Порядок и сроки предоставления расчёта 6-НДФЛ в 2018—2019 годах

1

Отчёт по форме 6-НДФЛ — относительно новый для коммерческих организаций документ. Немудрено, что именно по этой форме до сих пор поступает масса вопросов от пользователей. Подливает масла в огонь ещё и тот факт, что на протяжении буквально двух последних лет уже несколько раз выпускались комментарии налоговой службы, разъясняющие порядок и детали по данной отчётности, отменяющие одни требования и выдвигающие другие. Так, буквально в начале 2018 года внесены корректировки по форме расчёта. Разберёмся с базовыми требованиями, порядком и сроками сдачи 6-НДФЛ, базируясь на нормах налогового законодательства.

Для чего введён расчёт 6-НДФЛ — его применение и структура

Начало формирования отчётности налоговых агентов положено в середине 2015 года, когда был издан законодательный акт, регулирующий режим отчётности всех юридический лиц, а также индивидуальных предпринимателей по удержанному и перечисленному подоходному налогу, — закон под номером 113-ФЗ. Он был призван навести порядок в уплате подоходного сбора со всех работающих граждан РФ. Уже в наименовании этого документа указано, что цель выпуска закона — ужесточение ответственности работодателей-агентов при нарушении установленных сроков и попытках уклонения компаний от уплаты подоходного налога за своих сотрудников.

Как продекларировал фискальный контролёр, сокращение поступлений в казну налоговых сборов по НДФЛ, который уплачивается за работников, послужило толчком к этому шагу. Таким образом, налоговики включили дополнительный рычаг контроля за всеми работодателями по перечислению НДФЛ за сотрудников в госбюджет. Это своего рода сигнал для бизнеса, что сокрытие или неуплата суммы НДФЛ контролируется с особой тщательностью. И с каждым годом будет всё серьёзнее.

Кто должен сдавать расчёт

Итак, каждый работодатель обязан сдавать декларацию 6-НДФЛ в налоговую инспекцию, когда в компанию трудоустраивается хотя бы один сотрудник. В этот момент предприятие принимает на себя статус и обязанности налогового агента по перечислению налогового сбора на доходы физ. лиц. При этом нельзя исключать из отчёта 6-НДФЛ выплаты физ. лицам по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), это тоже является обязанностью налогового агента.

Нужно учитывать при этом, что самозанятый частный бизнес не отчитывается. ИП уплачивает НДФЛ «за себя» с помощью декларации 3-НДФЛ либо по единой отчётности, установленной налоговым режимом.

Налоговые агенты (и крупный бизнес со штатом 1000+, и микробизнес с численностью компании 1—3 человека или просто оплачивающий услуги физ. лиц по соглашениям ГПХ) должны с установленной регулярностью отчитываться по 6-НДФЛ.

Специфика этого отчёта состоит в том, что здесь формируется общая суммарная цифра по начисленному, удержанному и уплаченному в бюджет подоходному налогу, где нет отдельных фамилий и выделенных данных, здесь не фигурируют персональные данные работников. Главное для регулятора — total-цифра НДФЛ, перечисленная государству по всем сотрудникам компании.

Нужно отметить, что если заработная плата или премии не начислялись (заметьте, именно не начислялись, это не относится к выплатам), декларирование по 6-НДФЛ не проводится. Так установлено в пункте 2 статьи 230 НК РФ.

Структура декларации

Форма и порядок заполнения отчётности регламентированы официальным письмом фискального регулятора с регистрационным номером ММВ-7–11/450@. Как установлено в нормативном акте, базироваться расчёт должен на учётных налоговых данных компании — информации, которая регулярно регистрируется в Книге учёта доходов и расходов хозяйственной деятельности компании.

