      Приложение №2 к Порядку заполнения 6-НДФЛ (Приказ №ММВ-7–11/450@) выглядит так
    • Кодовые значения форм реорганизации и ликвидации ООО и их обособленных подразделений (см. таблицу ниже).
      Приложение №4 к Порядку заполнения 6-НДФЛ (Приказ №ММВ-7–11/450@)
      Приложение №4 к новому Порядку заполнения 6-НДФЛ

Заметим, что кроме титульника, изменения и дополнения затронули (даже не затронули, а дополнительно расшифровали) только отчётность юридических лиц. Индивидуальных предпринимателей эти новшества практически не коснулись.

Таблица: коды по Приложениям 2 и 4 к порядку заполнения 6-НДФЛ (Приказ №ММВ-7–11/450@)

Приложение 2. Коды мест представления расчёта сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом
Код Наименование
120 По месту жительства индивидуального предпринимателя
124 По месту жительства члена (главы) крестьянского (фермерского) хозяйства
125 По месту жительства адвоката
126 По месту жительства нотариуса
213 По месту учёта в качестве крупнейшего налогоплательщика
214 По месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком
215 По месту нахождения правопреемника, не являющегося крупнейшим налогоплательщиком
216 По месту учёта правопреемника, являющегося крупнейшим налогоплательщиком
220 По месту нахождения обособленного подразделения российской организации
320 По месту осуществления деятельности индивидуального предпринимателя
335 По месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации в Российской Федерации
Приложение 4. Коды форм реорганизации и ликвидации организации (обособленного подразделения)
Код Наименование
1 преобразование
2 слияние
3 разделение
5 присоединение
6 разделение с одновременным присоединением
0 ликвидация

Порядок заполнения 6-НДФЛ — алгоритм, образцы и примеры

Итак, разберёмся в пошаговой инструкции по заполнению шаблона обобщённого отчёта налогового агента:

  1. Первое, что нужно сделать — заполнить титул-лист декларации. Здесь вряд ли возникнут сложности, так как оформление идёт по канонам налоговой отчётности.
    • Организации в шапке проставляют и ИНН, и КПП, причём в двух правых ячейках ИНН при урезанном идентификаторе юр. лица ставятся прочерки. Предприниматели заполняют только ИНН, КПП у них просто нет, значит, в каждом знакоместе ставится прочерк.
    • Номер страницы титульника всегда обозначается стр. «001», далее нумерация страниц по разделам идёт по порядку.
    • При сдаче первичного отчёта в номере корректировки указывается «000», когда в отчёт будет нужно внести уточнения, пойдёт код «001» и т. д.
    • Периоды отчётности определены кодами 21/31/33/34 — квартал, полгода и, соответственно, далее.
    • Номер ИФНС можно взять в свидетельство о постановке на учёт (первые 4 цифры). Также уточнить номер (к примеру, если расчёт сдаёт ИП, работающий на вменёнке и сдающий декларацию не по месту жительства) можно на портале налоговой службы по гиперссылке.
    • Коды по месту нахождения (уточнённые) указаны в таблице выше, выбираем их там.
    • Название организации указывается в сокращённом варианте, а ИП просто ставят Ф.И.О. (без указания на ИП), если отчества в паспорте нет, оно не проставляется.
    • Код по ОКТМО — шифр муниципалитета, где зарегистрировано предприятие. Если он неизвестен, ОКТМО можно уточнить на сайте налоговой в сервисе «Узнать ОКТМО».
    • Далее, нужно указать количество страниц декларации, здесь количественный показатель идёт слева-направо («4—»).
    • Копии документов по 6-НДФЛ, как правило, не прилагаются (значит, указывается «0—»), но если они есть, ставится их количество.
    • Остаётся в нижней части титульника указать статус сдающего расчёт, указать его Ф.И.О. и завизировать документ.
    • Визу и дату лучше ставить в момент отправки или сдачи расчёта.
    • Во всех ячейках отчёта, где нет данных ставятся прочерки.
      Титульный лист расчёта 6-НДФЛ
      Образец обновлённого титульного листа расчёта 6-НДФЛ выглядит таким образом
  2. Раздел №1 документа начинается с оформления шапки — дублированием титульного листа и указанием номера страницы «002».

