Всё о признании записи в трудовой книжке недействительной — причины и решения

ждьж

Вплоть до 2021 года главным свидетельством трудового стажа гражданина есть и будет бумажный вариант трудовой книжки. Именно от этого документа пока во многом зависит сумма выплат при выходе на пенсию. Но что делать, если в трудовом реестре допущены ошибки или, что ещё тяжелее, его аннулировал ПФР? Что скрывать, халатное и безграмотное ведение этого документа, некомпетентность кадровиков встречаются сегодня довольно часто. Ошибочные записи в трудовых можно и нужно исправлять.

Исправление ошибочных записей в трудовой книжке — общие правила и основания

В целом любое исправление данных в трудовой возможно только при двух условиях:

  1. Если меняются идентификационные данные обладателя трудовой книжки (Ф. И. О., дата рождения), тогда можно внести коррективы путём зачёркивания старых данных и внесения уточнённой информации. Здесь обязательно подтверждение нового статуса соответствующими документами, кадровик не имеет права вносить какую-либо информацию о человеке с его слов. Хоть это и не регламентировано законодательством, рекомендуется получить от человека заявление на внесение исправлений в его персональные данные, зафиксировать документы, подтверждающие этот факт. И только после этого вносить коррективы. Всё это касается только титульного листа и никоим образом не признаётся ошибкой в оформлении трудовой книжки.
  2. Когда кадровиком указываются некорректные данные. В этом случае допускается внесение исправлений в порядке, установленном законом. Ошибка может быть обнаружена и работодателем, и работником. В первом варианте кадровик должен в максимально короткий срок устранить неточность. Если же это обнаружено работником, ему необходимо написать заявление с требованием устранить ошибку и собрать максимум документов, которые подтверждают некорректность данных. В крайнем случае вопрос можно решать и через суд.

Общие правила внесения исправлений в трудовую книжку регламентированы в пунктах 27—30 раздела III Постановления Правительства РФ № 225 от 16.04.2003. Они таковы:

  • изменения вносятся только тем работодателем, который допустил ошибку, или по текущему месту работы, но на основании официального документа от предприятия, внёсшего ошибочную запись. Это могут быть выписка из журнала учёта трудовых книжек, копии приказов о приёме на работу и увольнении, справки и выписки из документов, в которых упоминаются такие приказы, например, личная карточка;
  • если организация закрылась, исправляют ошибку по новому месту работы на основании документа о прекращении деятельности;
  • если компания реорганизована или сменила название, исправление производится её правопреемником;
  • любое исправление должно подтверждаться документом. Слова сотрудника или показания свидетелей не могут служить основаниями;
  • в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе и награждениях, не допускается зачёркивание. Исправления делаются путём признания предыдущей записи недействительной и внесения новых данных отдельной записью;
  • исправления на титульном листе трудовой книжки документом не регламентируются.

Существует две точки зрения на возможность исправлений на титульном листе трудовых книжек. Первая основана на том, что в нормативных актах не описан их алгоритм, а значит, и законного основания для таких действий не существует. Другие специалисты руководствуются принципом «что не запрещено, то разрешено» и рекомендуют делать исправления по аналогии с внесением изменений в личные данные. Их правоту подтверждает п. 26 и 27 Правил ведения трудовых книжек, где говорится о возможности исправлений, но не указано, что они могут делаться только в определённых разделах.

Недействительность записи в трудовой: причины и правовые последствия

Самые распространённые ошибки, которые допускают кадровики при оформлении данных о трудоустройстве, касаются формулировок в должности (штатной единице), указанной в трудовом соглашении. Причина здесь — элементарная невнимательность, ведь зачастую должность в обиходе называется сокращённо, а по штатному расписанию она идёт с другим названием. Такая запись в трудовой может повлечь за собой несостыковки со штатным расписанием со всеми вытекающими отсюда последствиями. Важно это и для работника, ведь отсутствие определения может понизить статус ведущего сотрудника до рядового, что может отразиться на дальнейшем трудоустройстве и зарплате.

Разворот трудовой со сведениями о работе (ошибка в должности)
Ошибка в должности может иметь нагативные последствия и для нанимателя, и для сотрудника

При ошибках в формулировках статьи при увольнении работника действует та же схема, только страдает здесь в большей степени работник. Ведь при дальнейшем поиске работы следующий наниматель пристальным образом оценивает причину ухода с предыдущего места работы. Здесь выход один — писать заявление и требовать исправления.

Ещё один вариант, когда ранее сделанная запись признаётся недействительной, — восстановление работника в трудовых правах судебной инстанцией или Инспекцией по труду.

Оформление трудовой при восстановлении работника на предприятии по суду
При восстановлении работника на предприятии по решению суда в трудовую книжку вносится запись об этом

Самый сложный вариант — когда при оформлении перевода специалиста на другую должность кадровик вносит в трудовую запись и заверяет её визой руководителя и печатью предприятия. Это грубейшее нарушение правил оформления трудового документа, так как подпись руководства и штамп предприятия могут быть поставлены в документ только при увольнении сотрудника. По факту такая запись не считается записью, соответственно, и признать её недействительной невозможно. Исправить такой текст нельзя. В этом случае нужно менять трудовую, оформляя дубликат с исправлением этой ошибки.

