Правила и порядок оформления записки-расчёта при увольнении работника

2

Практически все знают, какие выплаты положены работнику при его увольнении. Но не всегда кадровики (и тем более увольняющиеся работники) понимают на 100%, как и исходя из каких данных рассчитывается финальная выплата. Помогает понять алгоритм малоизвестная записка-расчёт. Даже в названии этого документа заложен какой-то незначительный подтекст: вроде как записка «для информации». Но на деле это важный кадровый и финансовый документ.

Записка-расчёт — назначение, правовые нормы, форма

Применение записки-расчёта обусловлено нормами трудового законодательства, которые предусматривают, что каждому сотруднику при прекращении с ним рабочих взаимоотношений должны быть выплачены все положенные ему выплаты. При увольнении работник получает:

  • зарплату за отработанное в текущем месяце время, которое ещё не было оплачено;
  • компенсацию за дни неиспользованного отпуска, а если отпуск был использован «авансом», напротив, возврат выданных отпускных;
  • премиальные, если человек выполнил все условия для её назначения;
  • материальные дотации, если это установлено во внутренних актах или коллективном договоре;
  • так называемые отступные, а на кадровом языке — выходное пособие, если опять же человек увольняется по основаниям, которые предусматривают такие выплаты, либо это указано у него в трудовом соглашении.

Размер выплат рассчитывается всегда индивидуально. Здесь учитываются и суммарные выплаты, и среднедневной заработок, и время, отработанное за период до увольнения, и множество других факторов. Алгоритм расчётов по каждой из положенных выплат, а также финальная цифра для выдачи на руки и указываются в документе под названием записка-расчёт.

Работодатель по ТК РФ обязан выдать увольняющемуся только трудовую книжку и денежное вознаграждение. Эти моменты чётко закреплены в законодательстве. Все же остальные документы выдаются только в заявительном порядке. Это могут быть:

  • справка 2-НДФЛ (документ, который удостоверяет индивидуальные суммарные выплаты работнику и уплату НДФЛ налоговым агентом-предприятием);
  • документ для службы занятости по выплатам за последние 3 месяца работы;
  • справка-расчёт о финальных выплатах;
  • копии приказов о переводах, поощрениях, награждениях и т. п.

Небольшой совет для тех, кто уходит из компании: заберите все бумаги, которые только можно. Кто знает, какой из документов может пригодиться через несколько лет или дней. Как правило, бывает это в самый неподходящий момент. Конечно, можно доехать до бывшего нанимателя, но не факт, что это захочется делать, а к тому же это время. Лично я, даже не увольняясь с предприятия, ежегодно заказывала по 2 экземпляра справки 2-НДФЛ по итогам каждого года. Главное — это хороший личный архив, подтверждающий место работы и полученные суммы. А вот справку для биржи труда при увольнении почему-то не взяла. И вот как раз она-то и понадобилась буквально через месяц.

Уволенный сотрудник имеет право запросить справки в любое время, хоть через несколько лет. Кадровик обязан в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления сформировать их и выдать, а также сделать столько копий, сколько просит человек. Причём совершенно бесплатно.

Но как правило, записка-расчёт нужна прежде всего предприятию. Именно здесь сверяются все данные и определяется сумма выплаты. Это также своего рода дополнительная проверка расчётного отдела и кадровиков.

Наиболее распространённый формат справки-расчёта — форма Т-61. Это унифицированная форма первичной учётной документации, введённая в действие распоряжением Госкомстата РФ под номером 1, однако к применению она не обязательна. Организация может разработать свой вариант. Но в связи с тем, что уже готовый и принятый всеми контролёрами шаблон Т-61 удобен и понятен, он используется практически всеми участниками процесса. Поэтому работодатели чаще всего берут за основу именно данную форму.

На основании чего, кем и как оформляется записка-расчёт

Базой для расчёта являются несколько документов кадрового учёта, заведённые на конкретного человека, а также общие внутренние реестры. В этот перечень входят:

  • трудовой контракт увольняющегося работника;
  • ежемесячные табели учёта рабочего времени;
  • расчётные ведомости;
  • личная карточка уходящего сотрудника;
  • график отпусков;
  • приказ на увольнение.

Стандартно расчёт заполняют две службы: кадры и бухгалтерия. Записку-расчёт должен начинать кадровик (либо человек, занимающимся кадровым учётом на предприятии). Именно в его компетенции находится информация о работнике и условиях его увольнения. Оборотная сторона листа содержит финансовые сведения и может заполняться бухгалтером-расчётчиком. Каждый сотрудник подписывает свой блок. Если штат предприятия невелик, записка составляется одним лицом, которое совмещает и кадровый учёт, и бухгалтерский. В этом варианте человек ставит свою подпись в двух местах.

Итоговые цифры переносятся расчётчиком в платёжку. Сама записка прикладывается к документации по расчёту заработной платы за текущий период.