    • В первом блоке Раздела ставится налоговая ставка подоходного сбора. Заметьте, что на каждую ставку оформляется новый лист, где меняется номер страницы (по порядку).
    • Физические показатели проставляются слева-направо, начиная с первой ячейки, копейки ставятся после точки.
    • Все нулевые показатели проставляются нулём (0) и дальнейшими прочерками.
      Разделы 1 и 2 расчёта 6-НДФЛ (стр. 2)
      Если ЗП работникам начислялась по разным ставкам НДФЛ, Раздел №1 заполняется по каждой ставке отдельно
    • Нужно знать, что количество сотрудников и физлиц, получивших доход за отчётное время, должно совпадать с реальным числом лиц, получающих выплаты от налогового агента. Количество трудовых договоров здесь не имеет значения. В том числе в случае когда человек в отчётный период работал по разным налоговым тарифам. К примеру, в I квартале он был нерезидентом РФ и облагался тридцатью процентами подоходного, а во втором уже приобрёл статус резидента, и НДФЛ, уплаченный за него, составил 13%), он должен считаться одним получателем.
    • Поэтому в графе с количеством работников, получившим доход, цифра ставится только на странице №2. На всех последующих страницах (если такие заполняются: «003», «004» и пр.) в графе, указывающей на количество сотрудников, проставляются прочерки.
      Разделы 1 и 2 расчёта 6-НДФЛ (стр. 3)
      Со страницы №3 количество работников по блоку 060 в справке не указывается
  3. Раздел №2 визуально мало чем отличается от первого, и по итогам первого квартала цифры здесь будут одинаковыми. Но нужно учитывать, что второй раздел предназначен для отражения доходных и налоговых сумм только по текущему кварталу. То есть если в Разделе №1 все суммы указываются нарастающим итогом с начала года, то здесь идут даты выплат и цифры только за один квартал.
    • Причём если факт получения зарплат (и других выплат), удержания и уплаты НДФЛ совпадают у всех получателей, то заполняется только один блок (строки №100—140).
    • А если хотя бы один показатель отличается, заполняется следующий блок.
    • Здесь нужно учесть, что дата выдачи ЗП и удержания подоходного сбора должны совпадать (смотри пункт 4 статьи 226 НК РФ).

Ключевой момент, который нужно обязательно запомнить: при заполнении первого раздела расчёта все суммы идут нарастающим итогом. О причинах мы уже говорили выше, для декларантов такая схема усложняет любые махинации с отчётом, а также внесение корректировок и исправлений в расчётные показатели.

Порядок заполнения Раздела I 6-НДФЛ
Схема учёта в расчёте 6-НДФЛ идёт нарастающим итогом, что отражается в разделе №1

Может ли сдаваться в ИФНС нулевой расчёт 6-НДФЛ

Разберём вопрос, для чего нужен нулевой расчёт 6-НДФЛ. Вообще-то, законодательство не требует сдавать расчёт, если выплаты за отчётный период не шли. Но если компания, к примеру, осуществляет сезонные работы, она может отчитываться за первое полугодие по нулевым показателям. В этом случае просто в блоках со всеми физическими показателями ставится «0——-» (см. пункт 1.8 Инструкции по заполнению формы 6-НДФЛ).

При этом логично, что если хотя бы в одном разделе есть ненулевые показатели: к примеру, предприятие работало в первом квартале, но во втором отчётном периоде выплаты не производились (следовательно, Раздел №2 декларации будет с нулями), тем не менее данные первого Раздела не позволят признать её нулевой.

Но, хотя жёсткого требования к сдаче расчёта ИФНС не устанавливает, в некоторых случаях проще сдать отчёт с нулевыми данными в первом или во втором разделам (или в обоих). Это позволит избежать вопросов от фискального контролёра. Второй вариант — просто предупредить своего налогового инспектора, что штат пока сидит без работы.

Видеоинструкция от бухгалтеров: как грамотно заполнить расчёт

Контрольные соотношения для проверки 6-НДФЛ

Тем, кто формирует отчётность по этой форме, нужно знать, что, учитывая трепетное отношение к этому документу, налоговые контролёры обязательно проверят расчёт. Делают они это с помощью контрольных соотношений (КС). Так, зная КС, которые применяет ИФНС при проверке отчётов 6-НДФЛ, составитель расчёта уже на подготовительном этапе может самостоятельно проверить нужные показатели. Что позволит сократить риски нахождения в отчётности ошибок и несостыковок, а также штрафные санкции и объяснения с налоговиками.

Итак, с полным перечнем контрольных соотношений можно ознакомиться на онлайн-портале налоговиков по гиперссылке. Все КС в документе фискального регулятора разбиты на 4 блока и тщательно расшифрованы:

  1. Первый блок — налоговики проверят расчёт на правильность сроков, а также на правильность арифметических расчётов. Если вычеты больше дохода или сумма налога не бьётся с расчётными данными по ставке и доходу, допущены другие формальные ошибки, такие расчёты будут признаны некорректными. Значит, расчёт будет возвращён.
  2. Следующие КС могут опираться на объём перечисленных в госбюджет платёжек по налогу и сопоставляться с датами их поступления и отображения в 6-НДФЛ.
  3. Более глубоким инструментом проверки может стать сопоставительный анализ данных, указанных в декларации налогового агента, с другой отчётностью бизнеса, к примеру, с данными, предоставленными в справках 2-НДФЛ. Поверьте, что этот способ самый действенный, разночтения в несколько рублей возбудят интерес к компании со стороны налогового регулятора.
  4. И последняя группа КС — сверка по авансовым фиксированным платежам налогового агента.