Состоит расчёт 6-НДФЛ из трёх основных листов:

  1. Титульного листа — страница, которая обозначается как «стр. 001». Здесь фиксируются:
    • Реквизиты самой декларации — период, год, номер корректировки, в какую инспекцию предоставляется расчёт, сколько страниц содержит.
    • Реквизиты декларанта — ИНН, КПП (если расчёт сдаётся юр. лицом), наименование налогового агента, код по месту учёта и код по ОКТМО, а также контакты.
    • Подтверждение полноты и достоверности предоставленных сведений.
    • Нижняя правая часть титульника заполняется инспектором налоговой службы при приёме расчёта.
      Титульный лист 6-НДФЛ (образец)
      При заполнении титульного лист 6-НДФЛ проверьте штрих-код (правильный ли шаблон взят для оформления)
  2. Раздел №1 — «стр. 002» — должен содержать данные по налоговой ставке агента, обобщённой сумме начисленного дохода (причём сюда входят и отпускные компенсации, и выплаты по больничным). Здесь отражается сумма по всем вычетам и фиксированному авансовому платежу по НДФЛ. Фиксируется здесь также количество трудоустроенных в компании лиц (а также лиц, получающих выплаты по договорам ГПХ от предприятия). Отметим несколько ключевых моментов, которые нужно учитывать:
    • Данные в этом разделе учитываются нарастающим итогом с начала отчётного года.
    • Когда в компании трудоустроены работники с разными ставками НДФЛ (например, стандартные 13% для резидентов РФ, 30% для работников-нерезидентов либо компания платит 15% по дивидендам лицам, которые не являются налоговыми резидентами), нужно оформлять отдельную страницу по каждому тарифу. Соответственно, лист со ставкой 13% (если есть) будет обозначаться «стр. 002», следующий лист (к примеру, с 15% ставкой) — «стр. 003» и т. д. Здесь работает сквозная нумерация.
      Разделы №1–2 отчёта 6-НДФЛ (пример)
      Там, где данные отсутствуют, в разделах 1 и 2 ставятся прочерки, если по физическим показателям нет данных, ставится ноль
  3. Раздел №2 отражает даты и суммы доходов, которые были получены работниками, и удержанный в счёт государства подоходный налог. Этот блок заполняется только по конкретному отчётному периоду (кварталу) и никоим образом не корреспондирует с первым разделом отчёта.

Напомним: как и при заполнении любой другой налоговой отчётности здесь запрещено что-либо исправлять, применять затирки и корректоры, а также скреплять листы скобами степлера.

Все листы расчёта 6-НДФЛ должны быть завизированы уполномоченным на это ответственным лицом, если это не руководитель организации, должна быть выписана доверенность на эту процедуру. Если отчёт сдаёт ИП, коммерсант лично подписывает документ. Уточняем этот момент только потому, что эта ошибка входит в число самых распространённых, что ведёт к возврату декларации при первичной оценке документа налоговиками.

Видеоинструкция: алгоритм заполнения 6-НДФЛ

Коррективы и уточнения по форме 6-НДФЛ в 2018 году

Заметьте, согласно распоряжению фискального регулятора от 17.01.2018 под номером ММВ-7–11/18@, в 2018 году в декларацию были внесены изменения. И здесь нужно учитывать, что, начиная со второго квартала 2018 года, нужно использовать только уточнённую форму 6-НДФЛ. Обновлённый бланк доступен на портале налоговиков по гиперссылке.

Скрин страницы Справочника отчётности портала ФНС РФ
Актуальные бланки лучше скачивать из проверенных источников

Разберём основные моменты, которых коснулись коррективы 2018 года:

  1. В «шапке» титул-листа для идентификации нового бланка изменён штрихкод — вместо 15201010 введён код 15201017.
    Верхняя часть титул-листа 6-НДФЛ (пример)
    Новый штрих-код декларации с 2018 года — 15201017
  2. В скорректированную форму привнесены незначительные корректировки в названиях блоков.
  3. Установлена и присоединена к отчётности правопреемственность для юр. лиц, при реорганизации компании, а также присоединении, слиянии или преобразовании за неё должен будет сдавать расчёт правопреемник.
  4. Введены в действие уточнённые коды места предоставления отчёта (новые коды указаны в таблице ниже), а также коды при реорганизации и ликвидации.
    Верхняя часть титул-листа 6-НДФЛ (пример с кодами местонахождения)
    Коды местонахождения уточнены только для юр. лиц, для ИП всё осталось по прежнему

Нововведения по приложениям 2 и 4 к Приказу №ММВ-7–11/450@ (таблица):