Алгоритм заполнения расчёта построчно

В записке-расчёте заполнить нужно всего 2 стороны одного листа. Пошаговая мини-инструкция по внесению данных в расчёт будет выглядеть так:

  1. В шапке титульного листа шаблона Т-61 указываются:
    • основные реквизиты организации либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — так, как указано в учредительной документации;
    • правее от этой строки — код компании по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Он присваивается каждому предприятию (и юр. лицам, и ИП), применяется для статистического анализа Росстата и хранит основной цифровой код компании;
    • реквизиты трудового договора увольняющегося сотрудника — номер и дата его заключения;
    • рядом с заглавием — порядковый номер, присвоенный документу в кадровом делопроизводстве, и дата его составления.
      Шапка титульного листа записки-расчёта Т-61
      В шапке документа нужно заполнить реквизиты компании, не стоит забывать и про ОКПО
  2. Основная часть титульного листа справки открывается информацией по уходящему работнику. Там указываются:
    • Ф.И.О. (полностью, без сокращений) и табельный номер, присвоенный при трудоустройстве — в одной строке;
    • структурное подразделение;
    • должность согласно штатному расписанию.
  3. Следующий блок — дата прекращения контракта с сотрудником и правовое основание для этого. Обратите внимание, что реквизиты должны быть идентичными записи в трудовой книжке увольняющегося.
  4. В финальной части титульника фиксируются данные по использованному авансом отпуску (если был) и неиспользованной части дней отпуска.
  5. Затем ставится дата, когда документ был составлен, виза лица, его заполнившего, и расшифровка подписи.
    Основная часть титульного листа Т-61
    Заверяя титул-лист, кадровик должен внимательно проверить внесённую информацию
  6. Оформление оборота справки Т-61 начинается с расчёта оплаты отпуска. Для этого в первом блоке второй страницы отведены 3 отдельные таблицы:
    • данные по выплатам в разбивке по месяцам. В расчёт включаются платежи, осуществлённые за 12 месяцев работы. Если работник ещё не отработал этот срок, учитывается период со дня начала работы до увольнения. Здесь главное — применять в расчётах алгоритмы, которые работают при вычислении среднедневного заработка. Законодательные ориентиры для расчёта приведены в пункте 2 регламента №922 по исчислению среднего заработка, утверждённого Правительством РФ в 2007. Выплаты, которые не принимают участия в расчёте, указаны в пункте 5 Постановления. То есть здесь учитываются только суммы, выплаченные за время, когда работник был на рабочем месте. Это окладная часть, премиальные, надбавки. А вот компенсация по больничным листам, отпускные, материальная помощь, а также оплата командировок в справке-расчёте не учитываются. Итог по этому столбцу считается автоматически (если вы заполняете всё в формате MS-Excel);
    • расчёт среднедневного заработка. Здесь результат первой таблицы делится на количество отработанных человеком дней. При необходимости вычисления почасовой оплаты проставляется количество часов (этот показатель указывается, если у работника был установлен суммированный учёт рабочего времени);
    • вычисление суммы отпускных, подлежащих либо выплате (если у человека есть дни неоплаченного отпуска), либо возврату (если человек уже получил отпускные за отпуск, который до момента увольнения ещё не заработал).
      Оборот справки Т-61, часть с расчётом суммы отпуска (пример)
      Оборотную сторону, как правило, заполняет расчётчик
  7. Финальный блок — «Расчёт выплат», здесь сводятся воедино:
    • все начисления за труд (столбцы 10—13). Это выходное пособие, если это предусмотрено статьёй прекращения договора или трудовым контрактом, компенсация отпуска, зарплата, премиальные и пр.;
    • удержания (столбцы 14—16). Здесь учитывают всё, что должно быть удержано из заработной платы работника. К примеру, НДФЛ, алименты и т. д.;
    • задолженность. Столбец 17 — это то, что должно быть выплачено организацией (разница между столбцами «Начислено всего» и «Удержано всего»). Столбец 18 заполняется, если работник что-то должен предприятию;
    • сумма к выплате — разница между столбцами 17 и 18. Это и будет сумма, которую нужно выдать работнику на руки в день увольнения. Крайний срок для этого, если окончательный платёж проходит по карте, — на следующий день после ухода.
  8. В завершающей части записки пишется сумма, которую положено выплатить человеку (прописью и цифрами, с копейками).
  9. Далее указываются сведения о платёжной ведомости, по которой будет произведён окончательный расчёт с человеком.
  10. В завершение оформления справки-расчёта расчётчик должен проверить точность вычислений и завизировать документ со своей стороны.
    Оборот справки Т-61, часть с расчётом выплат (пример)
    Визируя свою часть, ответственное лицо проверяет все расчёты

Сколько хранить справку-расчёт №Т-61, что грозит компании при её отсутствии

Записка по форме №Т-61 (или документ, её заменяющий, шаблон которого принят в организации) причисляется к кадровой документации, срок хранения таких документов — 75 лет.

Ответственность за некорректное ведение кадрового учёта (в нашем случае — отсутствие записки-расчёта или неправильное хранение этого документа) — не очень большая проблема. Штраф за такое нарушение составляет всего 500 ₽, накладывается он на руководителя организации.

Гораздо более серьёзные санкции предусмотрены, если по письменному запросу от бывшего (или увольняющегося) работника ему не предоставляются нужные трудовые документы. По такому административному правонарушению, предусмотренному статьёй 5.27 КоАП РФ, нанимателю может быть вменён штраф в следующих объёмах:

  • 1—5 тыс. ₽ — ИП или лично генеральному директору предприятия;
  • 30—50 тыс. ₽ — организации.

Видеоинструкция: основные этапы увольнения и документы

При увольнении сотрудника важно грамотно рассчитать все суммы выплат, положенные человеку. И если расчёт зарплаты за отработанный финальный месяц на предприятии довольно прост, то компенсация за неиспользованный отпуск (либо за взятые авансом отпускные) обязывает работодателя делать дополнительный расчёт с применением среднедневного заработка за 12 месяцев. Делается это в виде записки-расчёта, которую можно разработать самим, но гораздо эффективнее заполнить все данные в унифицированной форме Т-61. В этом же документе производится и финальный расчёт суммы, которую нужно выдать на руки. Если наниматель нарушает требования трудового законодательства о хранении и выдаче на руки этой расчётной справки, к нему могут применить штрафные санкции.