Видеоурок: консультация специалистов по контрольным соотношениям в 6-НДФЛ

Периодичность, сроки, способы подачи 6-НДФЛ в 2018 году и ответственность

Порядок предоставления отчётности по 6-НДФЛ установлен по следующим ключевым пунктам:

  1. Периодичность отчётности — квартал / полугодие / 9 месяцев / полный год. Почему периоды формулируются именно таким образом, а не поквартально? Потому что отчётность идёт нарастающим итогом. Это позволяет налоговикам контролировать процесс и суммы, не упуская из вида прошедшие кварталы. Об этом уже много сказано выше.
  2. Срок сдачи расчёта — последний день месяца по истечении календарного квартала: 30 апреля, 31 июля и октября. Финальный отчёт за год должен быть сдан до 1 апреля.

Способы предоставления этой декларации налоговых агентов не отличается от стандартной отчётности, направить 6-НДФЛ можно тремя способами с вариациями:

  1. Привычный всем способ — сдать расчёт в налоговую инспекцию в распечатанном на бумаге виде. Сделать это может как ответственное лицо (или ИП лично), так и с помощью представителя (с доверенностью, заверенной в нотариальной конторе, и с указанием того, что имеет право делать заявитель).
  2. Отправить документ на бумажном носителе можно заказным письмом (с описью вложения).
  3. Оптимальный и самый оперативный вариант направления отчёта — переслать 6-НДФЛ по электронному документообороту с налоговой службой РФ. В этом случае у отправителя должна быть квалифицированная электронная виза и личный кабинет налогоплательщика. Здесь отправка может пройти:
    • Через сертифицированного оператора ЭДО, имеющего право взаимодействовать с налоговиками через онлайн-документооборот.
    • С помощью онлайн-сервиса «Налогоплательщик ЮЛ», разработанного не так давно ФНС РФ. ПО устанавливается бесплатно, нужно только купить в уполномоченном центре УКЭП.

Здесь важным условием при выборе способа сдачи 6-НДФЛ является численность компании: бумажный документ ИФНС примет, только если в компании работает не более двадцати пяти человек. В другом варианте расчёт должен быть сдан только с помощью телекоммуникационных средств связи по ЭДО, здесь все коммуникации будут удалёнными.

Уже не раз упоминалось, что фискальный контролёр пристально наблюдает именно за этой формой отчётности. Неслучайно в законодательном акте, правоустанавливающем этот документ, отдельно вынесены штрафные санкции за непредоставление или осознанно допущенные ошибки в расчёте 6-НДФЛ. Разберёмся, чем грозит фривольное отношение к отчёту:

  1. Если налоговый агент не сдаст отчёт в определённый срок, специально для этого расчёта предусмотрен штраф в объёме 1 000 ₽ за каждый просроченный месяц (даже неполный). То есть, если отчёт не поступил в последний день установленного месяца, бизнес будет оштрафован на тысячу, как только наступит первое число следующего месяца, а отчёт ещё не поступит в ИФНС — плюс ещё тысяча и т. д. Это предусмотрено в пункте 1.2 статьи 126 НК РФ.
  2. Дополнительно к пункту №1 этого списка, если декларирование по 6-НДФЛ не пройдёт в течение десяти дней с момента наступления срока, налоговики имеют право заморозить расчётные счета бизнеса (см. пункт 3.2 статьи 76 НК РФ).
  3. Когда в отчёте при проверке будут обнаружены недостоверные данные, штраф составит 500 ₽ за каждый предоставленный расчёт. Такая санкция определена в пункте 1 статьи 126.1 Кодекса.
  4. Помимо всего прочего, если отчёт сдаётся не в той форме, штраф будет равен 200 ₽.
  5. И никто не отменял санкции в 20% от суммы неуплаченного налога с агента.

Очевидно, что с таким реестром санкций к отчёту лучше относиться серьёзно.

Но не стоит настраиваться на санкции. Если ошибки бизнеса не могут быть расценены, как сознательное введение ИФНС в заблуждение относительно перечисленного в бюджет налогового сбора, фискальный регулятор позволяет переделать расчёт и сдать его повторно. В этом случае при заполнении просто указывается номер корректировки. Санкции точно не коснуться тех коммерсантов, кто сам, обнаружив ошибку, предоставил контролёру уточнённые сведения в 6-НДФЛ.

А вот если налоговики уже указали на ошибки, после сдачи уточнённого расчёта последует штраф, а к вновь предоставленной форме 6-НДФЛ будет особо пристальное внимание, от этого не уйти.

Государственный контроль за выплатами НДФЛ налоговыми агентами будет усиливаться с каждым годом. В руках фискального контролёра уже есть полноценный набор инструментов, позволяющий проверить бизнес в части уплаты подоходного налога и постепенно компетенции налоговиков в этом вопросе всё оптимизируются. Поэтому и юридическим лицам, и частным предпринимателям следует быть особенно внимательными при расчёте всех данных в 6-НДФЛ, не полагаясь только на свою уверенность в арифметической грамотности. Есть контрольные соотношения и полное понимание формул расчёта.