Приложение 2. Коды мест представления расчёта сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом
Код Наименование
120 По месту жительства индивидуального предпринимателя
124 По месту жительства члена (главы) крестьянского (фермерского) хозяйства
125 По месту жительства адвоката
126 По месту жительства нотариуса
213 По месту учёта в качестве крупнейшего налогоплательщика
214 По месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком
215 По месту нахождения правопреемника, не являющегося крупнейшим налогоплательщиком
216 По месту учета правопреемника, являющегося крупнейшим налогоплательщиком
220 По месту нахождения обособленного подразделения российской организации
320 По месту осуществления деятельности индивидуального предпринимателя
335 По месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации в Российской Федерации
Приложение 4. Коды форм реорганизации и ликвидации организации (обособленного подразделения)
Код Наименование
1 преобразование
2 слияние
3 разделение
5 присоединение
6 разделение с одновременным присоединением
0 ликвидация

Порядок и сроки сдачи 6-НДФЛ в 2018 году

Для начала рассмотрим вопрос: куда сдаётся расчёт. Вроде всё просто — предоставить отчёт 6-НДФЛ нужно в районную налоговую инспекцию по месту нахождения предприятия, в ИФНС, где компания стоит на учёте. Но здесь есть уточнения, так:

  • если у предприятия есть одно или несколько обособленных подразделений, то 6-НДФЛ сдаётся в налоговую по месту ведения бизнес-деятельности;
  • когда частный предприниматель работает по единому вменённому налогу (ЕНВД), он также отчитывается по месту осуществления деятельности ИП.

Отметим, что при оформлении расчёта 6-НДФЛ каждое обособленное подразделение отчитывается за себя самостоятельно, указывая в отчёте код своего муниципалитета (ОКТМО). Таким же образом сдают декларацию ИП, работающие на вменёнке, когда в их ведении несколько точек для работы. Здесь нужно учитывать один нюанс: в титульном листе отчётности ИП должен указать ОКТМО по месту своей регистрации, а в разделах с данными по персоналу — код муниципалитета, где ведётся бизнес. Есть и здесь уточнение — микробизнес, который относится к разъездной форме деятельности (торговая палатка на колёсах или ИП-грузоперевозчик), тогда код муниципалитета на всех листах должен быть одинаковым. Разъяснения по этому вопросу есть в комментариях Минфина РФ от 19.11.2015 за номером 03–04–06/66970, а также в письме налоговиков от 28.12.2015 №БС-4–11/23129@.

Чтобы уточнить код по общероссийскому классификатору достаточно перейти по гиперссылке и найти в выпадающем списке нужный район.

Способов сдачи декларации, по сути, всего 2:

  1. Можно сдать расчёт в бумажном виде:
    • Принеся документ в налоговую инспекцию лично либо с помощью доверенного лица (правда, для этого ему нужно выписать нотариальную доверенность). Здесь следует учесть один момент, что инспектор может попросить предоставить 6-НДФЛ на флешке, чтобы прямо на месте закачать отчёт на сервер налоговиков.
    • Допускается сдача отчётности с помощью почтового отправления (заказным письмом с описью вложения).
    • Но во всех вариантах с распечатанной формой нужно знать, что 6-НДФЛ принимается в таком виде только от предприятий с численностью не более 25 работников.
  2. Электронный вид отчётности допускается при любом количестве трудоустроенных в компании лиц.
    • В этом варианте есть плюсы — оперативность, новые софты, через которые сдаётся отчётность, проверяют расчёт по основным контрольным соотношениям, что снижает риски допущения ошибок.
    • Но есть и минус — за электронный документ придётся платить (как минимум 3 000 ₽ за усиленную электронную подпись).

Сроки, которые нужно помнить

Важнейший постулат, который нужно неукоснительно соблюдать, — сроки сдачи отчётности по 6-НДФЛ. Иначе незамедлительно последуют санкции фискального регулятора (подробнее об этом расскажем в следующей главе).

Отчётные периоды и сроки сдачи расчёта 6-НДФЛ определены следующим образом:

  1. I квартал календарного года — последний день для предоставления 30 апреля.
  2. 6 месяцев — отчёт должен быть сдан до 31 июля.
  3. 9 месяцев — до 31 октября.
  4. Отчётный год — декларация сдаётся до 1 апреля.

Очевидно, что промежуточная отчётность сдаётся в ИФНС до конца месяца, следующего за отчётным периодом, а годовой отчёт смещён на 2 месяца: до первого апреля.

То есть в марте—апреле каждого года налоговые агенты сдают 2 отчёта: до первого апреля — за прошедший год, а до 30 апреля — за первый квартал текущего года.