Когда ошибка вкралась в титульный лист трудовой книжки, где указаны сведения о работнике, последствия могут быть самыми серьёзными. Несоответствие личных данных в трудовой книжке и других документах может сделать её недействительной, так как под вопросом будет её принадлежность. Если ошибку не исправить, такой документ могут не принять в Пенсионном фонде в качестве подтверждения трудового стажа. Это может произойти, если на титул-листе есть:

  1. Опечатки или ошибки. Особенно это важно при оформлении Ф. И. О., здесь ошибка в одной букве, пропуск литеры и даже буква «е» вместо «ё» могут сыграть ключевую роль.
  2. Зачёркивания или корректировки без ссылок на соответствующие правоустанавливающие документы.
  3. Исправления данных путём их перекрывания корректорами или затирки ластиком.
  4. Отметка о выдаче трудовой книжки физическим лицом. Согласно действующим нормативным актам, наниматель, являющийся физ. лицом (не предпринимателем), не имеет права выдавать трудовые, а также фиксировать в них факт работы у него.
  5. Другая информация, несоответствующая действующим документам.

Принадлежность трудовой книжки с некорректными личными данными можно установить в судебном порядке, но это потребует определённых усилий.

Видеоконсультация юриста: исправления в трудовой

Инструкция — как аннулировать запись в трудовой

При аннулировании записи в трудовой действует алгоритм, который установлен в двух основных нормативных документах — Постановлениях Правительства № 69 от 31.01.2012 и 225 от 16.04.2003.

В Постановлении Правительства № 69 (п. 2 Инструкции) установлено, что шаги по оформлению недействительной и правильной записи должны быть такими:

  1. После ошибочного оформления записи с определённым номером в этом же блоке ставится новая запись о недействительности предыдущей версии со следующим порядковым номером.
  2. Указывается дата корректировки.
  3. В следующей строке пишется верный текст и указывается документ-основание.
    Образец внесения записи о недействительности формулировки в трудовой
    Запись о недействительности формулировки в трудовой вносится отдельной строкой

Эта инструкция применима только для корректировок в сведениях о работе. Для исправления записи на титульном листе будет другой алгоритм.

Недействительная запись на титульном листе трудовой

Признать недействительными записи на титул-листе трудового документа практически невозможно. Здесь есть только два варианта: исправить ошибку и заверить исправление или полностью заменить документ.

Кадровикам предприятия, которые обнаружили ошибки на титульном листе трудовой, необходимо разъяснять специалисту, что при сдаче такой книжки в ПФР для начисления пенсионных выплат она, скорее всего, будет признана недействительной.

Как регламентировано в подпунктах 2.3 и 2.4 Постановления Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003, в разворот титульника допускается внесение только трёх видов корректировок:

  1. Исправления фамилии, имени или отчества работника (при обязательном наличии подтверждающих документов).
  2. Уточнения даты рождения владельца трудовой (также с обоснованным доказательством).
  3. Исправления или дополнения в запись сведений о полученной квалификации, образовании и т. п.

Неверные данные работника зачёркиваются горизонтальной чертой, рядом вписывается правильная версия. На внутренней стороне обложки делается запись о том, что была допущена ошибка, и указывается документ, на основании которого сделано исправление. Запись заверяется печатью (если есть) и подписью лица, ведущего трудовые книжки на предприятии, с расшифровкой.

Образец исправления имени в трудовой книжке
Исправления в личных данных сотрудника заверяются подписью ответственного лица и печатью

Проблема с переоформлением трудовой решается довольно просто, если ошибка была допущена при первом трудоустройстве работника. В этом варианте наниматель (обратите внимание — за свой счёт) должен выписать человеку новый бланк и зарегистрировать его в кадровом учёте предприятия. Некорректно заполненная книжка признаётся испорченной и утилизируется по соответствующему акту.

Ситуация усложняется, если были предыдущие места работы, тогда при оформлении дубликата трудовой надо будет обратиться к бывшим работодателям и восстановить все записи. Кадровик не имеет права вносить записи о предыдущих местах работы сотрудника в учётный документ задним числом.

Зачастую работник, которому был выдан дубликат взамен трудовой книжки, признанной недействительной, сталкивается с проблемой, что в новом документе отражены не все места трудоустройства, в связи с чем информация в дублирующей трудовой может быть неполной. И это допускается законодательством (смотри пункт 32 Правил, утверждённых в Постановлении № 225 и пункте 7.2 Постановления № 69). Стаж можно подтвердить и другими документами, список которых регламентирован пунктом 11 Правил, утверждённых ещё одним распоряжением Правительства России — № 1015:

  • подписанным экземпляром трудового соглашения с работодателем;
  • справками, к примеру, 2-НДФЛ, которые были выданы сотруднику на предыдущих местах работы;
  • выписками из распоряжений;
  • лицевыми счетами работника;
  • расчётными листами, регистрирующими выдачу заработной платы.

Случается, что компания ликвидирована и у неё нет правопреемников. Трудовым законодательством установлено, что книги учёта трудовых книжек должны храниться 75 лет. На их основании можно получить справку, что трудовая с соответствующими реквизитами действительно выдавалась сотруднику и в определённый период он там работал.

Видео: ошибки на титульном листе трудовой книжки

От корректного оформления трудовой книжки во многом зависит расчёт пенсионных выплат, каждый потерянный по вине работодателя период бьёт по карману и так не сильно обеспеченных пенсионеров. И требования законодательства к кадровой службе в частности и к работодателю в целом — содействовать со всех сторон правильному и корректному отображению трудовой деятельности человека в этом документе.