Причём здесь работает стандартное правило налоговой отчётности: когда крайний день выпадает на праздничный либо выходной день, сдать отчёт без применения штрафных санкций можно на сле­ду­ю­щий за ними ра­бо­чий день (смотри пункт 7 статьи 6.1 НК РФ).

Но не рекомендуем тянуть со сдачей до крайнего отчётного дня, лучше сделать это в спокойном режиме за 3—5 дней до наступления критичного срока.

Таблица: сроки предоставления расчёта 6-НДФЛ в 2018—2019 годах

Отчётный пе­ри­од, за ко­то­рый сда­ёт­ся расчёт Пограничный срок сдачи 6-НДФЛ в 2018 году Крайний день сдачи отчёта в 2019 году
I квар­тал 03 мая 2018 года 30 апреля 2019 года
По­лу­го­дие 31 июля 2018 года 31 июля 2019 года
9 ме­ся­цев 31 октября 2018 года 31 октября 2019 года
Отчётный год 01 апреля 2019 года 01 апреля 2020 года

Часто у декларантов возникает закономерный вопрос: для чего периоды отчётности установлены как 3, 6, 9 месяцев и год, а не поквартально. Ответ вытекает из целей данного отчёта — в таких периодах проще осуществлять перекрёстный контроль и выстраивать барьеры для корректировок отчётности со стороны декларантов. Такой метод делает подгонку цифр довольно сложным, тем более у налоговиков есть масса пересекающихся с 6-НДФЛ отчётов и контрольных соотношений по ним, а также платёжки и внутренние точки для проверки.

Штрафы и санкции, предусмотренные за нарушения по 6-НДФЛ

Вспомним ещё раз про ключевую цель этого отчёта — повышение ответственности при начислении и уплате подоходного налогового сбора. Именно по этому расчёёту в НК РФ добавлены дополнительные санкции за ошибки и опоздания по срокам, так при декларировании по 6-НДФЛ включаются следующие санкции:

  • 200 ₽ — штрафной сбор при использовании неактуальной формы либо если расчёт сдан не тем способом (например, вместо электронного вида отчёт направлен на бумажном носителе);
  • 500 ₽ — взыскание, если в расчёте найдены ошибки;
  • 10 000 ₽ — штраф при подделаке 6-НДФЛ.

Всё вышеперечисленное предусмотрено статьёй 126 и относительно свежей нормой — ст. 126.1 НК РФ.

Нужно отметить ещё фискальные сборы и санкции, применяемые к налоговым агентам при опоздании и при обнаружении ошибок:

  • 1 000 ₽ штрафа за каждый месяц либо 5% от total-суммы подоходного налога грозит декларанту при опоздании хотя бы на несколько дней (max, что могут взыскать за такое нарушение — 30% от суммарного НДФЛ).
  • Опоздание по перечислению НДФЛ чревато начислением пени —1/300 ставки рефинансирования ЦентроБанка РФ за каждый день просрока. Причём для организаций через месяц опоздания ставка вырастет до 1/150 в день (на ИП удвоение тарифа не распространяется).
  • Когда предприятие-агент не удерживает подоходник у персонала и, соответственно, не платит НДФЛ в бюджет, нарушителю грозит взыскание в объёме 20% от суммы сбора.
  • При этом никто не отменяет самую серьёзную и распространённую в последнее время санкцию, которую так любит регулятор: если в течение десяти дней по прошествии крайнего срока предоставления отчётности 6-НДФЛ не сдаётся в ИФНС, налоговики моментально блокируют расчётный счёт декларанта (может это коснуться и личных карт ИП).

Последствия здесь понятны — стагнация в деятельности компании и другие всевозможные неприятности. Причём только погашение на 100% всего долга по платежам, штрафам и пени позволит разморозить счета. Иногда недоплата пени в несколько копеек не даст открыть р/счёт штрафнику. Поэтому лучше не допускать таких вольностей.

Очевидно, что декларация по форме 6-НДФЛ — отчётность, которую ни в коем случае нельзя игнорировать. Назначение этой формы — тотальный контроль за уплатой НДФЛ налоговыми агентами. И ближайшее время к ней будет всё более пристальное внимание со стороны фискального регулятора. Нюансов по заполнению этой формы немного, а вот корректный расчёт всех данных по разделам — дело серьёзное. Важно также точно соблюдать сроки отчётности и не допускать просрочек.